Werknemers
Hoe pas ik een mobiliteitsvergoeding toe?
Een werknemer die verplaatsingen doet in functie van zijn werk, heeft recht op een mobiliteitsvergoeding. Deze vergoeding kan ik Robaws geregistreerd worden per werknemer. Om mobiliteitsvergoeding toe te passen, moeten volgende stappen doorlopen worden: Registreer de afgelegde kilometers Link deze afgelegde kilometers aan de juiste werknemer met zijn/haar mobiliteitstype Roep de prestatiefiche (https://support.robawEnkele lezersHoe ken ik een rol toe aan mijn werknemer(s)?
Een werknemersrol is een rol die de werknemer binnen jouw bedrijf krijgt. Het toekennen van een rol aan een werknemer zorgt voor een duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden van deze werknemer. Aan een werknemersrol kan je uurcodes koppelen die voor deze werknemer van toepassing zijn. Bij de uurregistratie van werkuren voor deze werknemer zal het dus mogelijk zijn om enkel gebruik te maken van de uurcodes die geEnkele lezersWat zijn uursoorten?
Uursoorten zijn verschillende categorieën van werkuren die worden onderscheiden voor administratieve en loonverwerkingsdoeleinden. Er kunnen bijvoorbeeld variaties in loon, vergoeding en regelgeving toegepast worden op specifieke types van werkuren. Een uursoort dient om een onderscheid te maken tussen een aanwezigheid of afwezigheid van een werknemer. Het gebruik van uursoorten helpt werkgevers en werknemers om verlof, toeslagen en werktijden nauwkeurig te registreren en te berekenWeinig lezersKan ik een boete of bonus registreren voor een werknemer?
Een inhouding of bijbetaling is een bedrag dat afgetrokken wordt van het loon (inhouding) of bijgevoegd wordt op het loon (bijbetaling). Dit bedrag wordt toegekend aan een werknemersfiche. De inhouding of bijbetaling is een voorbereiding voor het sociaal secretariaat. Dit is in Robaws opWeinig lezersHoe kan ik een uurrooster instellen voor mijn werknemer(s)?
Een uurrooster is een schema dat de werktijden van een werknemer aangeeft. In een uurrooster staat aangegeven wanneer iemand begint met werken, wanneer de pauzes zijn en hoe laat de werkdag eindigt. Het is een essentieel instrument in personeelsplanning. Het uurrooster in Robaws is belangrijk in het gebruik in volgende gevallen: Uurcontrole Uur-overzicht Wappy Uurrooster aanmaken Via instellingen werknemersWeinig lezersKan ik een prestatiefiche van mijn werknemers krijgen?
Voor een werknemer kunnen aan- of afwezigheidsuren geregistreerd worden, deze uren worden samengevat per werknemer in een prestatiefiche. De prestatiefiche bevat de gewerkte uren, de projecten, de geregistreerde kilometers. Optioneel kunnen ook de mobiliteitsvergoeding en kostprijs werkuren toegevoegd worden. De prestatiefiche kan op 2 manieren opgeroepen worden: Via de module 'werknemers' in Robaws (2-exporteren-in-Weinig lezers
Opmaak
Hoe maak ik mijn briefpapier aan?
Het briefpapier van het bedrijf is een PDF-document waarop alle bedrijfsgegevens (bv. logo, adres, contactgegevens, BTW-nummer,...) weergegeven worden. Het gebruik van een briefpapier zorgt voor een professionele uitstraling in de opmaak van de documenten richting klant of leverancier. Navigeer snel naar: WelkePopulairKan ik Markdown gebruiken?
Markdown is een simpele opmaaktaal die wordt gebruikt om tekst snel en gemakkelijk op te maken. Door gebruik te maken van gewone tekens en symbolen kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om tekst vetgedrukt, cursief, onderlijnd of als lijst weer te geven. Hierdoor kan je meteen zien hoe de opmaak eruit ziet, zonder dat je de specifieke instellingen voor de opmaak nodig hebt. GeEnkele lezersKan ik zelf bepalen wat op mijn PDF staat?
In Robaws is het mogelijk om vanuit de verschillende modules PDF-bestanden te exporteren. Deze PDF-bestanden worden gebruikt om naar een klant of leverancier te versturen. De PDF-bestanden hebben in de meeste gevallen een vaste structuur. Echter is het ook mogelijk om van deze structuur af te wijken en de velden en de opmaak zelf te bepaEnkele lezersHoe bepaal ik de opmaak van een document?
Een document in Robaws kan volledig naar eigen wens opgemaakt worden. Zowat elk onderdeel kan je zelf bepalen. Briefpapier: de achtergrond die gebruikt wordt om de pdf te maken. Hierop kan je je logo en bedrijfsgegevens plaatsen. Hoofding: in Robaws wordt een standaard hoofding gebruikt. Door de dynamische pdf is het echter mogelijk om een aangepaste hoofding te maken. StanWeinig lezersHoe kan ik verschillende opmaakstijlen aanmaken?
Door gebruik te maken van opmaakstijlen kan je een duidelijke opmaak geven aan je offerte. Dit zorgt ervoor dat de offerte overzichtelijk en duidelijk gestructureerd zijn richting de klant/leverancier. Er zijn 3 mogelijkheden om de opmaakstijlen toe te passen in Robaws: Bij het opmaken van je offerte, order, verrekening, ... kies je lijn per lijn een niveau die je aan die lijn wenst toe te kennen. In de artikelfiche kan je aan deWeinig lezersHoe kies ik mijn lettertype op mijn documenten?
In Robaws maken we gebruik van een standaard lettertype. Het lettertype dat wij hanteren is Helvetica, 10 punten. Het is niet mogelijk om per PDF document een lettertype te bepalen. Op die manier zorgen we ervoor dat je PDF-documenten allemaal in dezelfde opmaak zijn. Eigen opmaak voorzien Via instellingen algemeen PDF opmaak kan je een bepaalde opmaak (https://support.robaws.com/nl/Weinig lezers
Algemeen
Hoe maak ik een contract of extra / standaard document op in Robaws?
Een standaard document is een pdf-document dat je rechtstreeks in Robaws opmaakt. Het document bevat informatie die je uit de velden in Robaws op de PDF kan plaatsen. Voordelen: Door gebruik te maken van vervangingscodes wordt het standaard document automatisch ingevuld Bij het exporteren van het standaard document, wordt gebruik gemaakt van het briefpapierPopulairHoe kan ik een afwijkende verkoopprijs toekennen?
De verkoopprijs van een artikel wordt binnen Robaws ingesteld op de artikelfiche. Deze verkoopprijs wordt meegenomen op offerten, werkbonnen, facturen,... Er zijn mogelijkheden om van deze prijs af te wijken. Dit kan in volgorde van prioriteit via volgende manieren: Je stelt een project tarief in. Je stelt een klant tarief in. Je gebruikt een combinatie van staffelprijzen (https://support.robaws.com/nl/article/staffelpriEnkele lezersHoe gebruik ik bestanden in Robaws?
In Robaws is het mogelijk om op de verschillende modules bestanden toe te voegen en te beheren. Het bestandsbeheer heeft betrekking op 2 verschillende domeinen: Bestandsbeheer op een document/module Bestandsbeheer op de e-mails Bestandsbeheer op een document/module Het bestandsbeheer op een document kan je terugvinden via het tabblad 'bestanden' op het document. Via dit bestandsbeEnkele lezersHoe wijzig ik een document nummer?
Een nieuwe fiche in Robaws krijgt automatisch een nummer, vb offerte O2500023, project P2400154,... Het is mogelijk om de logica van de sequentie aan te passen, of de nummering van één document ad hoc aan te passen. Sequentie aanpassen Via de instellingen moduleWeinig lezersEen tweede omgeving starten of meerdere bedrijven in 1 omgeving gebruiken?
Je kan met meerdere bedrijven werken in dezelfde Robaws omgeving. Per entiteit maak je dan een bedrijf aan. Wat zijn de voordelen van meerdere bedrijven in dezelfde omgeving? Alles is gedeeld: klanten, leveranciers, artikelen, posten, instellingen, grootboekrekeningen, planning, voorraad,... Robaws instellingen zijn hetzelfde voor elk bedrijf Gebruikers die voor meerdere bedrijven moeten werken, hoef je niet meerdere keren toegang te geven. Er zijn mogWeinig lezersHoe werk ik met extra velden?
Extra velden worden gebruikt om specifieke, op maat gemaakte informatie op te slaan die niet opgenomen kan worden in de standaard velden in Robaws. Ze verwijzen naar aanvullende gegevens die horen tot een specifieke module. Het gebruik van extra velden is handig om belangrijke informatie mooi gestructureerd bij te houden. Voorbeeld: Wens je op jouw klantenfiche weer te geven via welke weg het contact met de klant gelegd werd? Dan kan je hier een extra veld voor aanmaken. *Je maakt eenWeinig lezersHoe kan ik een bedrijf toevoegen?
Standaard is er één bedrijf beschikbaar in Robaws. Deze informatie wordt gebruikt voor: Berekenen van de kilometers op basis van bedrijfsadres en projectadres Aangepast briefpapier waarop alle pdf documenten worden afgedrukt Uitvoering van betalingen op basis van het rekeningnummer Instellingen boekhoudintegratie Peppol afzender Afschermen van offertes, projecten, .. per bedrijf met gebruikersrollen (https://support.robaws.com/nl/article/gebruikeWeinig lezersKan ik documenten digitaal laten ondertekenen?
Binnen Robaws bieden wij de mogelijkheid om de verstuurde documenten naar klanten digitaal te laten ondertekenen. Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening. Enkele voordelen: Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post. Kostenbesparing: er is minder administratief werk Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzondenWeinig lezersHoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen aan mijn mails?
Wil je in een e-mailtemplate een bestand toevoegen, dan moet je dit eerst toevoegen aan de algemene bestanden die je kan terugvinden bij de algemene instellingen. Voorbeeld: *Je voegt de 'algemene verkoopsvoorwaarden' toe aan de instellingen. Dit document voeg je ook toe aaWeinig lezersKan ik mijn velden in bulk aanpassen?
Het is mogelijk om bepaalde velden aan te passen door gebruik te maken van de functie bulk aanpassing. Een bulk aanpassing wordt uitgevoerd vanuit het overzichtsscherm van een module door gebruik te maken van de rechter muisknop. Je klikt hierna op bulk aanpassing. Een bulk aanpassing kan op 2 verschillende manieren gedaan worden: Je past een eigenschap aan voor enkele geselecteerde lijnen Je past een eigenWeinig lezersHoe verstuur ik mails vanuit Robaws?
Offertes versturen, facturen versturen, bestellingen plaatsen bij een leverancier,... Het kan allemaal rechtstreeks vanuit Robaws! Door gebruik te maken van de mogelijkheid om een e-mailaccount te koppelen aan jouw Robaws omgeving, kan je de mails vanuit jouw profiel versturen. Om de mail te versturen, maken wij gebruik van de e-mailserver waarmee jij in je bedrijf werkt. Werk je bijvoorbeeld met een Google-account, dan gaan we de mails met deze server versturen.Weinig lezersHoe neem ik informatie van mijn extra veld over naar een andere module?
In Robaws kan je gebruik maken van extra velden om informatie te noteren die niet genoteerd kan worden in de standaard velden. De extra velden kan je in verschillende modules aanmaken. Er zijn enkele modules die met elkaar in verbinding staan en waarbij de waardes van de extra velden eenmalig overgenomen kunnen worden tussen de modules. Dit is het geval bij volgende modules: Klant Offerte, verrekening OfferWeinig lezersKan ik een actie in bulk uitvoeren?
Het is mogelijk om bepaalde acties bij de modules uit te voeren voor meerdere documenten door gebruik te maken van de bulk acties. Een bulk actie wordt uitgevoerd vanuit het overzichtsscherm van een module door gebruik te maken van de rechter muisknop. Je klikt hierna op bulk acties. Een bulk actie kan op 2 verschillende manieren gedaan worden: Je doet een actie voor enkele geselecteerde lijnen Je doet een actie voor alleWeinig lezersHoe importeer ik artikelen uit de webshop?
Algemene informatie over webshop koppelingenPopulair
Artikel
Wat is het verschil tussen stocklocatie en stockplaats?
Om een optimaal voorraadbeheer toe te passen in Robaws, kunnen stocklocaties en stockplaatsen gebruikt worden om goederen te stockeren. Het verschil tussen beide is niet altijd duidelijk en wordt hieronder toegelicht. Stocklocatie Deze kunnen aangemaakt wordenWeinig lezersHoe kan ik correct de prijs berekenen als mijn leverancier met een andere eenheid werkt?
Als je leverancier met een andere eenheid werkt dan jij in Robaws voor dit artikel gebruikt, kan je dit registreren op de artikel leveranciers van een artikelfiche. Door gebruik te maken van het veld 'aantal in verpakking' kan je de kostprijs van het artikel bepalen op basis van de aankoopprijs bij de leverancier. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2026-03-20-omj5jmha.png =1200x202)Weinig lezersHoe kan ik artikelen voor mijn voorraad bijbestellen?
Maak je gebruik van voorraadbeheer, dan is het mogelijk om de stock voor jouw artikelen in Robaws bij te houden. Meer nog, het is mogelijk om snel een lijst te trekken van alle artikelen die bijbesteld moeten worden om aan de minimum/gewenste voorraad te komen. Het is mogelijk om bijbestellen algemeen te gebruiken, maar ook mogelijk om dit per stocklocatie te doen. *Voorbeeld: je wilt bijbestellen zodra je minder dan 5 stuWeinig lezersHoe maak ik een stocklocatie aan?
Een stocklocatie is een ruimte waar de voorraad van de artikelen wordt bijgehouden. Voorbeelden veelgebruikte stocklocaties in Robaws: Magazijn Atelier Bestelwagen Aan een artikel in Robaws kan je één of meerdere stocklocaties koppelen, afhankelijk op hoeveel verschillende stocklocaties dit artikel zich bevindt. Het toevoegen van een stocklocatie is belangrijk voor het voorraadbeheer en de bijbestellen functie (https://support.robaws.com/nl/article/hoe-kan-ik-artikelen-voor-miWeinig lezers
Vorderingen
Prijsherzieningsformules op de vordering
Herzieningsformules In een vordering kunnen herzieningsformules toegepast worden. De herzieningsformule wordt gebruikt wanneer er meer werken nodig waren dan oorspronkelijk berekend werd. Dit zorgt er dan ook voor dat er meer zal gefactureerd worden. De herzieningsformule berekent het prijsverschil. Lijst van herzieningsformules Op het overzichtscherm van de vorderingen kan je bovenaan via de actieknop 'Herzieningsformules' de lijst terugvinden van de verschilleWeinig lezersHoe maak ik een voorschot van een vordering?
Het maken van een voorschot van een vordering is niet meteen zeer gebruikelijk. Desondanks zijn er in Robaws wel mogelijkheden om het gewenste resultaat te komen. Door gebruik te maken van volgende werkwijzes, kan je een voorschot nemen van je vordering: Pas het %-totaal op de vordering aan om daarna te factureren Werk met de financiële planning van een offerte en voeg deze toe aan de vordering PaWeinig lezersHoe omgaan met verlet op de vordering?
Verlet Er zijn verschillende soorten verlet mogelijk die ervoor zorgen dat een vordering vertraging oploopt (weer, feestdagen, ...). Dit kan in de vordering worden aangeduid. Soorten verlet Op het overzichtscherm van de vorderingen kan je bovenaan via de actieknop 'Verlet' de lijst terugvinden van de verschillende soorten verlet, en deze indien gewenst aanpassen. Klik op '+' om een verletsoort toe te voegen, of klik een bestaande verletsoort open om deze aan te pWeinig lezers
Profiel
Hoe kan ik inloggen in Robaws?
Inloggen in Robaws kan op 2 verschillende manieren: Via een gebruikersnaam en wachtwoord Via Google/Microsoft account Je kan iemand toegang geven tot Robaws door een gebruiker aan te maken. Dit doe je via het overzichtsscherm van de gebruikers. Nadat een gebruiker aangemaakt is, ontvangt deze een uitnodiging om een waPopulairHoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe?
Een gebruiker is een account waarmee je kan inloggen in Robaws en/ of Wappy. Afhankelijk van de rechten die op de gebruikersrol van deze gebruiker staan, kan hij/zij informatie raadplegen en/of aanpassen. Nieuwe gebruiker toevoegen Een nieuwe gebruiker kan je aanmaken via jouw naam (rechtsboven) gebruikers +teken bovenaan. Om een gebruiker aan te maken doorloop je volgende stappen: Ken een ID toe: dit is eenPopulairHoe stel ik de rechten van mijn gebruikers in?
Aan een gebruiker wordt een gebruikersrol toegekend om te bepalen welke rechten een gebruiker krijgt. Het doel van de gebruikersrol is om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de functie die ze nodig hebben om hun werk naar behoren uit te voeren. Voorbeeld: *Een projectleider mag enkel toegang hebbEnkele lezersHoe werkt de Multi-Factor Authenticatie?
De Multi Factor Authenticatie is een extra beveiliging bij het inloggen in Robaws. Het betekent dat je een extra code nodig hebt om te kunnen inloggen in je omgeving. Gebruik van MFA activeren Om gebruik te maken van de Multi Factor Authenticatie moet je dit activeren. Om MFA te activerWeinig lezersProblemen bij inloggen
Heb je problemen bij het inloggen? Hieronder heb je de mogelijke verklaringen waarom iemand niet kan inloggen in Robaws. Misschien vind je hier al de verklaring? Wachtwoord en gebruikersnaam niet correct In Robaws/Wappy kan je inloggen door gebruik te maken van je wachtwoord en gebruikersnaam. Je wachtwoord en gebruikersnaam moet volledig correct zijn om te kunnen inloggen.Weinig lezersHoe wijzig ik mijn wachtwoord?
Ben je je wachtwoord vergeten of wil je gewoon je wachtwoord wijzigen? Dat kan! Wachtwoord vergeten Krijg je bij het inloggen de melding 'ongeldige login of wachtwoord'? Dan wil dit zeggen dat de inloggegevens niet correct zijn. Je kan een nieuw wachtwoord aanmaken via volgende stappen: Ga naar de loginpagina app.robaws.com Klik op 'wachtwoord vergeten' Geef het e-mailadres in waarnaar de reset-link verstuurd mag worden Je klikt op de link in de reset-mail Je maWeinig lezersHoe kan ik mijn wachtwoord automatisch laten invullen bij het inloggen?
Het automatisch invullen van uw wachtwoord is in te stellen in de browser waarmee je werkt, niet in Robaws zelf. Wij raden steeds aan om te werken met Google Chrome, andere browsers zullen hier dus niet besproken worden. Google Chrome heeft een wachtwoordmanager die jouw wachtwoorden bijhoudt en bij het inloggen automatisch zal invullen. De instellingen hiervan gebeuren in de browser via volgende stappen: Klik rechtsboven in Google Chrome op de 3 puntjes Kies voor 'wachWeinig lezersHoe wijzig ik het e-mailadres van de gebruiker?
Beschik je reeds over een gebruikersaccount, waarvan je het e-mailadres wenst te wijzigen? Dit is helaas niet mogelijk. Het e-mailadres wordt namelijk beschouwd als de 'ID' van de gebruiker en is uniek in onze databank. Je kan de licentie die actief is voor die gebruiker wel toewijzen aan een andere gebruiker. Hiervoor ga je als volgt te werk: Open het gebruikersprofiel van de bestaande gebruiker. Deactiveer de Robaws- en/of Wappy-licentie. Voeg een nieuwe gebruiker toe (https:Weinig lezers
Offertes
Kan ik een standaard inleiding/slot aanmaken?
tekstverwerker & standaard inleiding & slot tekstEnkele lezersHoe stel ik een prijsaanvraag op voor een leverancier?
Via de module prijsaanvraag kan je een prijsvergelijk maken voor delen van de offerte die je wenst uit te besteden aan een onderaannemer. De module prijsaanvraag staat in verbinding met de module offertes. Dit zorgt ervoor dat je een offerte kan opstWeinig lezersHoe werkt de financiële planning op offerte en project?
Zowel in de offerte als in het project vind je een tabblad financiële planning. Dit tabblad dient om de facturatie van je offerte in te stellen indien je deze in schijven (fases) wenst te factureren. Financiële planning op offerte Voorbereiding Je kan vooraf al eenWeinig lezersHoe voeg ik directe en indirecte kosten toe aan mijn offerte?
Directe kosten zijn kosten die vrij gemakkelijk toe te wijzen zijn aan een project, offerte, werf. Dit zijn bijvoorbeeld de kosten voor materiaal, grondstoffen, gepresteerde werkuren, gebruik van materieel, verplaatsingskosten, ... Indirecte kosten kunnen niet meteen aan één project worden toegekend. Dit zijn bijvoorbeeld overheadkosten, huur van je kantoor/magazijn, elektriciteitsfactuur,... Directe kosten toevoegen aan de offerte De kostprijs van materiaal, arbeid,Weinig lezersHoe bepaal ik mijn marges op mijn offerte?
In een gecalculeerde offerte is het mogelijk om marges van artikelen te bepalen. De marge op kostprijs is een extra percentage die je bovenop de kostprijs rekent om op deze manier je verkoopprijs te bepalen. De marges in de offerte kan je op 3 verschillende manieren toevoegen: De marge per lijn De marge per calculatietype op een selectie lijnWeinig lezersWat is het verschil tussen een eenvoudige en een gecalculeerde offerte?
Als je een offerte opstelt, start je vanuit een template. Bij het opstellen van deze template heb je een keuze moeten maken tussen eenvoudige of gecalculeerde offerte. Dit is een belangrijke keuze, want ze heeft gevolgen voor de calculatie van de offerte, de nacalculatie van het project en de verdere analyse.Weinig lezersHoe wijzig ik de prijzen op een offerte?
De prijzen op de offerte worden overgenomen uit de artikelfiche of de post. Je kan hiervan op verschillende manieren afwijken. Staffelprijzen: stel een afwijkende marge, korting of verkoopprijs in vanaf een bepaald aantal Prijsgroepen: stel een afwijkende marge, korting of verkoopprijs in voor een groep klanten Klanttarieven (https://support.robaws.com/nl/articleWeinig lezersHoe voeg ik een opmeting toe?
De aantallen in een offerte, verrekening en vordering kunnen bepaald worden door een opmeting. Dit kan een zeer eenvoudige aantal berekening zijn aan de hand van een formule, maar kan ook een uitgebreide opmeting zijn. Voorbeeld: We maken een offerte om enkele bomen te verwijderen. De klant vraagt om deze te versnipperen en vraagt de prijs per kubieke meter. *We hebben ter plaatse een opmeting gemaakt van het aantal bomeWeinig lezersHoe voeg ik een commissie toe op mijn offerte?
In een gecalculeerde offerte is het mogelijk om een commissie toe te voegen op de offerte. Dit kan handig zijn als je een bepaald commissiepercentage hebt afgesproken met een derde partij, vb de architect.Weinig lezers
Facturatie, aankoopfacturen en boekhouding
Hoe werkt de koppeling met Peppol?
Peppol is een manier om op een elektronische manier facturen te versturen en ontvangen. Vanaf 1 januari 2026 is het een wettelijke verplichting in België om facturen tussen BTW-plichtigen te verzenden via e-facturatie/Peppol. Robaws is erkend Access Point voor zowel uitgaande als inkomende facturen.AanbevolenHoe stel ik mijn betaalvoorwaarden in?
Een betaalvoorwaarde bepaalt de condities van een aankoop- en/of verkoopfactuur. Ze zijn belangrijk voor zowel de leverancier als de klant, omdat ze duidelijkheid geven over hoe en wanneer een factuur voldaan moet worden. Dit zijn de belangrijkste onderdelen van betaalvoorwaarden: Betalingstermijn: Dit is de periode waarin de factuur betaald moet worden. Een gebruikelijke betalingstermijn is bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum, maar deze kan steeds variëren per klant of leveranciePopulairHoe verstuur ik mijn aan- en verkoopfacturen naar de boekhouder?
Robaws staat niet in voor de boekhouding van uw bedrijf. Voor de boekhouding doe je beroep op een specifiek boekhoudpakket. Om te voorkomen dat je facturen dubbel moet aanmaken zowel in Robaws als in je boekhoudpakket, hebben we de mogelijkheid voorzien om aan- en verkoopfacturen door te sturen naar jouw boekhoudpakket. Het versturen naar jouw boekhoudpakket kan op 3 verschillende manieren: Via onze bestaande API-koppelingen met enkele boekhoudprogramma's (https://support.robaws.com/nPopulairHoe maak ik een voorschotfactuur?
In Robaws zijn er verschillende manieren om een voorschotfactuur te maken. Financiële planning op offerte/project Rechtstreeks in de factuur We raden aan om een voorschotfactuur te maken vanuit de financiële planning die gekoppeld is aan een offerte. Via de financiële planning wordt een historiek van de reeds aangerekende voorschotten bewaard en worden deze nadien in de slotfactuur in mindering gebracht. Financiële planning De financiële planning is een luik die gekoppePopulairWat is OCR herkenning en hoe werkt het?
OCR is een slimme techniek die uit een pdf-document, foto of een gescand document de tekst inleest en deze omzet naar bruikbare data. Het gebruik van OCR binnen Robaws situeert zich in de module aankoopfacturen. Door gebruik te maken van de OCR-functie bespaar je tijd omdat je niet alle gegevens van de aankoopfactuur manueel moet ingeven. Binnen Robaws werken we met 2 types OCR. Je kan dPopulairWat is het verschil tussen snelle en premium OCR?
Door gebruik te maken van de OCR-functie zorg je ervoor dat aankoopfacturen automatisch ingelezen en toegevoegd worden aan Robaws. We hanteren hiervoor 2 verschillende types. Het verschil in beide zit voornamelijk in de kostprijs, correctheid, tijd tot resultaat en niveau van detail. Het verschil wordt hieronder uitgelegd. Verschil Snelle OCR herkenning Resultaat onmiddellijk beschikbaar Kost 0,15 EUR per herkendeEnkele lezersHoe maak ik een pro forma op?
Een pro forma factuur is een voorlopig factuur waar nog geen factuurnummer aan toegekend is. Deze factuur geeft een overzicht van de verwachte kosten, zonder dat hier effectief reeds een betaling voor moet gebeuren. De pro forma factuur kan ingeboekt worden en omgezet worden naar een effectieve factuur. Aanmaken van een pro forma factuur Je kan via instellingen algemeen dagboeken automatisch inboeken per dagboek (https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-dagboeken-1t3Enkele lezersWat is een UBL document?
UBL (Universal Business Language) is een gemeenschappelijke taal voor softwaresystemen om op een digitale manier informatie uit te wisselen, zodat alles snel en zonder fouten verwerkt kan worden. Dit wordt ook e-facturatie genoemd. Een UBL document is een .xml bestand waar alle gegevens van een factuur op staan. Aan de hand van dit document, kunnen de gegevens automatisch in een facturatie- en boekhoudpakket ingelezen worden. Het gebruik van Peppol (https://support.robaws.com/nl/article/hEnkele lezersHoe maak ik een betaalbestand aan?
Om een uitgaande betaling te doen, kan je een betaalbestand initiëren vanuit je Robaws omgeving, voor één of meerdere aankoopfacturen. Een betaalbestand is een XML-document dat je vanuit het overzicht van de aankoopfacturen genereert en dat je kan uploaden in het dashboard van je bankapplicatie om de betaling uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat je de betaling niet manueel hoeft over te typen, maar dat alle info van de aankoopfactuur die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de betalinEnkele lezersHoe voeg ik een gestructureerde mededeling toe op mijn facturen?
Een gestructureerde mededeling is een unieke mededeling die gekoppeld wordt aan een factuur. Je kiest zelf per PDF of je al dan niet gebruik wenst te maken van een gestructureerde mededeling. Het voordeel van het gebruik ervan is dat je zelf binnenkomende betalingen kan koppelen aan een factuur die dezelfde gestructureerde mededeling bevat. Gestructureerde mededeling toevoegen aan mijn factuur Het gebruik van een gestructureerde mededeling kan je instellen op de PDF-template vanWeinig lezersKan ik een koppeling leggen tussen mijn boekhoudprogramma en Robaws?
Binnen Robaws is er geen mogelijkheid om boekhouding te doen, hiervoor moet je nog steeds beroep doen op een specifiek boekhoudpakket. Er zijn echter wel mogelijkheden om een koppeling te leggen tussen Robaws en je boekhoudprogramma. Zo'n koppeling zorgt ervoor dat je bv. facturen kan doorsturen naar het boekhoudpakket. Dit spaart jullie als bedrijf veel tijd uit omdat je de facturen niet dubbel moet aanmaken. We hebben enkele boekhoudpakketten waar we een API-koppeling hebben. De API-koppeWeinig lezersHoe beheer ik mijn factuurnummers in Robaws?
Elke factuur krijgt een uniek nummer toegekend, het factuurnummer. Het is wettelijk verplicht dat facturen een uniek en opvolgend nummer hebben. Snel naar: Hoe bepaal ik mijn factuurnummers? Mijn nummering klopt niet meer - wat nu? Nummering aanpassen aan het nieuw boekjaar Hoe bepaal ik mijn nummering van de facturen? Het factuurnummerWeinig lezersHoe stuur ik mijn aankoopfacturen naar Robaws via de Robawsbox?
Vanaf 1 januari 2026 is het een wettelijke verplichting in België om facturen tussen BTW-plichtigen te verzenden via Peppol. Aankoopfacturen die niet via Peppol worden verstuurd (vb van buitenlandse leveranciers of OA's) kan je eenvoudig naar Robaws sturen via de Robawsbox.Weinig lezersHoe voeg ik financiële korting toe aan mijn factuur?
Wil je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een financiële korting weleens een handig hulpmiddel zijn. Op de factuur staat dit vaak vermeld als korting contant of korting bij contante betaling. Wil je een financiële korting geven aan je klant bij tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde. Voorbeeld: *Je kent een financiële korting van 2% toe aan een klant die de facWeinig lezersHoe voeg ik een kredietbeperking toe aan mijn factuur?
Wil je je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een kredietbeperking weleens een handig hulpmiddel zijn. Een kredietbeperking houdt in dat, wanneer een klant binnen een termijn niet betaalt, dit bedrag hoeft te betalen. Wil je een kredietbeperking aan de klant geven als ze niet tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde. Voorbeeld: *Je kent een kredietbeperking van 1% toeWeinig lezersHoe gebruik en verwerk ik een vreemde valuta?
Valuta verwijst naar de munteenheid die in een bepaald land wordt gebruikt voor transacties. De standaard munteenheid die wij in Robaws gebruiken is 'euro' (€). Afwijkingen hiervan kunnen opgenomen worden in de klant- of leveranciersfiche. In dat geval worden de bedragen op de PDF van aankoop- of verkoopdocumenten omgezet naar de munteenheid ingesteld bij klant of leverancier. In de aan- en verkoopfacturen kan je de valuta ook steeds manueel wijzigen.Weinig lezersHoe verstuur ik mijn facturen naar de boekhouder zonder integratie met mijn boekhoudpakket?
De volledige boekhouding kan voorbereid worden in Robaws en daarna verstuurd worden naar de boekhouder. Om alles correct in het boekhoudprogramma te krijgen kan je gebruik maken van de koppeling met een bestaande integratie. Indien het boekhoudprogramma waarmee je werkWeinig lezersHoe wordt een betaling in mijn boekhoudpakket doorgestuurd naar Robaws?
Heb je een koppeling met één van de boekhoudprogramma's waarmee we een API-koppeling hebben? Dan is de kans groot dat je de betaalstatussen uit dat boekhoudprogramma kan laten doorsturen naar Robaws. In dat geval laat je de boekhouder beheerder zijn van de afpuntingen in het boekhoudprogramma en worden deze doorgestuurd naar Robaws. Om problemen hiermee te vermijden, is hetWeinig lezersHoe kan ik de status van mijn verzonden Peppol factuur raadplegen in het overzicht?
Wil je de status van al je verzonden facturen via Peppol gemakkelijk raadplegen in het overzicht? Het kan! Toevoegen kolom 'Peppol status' In het overzicht van de module 'facturen' kan je een kolom 'Peppol status' toevoegen. In deze kolom wordt de status van de factuur weergegeven. Deze kolom kan mogelijke waarden hebben: Te verzenden Bezig met versturen Verzonden Verzenden mislukt Geaccepteerd Geweigerd Aandacht vereist: deze status wordt gezet in het geval van fWeinig lezersHoe kan ik een overzicht maken met enkel aankoopfacturen ontvangen via Peppol?
Wil je een overzicht krijgen van alle facturen die je ontvangen hebt via Peppol? Het kan! In het overzicht van de aankoopfacturen kan je een extra tabblad maken waar je een filter actief plaatst waarbij we aangeven dat dWeinig lezersHoe kan ik een overzicht maken van alle facturen die via Peppol verstuurd kunnen worden?
Werk je met Peppol en wil je een overzicht van alle facturen die je via Peppol kan versturen? Het kan! Via de klantenfiche kunnen we ophalen als een klant via Peppol kan ontvangen of niet. Omdat het soms moeilijk is om te weten welke klanten wel of geen gebruik maken van Peppol kan het toevoegen van een extra tabblad (https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-tWeinig lezersKan ik een notificatie of mail ontvangen als ik een aankoopfactuur ontvangen heb via Peppol?
Bij het ontvangen van een aankoopfactuur via Peppol, wordt de aankoopfactuur toegevoegd aan de module 'aankoopfacturen'. Hier wordt standaard geen notificatie of mail voor verstuurd. Er is echter wel een mogelijkheid om dit toe te voegen. Dit doe je door een automation flow in te stellen. Doorloop volgende stappen om de flow in te stellen:Weinig lezersPeppol koppelen aan Robaws of aan het boekhoudprogramma?
Zowel Robaws als de meeste boekhoudpakketten zijn erkend access point voor Peppol. Je bent vrij om te kiezen welk access point je gebruikt om je verkoopfacturen te versturen en om je aankoopfacturen te ontvangen. Verkoopfacturen Als je verkoopfacturen vanuit Robaws naar je klanten wenst te versturen via Peppol, is het logisch om Peppol in Robaws te activeren. Je zou er ook voor kunnen opteren omWeinig lezersKan ik een factuur via Peppol automatisch laten versturen nadat ik deze naar boekhouder verstuurd heb?
Om een factuur via Peppol te versturen, is er steeds een manuele handeling nodig vanuit de factuur of het overzicht van de facturen. Er is echter ook een mogelijkheid om een factuur automatisch te versturen wanneer je de factuur naar boekhouder verstuurt. Dit moeten we verwerken in een automation flow. Doorloop volgende stappen om de flow iWeinig lezersWat is een confidentiële aankoopfactuur?
In Robaws is het mogelijk om bepaalde aankoopfacturen als confidentieel aan te vinken. Dit is zeker nuttig als alle aankoopfacturen van je bedrijf in Robaws binnenkomen via Peppol. Voorbeeld: je wenst niet dat de facturen voor relatiegeschenken of van het sociaal secretariaat door de administratief bediende behandeld worden, je wenst deze zelf te behandelen. Afschermen via de gebruikersrol Via de gebruikersrollen kan je instellen wie toegang heeft tot welke module. Bij de module aanWeinig lezersHoe kan ik een borg afhouden van mijn factuur?
Een waarborg of borg afhouden van een factuur gedurende een periode tot een bepaalde deadinedag dient als een garantie voor de klant dat je de werken effectief zal uitvoeren. Bijvoorbeeld: *Je hebt een factuur van 1000€ waarop een borg van 10% zit met een deadline van 30 dagen. Je zegt met andere woorden aan de klant dat ze 10% van het totaalbedrag, namelijk 100€, van de factuur pas na 30 dagen moeten betalen als garantie dat de werken uitgevoerd werden. Pas na die 30 dagen wordt de borgWeinig lezers
Planning
Hoe kan ik dagplanning synchroniseren met mijn Google/Office-agenda?
Met een agenda synchronisatie zorg je ervoor dat de dagplanning uit Robaws wordt toegevoegd in de agenda-applicatie van uw toestel. De synchronisatie is slechts in één richting, namelijk van Robaws naar de agenda-applicatie. Er zijn 2 mogelijkheden voor een agenda synchronisatie: Algemene koppeling voor de volledige dagplanning Koppeling specifiek voor een werknemerEnkele lezersKan ik mijn dagplanning onderverdelen in verschillende categorieën?
Om een planningsitem in een bepaalde categorie onder te brengen, maak je gebruik van het veld 'planning type'. Door het toekennen van een kleur aan het planning type, krijg je zo een mooi overzicht in jouw dagplanning. Voorbeeld: Je maakt een planning type 'onderhoud' aan. Dit gebruik je voor alle planningsitems die onderhouden zijn. Je kent hier een groene kleur aan toe zodat je in de dagplanning meteen kan zien welke opdrachten onderhouden zijn. Planningstype aanmaken EenWeinig lezersHoe kan ik teams maken bij het gebruik van de dagplanning?
Als je in je bedrijf met teams werkt die altijd samenwerken volgens een bepaald type werk, dan kan je gebruik maken van de planning resources. Een planning resource zorgt ervoor dat je reeds een selectie maakt van een aantal werknemers die een team vormen, eventueel gekoppeld aan materieel die ze steeds gebruiken. Het gebruik van planning resources is efficiënt in functie van de dagplanning: Op een planningsitem kan je een planning resource koppelen om automatisch werknemers en materiWeinig lezersHoe kan ik een planning item terugkerend maken?
Een planningsitem wordt standaard ingepland voor 1 specifiek moment/periode met een start- en einddatum. Je kan ervoor kiezen om een planningsitem terugkerend te maken. In dat geval zal je deze na x-aantal tijd herhalen. Voorbeeld: *Je bent een bedrijf die zwembaden plaatst bij klanten. Halfjaarlijks moet een winterafsluit en zomeropstart uitgevoerd worden. Dit kan je doen door gebruik te maken van een terugkerend planning item. Op deze manier hoef je niet meer manueel halfjaarlWeinig lezersKan ik verlofperiodes en feestdagen ingeven in de dagplanning?
Vakantie- en feestdagen zijn enige tijd op voorhand gekend. Op deze dagen mogen er geen opdrachten ingepland worden in de dagplanning. Deze dagen kunnen op een zeer eenvoudige manier geregistreerd worden in Robaws en worden visueel weergegeven in de dagplanning. Voorbeeld: *Het bedrijf gaat in bouwverlof van 22/07 tem 08/08. Je gaat deze periode aanmaken als een verlofperiode waardoor het voor de planner duidWeinig lezersHoe kan ik filteren in mijn dagplanning?
In de module dagplanning krijg je een overzicht van de dagelijkse opdrachten die aan werknemers, projecten, materieel, uitvoeringsfase en planning resources toegewezen zijn. In de dagplanning is het mogelijk om per resource weergave te beperken wat je wil zien. Dit doe je aan de hand van de geavanceerde filters op de resource. Je kan hier bovenop werken met verschillende tabbladen (https://support.robaws.com/nl/article/gebruWeinig lezersKan ik de live locatie van mijn werknemer en projecten zien?
Wil je in real-time zien waar je werknemer of project zich bevindt? Dat kan! Hiervoor maak je gebruik van de Track & Trace functie in Robaws. Via dagplanning kan je een overzichtskaart oproepen met de actuele locaties van de werknemers. Deze kaart is realtime en update automatisch op de achtergrond. Op deze overzichtskaart zie je ook de projecten aangeduid.Weinig lezers
Sneltoetsen
In Robaws kan je gebruik maken van sneltoetsen om volgende handelingen uit te voeren: meerdere lijnen selecteren lijnen toevoegen en dupliceren overzicht van artikelen, artikelgroepen en posten overzicht van webshops sneltoetsen op de planning Meerdere lijnen selecteren De SHIFT-toets (MacEnkele lezersHoe kan ik een verkoopfactuur versturen via Peppol?
In Robaws kan je eenvoudig verkoopfacturen versturen via Peppol. Hiervoor moet je eerst Peppol activeren in Robaws. Navigeer snel naar: Is de klant bereikbaar? Versturen vanuit de factuur Versturen vanuit het overzicht Extra bestanden meesturen (2-extra-bestanden-meestWeinig lezersKan ik tijdnormen gebruiken op een artikel?
Een tijdnorm is een bepaalde hoeveel arbeid (in uur) die aangerekend mag worden bij het installeren van een artikel. De tijd die mag aangerekend worden is afhankelijk van het artikel, de context (nieuwbouw, renovatie,...) en de uitvoering. Het voordeel bij het gebruik van tijdnormen is dat je sneller en correcter je offerte kan opstellen gezien de arbeidsuren automatisch toegevoegd worden als een extra lijn in de onderbouw. Tijdnormen aanmaken Om gebruik te maken van de tijdnoWeinig lezersFoutmeldingen en problemen koppeling Exact Online
Bij de koppeling met de boekhoudintegratie Exact Online kunnen er problemen of foutmeldingen zijn bij het versturen naar de boekhouder. Hieronder een overzicht van de foutmeldingen gekoppeld aan mogelijke oplossing. Document Type is not allowed Reden: Er zijn niet voldoende rechten in Exact Online met het gekoppelde account om door Robaws een factuur te laten aanmaken. Oplossing: Koppel met het juistWeinig lezersHoe kan ik een aankoopfactuur ontvangen via Peppol?
In Robaws kan je eenvoudig aankoopfacturen ontvangen via Peppol. Hiervoor moet je eerst Peppol activeren in Robaws. Navigeer snel naar: Aankoopfacturen ontvangen via Peppol Waar vind ik de oorspronkelijke UBL? Fout in het totaalbedrag Handige tWeinig lezersWat is het verschil tussen een klant en een eindklant?
In sommige gevallen wens je meerdere partijen te vermelden op de offerte, de factuur, het project, ... Dan kan je gebruik maken van de functie 'klant' en 'eindklant'. Het grote voordeel is dat de offertes, facturen en andere documenten zowel aan de klant als aan de eindklant gekoppeld worden. Je vindt bijvoorbeeld de offerte zowel terug als je zoekt op de naam van de huurder als op de naam van de eigenaar van een huis. Concept De klant is degene aan wie de offerte gericht is,Weinig lezersIk kan geen mails meer sturen
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je geen mails meer kan versturen vanuit Robaws. Geen foutmelding Als je niet kan doorklikken naar de mailtemplates (de enveloppe), dan betekent dit dat je mailadres niet actief staat op je eigen gebruikersprofiel. Volg hier de stappen om het actief te zetten. Foutmelding De foutmelding geeft altijd een indicatie. 'Authentication failed' betekent dat de koppelingWeinig lezers