Werknemers
Hoe pas ik een mobiliteitsvergoeding toe?
Een werknemer die verplaatsingen doet in functie van zijn werk, heeft recht op een mobiliteitsvergoeding. Deze vergoeding kan ik Robaws geregistreerd worden per werknemer. Om mobiliteitsvergoeding toe te passen, moeten volgende stappen doorlopen worden: Registreer de afgelegde kilometers Link deze afgelegde kilometers aan de juiste werknemer met zijn/haar mobiliteitstype Roep de prestatiefiche van de werknemer op om een overzicht te krijgen van de mobiliteitsvergoeding die betEnkele lezersHoe ken ik een rol toe aan mijn werknemer(s)?
Een werknemersrol is een rol die de werknemer binnen jouw bedrijf krijgt. Het toekennen van een rol aan een werknemer zorgt voor een duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden die een werknemer heeft. Aan een werknemersrol kan je uurcodes koppelen die voor deze werknemer van toepassing zijn. Bij de uurregistratie van werkuren voor deze werknemer zal het dus mogelijk zijn om enkel gebruik te maken van de uurcodes die gekoppeld zijn aan deze werknemersrol. Werknemersrol aaEnkele lezers
Opmaak
Hoe maak ik mijn briefpapier aan?
Het briefpapier van het bedrijf is een PDF-document waarop alle bedrijfsgegevens (bv. logo, adres, contactgegevens, BTW-nummer,...) weergegeven worden. Het gebruik van een briefpapier zorgt voor een professionele uitstraling in de opmaak van de documenten richting klant of leverancier. Het briefpapier wordt op alleEnkele lezersKan ik Markdown gebruiken?
Markdown is een simpele opmaaktaal die wordt gebruikt om tekst snel en gemakkelijk op te maken. Door gebruik te maken van gewone tekens en symbolen kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om tekst vetgedrukt, cursief, onderlijnd of als lijst weer te geven. Hierdoor kan je meteen zien hoe de opmaak eruit ziet, zonder dat je de specifieke instellingen voor de opmaak nodig hebt. Gebruik In Robaws kan je gebruik maken van Markdown om een opmaak te geven aan artikellijnen of omschrijvingen bEnkele lezersKan ik zelf bepalen wat op mijn PDF staat?
In Robaws is het mogelijk om vanuit de verschillende modules PDF-bestanden te exporteren. Deze PDF-bestanden worden gebruikt om naar een klant of leverancier te versturen. De PDF-bestanden hebben in de meeste gevallen een vaste structuur. Echter is het ook mogelijk om van deze structuur af te wijken en de velden en de opmaak zelf te bepaWeinig lezersHoe kan ik verschillende opmaakstijlen aanmaken?
Door gebruik te maken van opmaakstijlen kan je een duidelijke opmaak geven aan je offerte. Dit zorgt ervoor dat de offerte overzichtelijk en duidelijk gestructureerd zijn richting de klant/leverancier. Er zijn 3 mogelijkheden om de opmaakstijlen toe te passen in Robaws: Bij het opmaken van je offerte, order, verrekening, ... kies je lijn per lijn een niveau die je aan die lijn wenst toe te kennen. In de artikelfiche kan je aan deWeinig lezersHoe bepaal ik de opmaak van een document?
Een document in Robaws kan volledig naar eigen wens opgemaakt worden. Zowat elk onderdeel kan je zelf bepalen. Briefpapier: de achtergrond die gebruikt wordt om de pdf te maken. Hierop kan je je logo en bedrijfsgegevens plaatsen. Hoofding: in Robaws wordt een standaard hoofding gebruikt. Door de dynamische pdf is het echter mogelijk om een aangepaste hoofding te maken. StanWeinig lezersHoe kies ik mijn lettertype op mijn documenten?
In Robaws maken we gebruik van een standaard lettertype. Het lettertype die wij hanteren is Helvetica, 10 punten. Om ervoor te zorgen dat de PDF-documenten allemaal in dezelfde opmaak zijn, is het niet mogelijk om per PDF document een lettertype te bepalen. Voor een lijntype is er wel een afwijkende lettergrootte in te stellen. Dit doe je via instellingen algemeen PDF opmaak. Eigen lWeinig lezers
Algemeen
Hoe werkt de webshop koppeling?
Je kan in Robaws een koppeling leggen tussen Robaws en verschillende webshops. Je vindt deze terug via instellingen integraties webshops. De meerwaarde van een webshop koppeling: artikelen worden rechtstreeks uit de webshop gehaald, waarbij heel wat gegevens (de bruto- en nettoprijs, artikelgegevens en afbeelding, soms technische fiche, uitgebreide omschrijving,...) rechtstreeks overgenomen worden vanuit de webshop. prijzen worden automatisch geüpdatet in Robaws, van zodra deze geüPopulairHoe maak ik een contract of extra / standaard document op in Robaws?
Een standaard document is een pdf-document dat je rechtstreeks in Robaws opmaakt. Het document bevat informatie die je uit de velden in Robaws op de PDF kan plaatsen. Voordelen: Door gebruik te maken van vervangingscodes wordt het standaard document automatisch ingevuld Bij het exporteren van het standaard document, wordt gebruik gemaakt van het briefpapierEnkele lezersHoe kan ik een afwijkende verkoopprijs toekennen?
De verkoopprijs van een artikel wordt binnen Robaws ingesteld op de artikelfiche. Deze verkoopprijs wordt meegenomen op offerten, werkbonnen, facturen,... Er zijn mogelijkheden om van deze prijs af te wijken. Dit kan in volgorde van prioriteit via volgende manieren: Je stelt een project tarief in. Je stelt een klant tarief in. Je gebruikt een combinatie van staffelprijzen (https://support.robaws.com/nl/article/staffelpriEnkele lezersHoe gebruik ik bestanden in Robaws?
Bestanden kunnen documenten, afbeeldingen of andere digitale bestanden zijn die worden geüpload in de omgeving. Dit maakt het eenvoudig om informatie te centraliseren en voor alle gebruikers toegankelijk te maken. De bestanden kunnen ook bijgevoegd worden om via mail te versturen naar de klant. In Robaws hebben we enkele functionaliteiten met betrekking tot de bestanden die belangrijk zijn voor het gebruik ervan: Mappenstructuur Foto's bewerken rechtstreeks in Robaws BestanWeinig lezersEen tweede omgeving starten of meerdere bedrijven in 1 omgeving gebruiken?
Je kan met meerdere bedrijven werken in dezelfde Robaws omgeving. Per entiteit maak je dan een bedrijf aan. Wat zijn de voordelen van meerdere bedrijven in dezelfde omgeving? Alles is gedeeld: klanten, leveranciers, artikelen, posten, instellingen, grootboekrekeningen, planning, voorraad,... Robaws instellingen zijn hetzelfde voor elk bedrijf Gebruikers die voor meerdere bedrijven moeten werken, hoef je niet meerdere keren toegang te geven. Er zijn mogWeinig lezersHoe kan ik een bedrijf toevoegen?
Standaard is er één bedrijf beschikbaar in Robaws. Deze informatie wordt gebruikt voor: Berekenen van de kilometers op basis van bedrijfsadres en projectadres Aangepast briefpapier waarop alle pdf documenten worden afgedrukt Uitvoering van betalingen op basis van het rekeningnummer Instellingen boekhoudintegratie Peppol afzender Afschermen van offertes, projecten, .. per bedrijf met gebruikersrollen (https://support.robaws.com/nl/article/gebruikeWeinig lezersKan ik documenten digitaal laten ondertekenen?
Binnen Robaws bieden wij de mogelijkheid om de verstuurde documenten naar klanten digitaal te laten ondertekenen. Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening. Enkele voordelen: Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post. Kostenbesparing: er is minder administratief werk Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzondenWeinig lezersHoe werk ik met extra velden?
Extra velden worden gebruikt om specifieke, op maat gemaakte informatie op te slaan die niet opgenomen kan worden in de standaard velden in Robaws. Ze verwijzen naar aanvullende gegevens die horen tot een specifieke module. Het gebruik van extra velden is nodig om belangrijke informatie mooi gestructureerd bij te houden. Voorbeeld: Wens je op jouw klantenfiche weer te geven via welke weg het contact met de klant gelegd werd? Dan kan je hier een extra veld voor aanmaken. *Je maakt een keWeinig lezersHoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen aan mijn mails?
Wil je in een e-mailtemplate een bestand toevoegen, dan moet je dit eerst toevoegen aan de algemene bestanden die je kan terugvinden bij de algemene instellingen. Voorbeeld: *Je voegt de 'algemene verkoopsvoorwaarden' toe aan de instellingen. Dit document voeg je ook toe aaWeinig lezersHoe verstuur ik mails vanuit Robaws?
Offertes versturen, facturen versturen, bestellingen plaatsen bij een leverancier,... Het kan allemaal rechtstreeks vanuit Robaws! Door gebruik te maken van de mogelijkheid om een e-mailaccount te koppelen aan jouw Robaws omgeving, kan je de mails vanuit jouw profiel versturen. Om de mail te versturen, maken wij gebruik van de e-mailserver waarmee jij in je bedrijf werkt. Werk je bijvoorbeeld met een Google-account, dan gaan we de mails met deze server versturen.Weinig lezersKan ik mijn velden in bulk aanpassen?
Het is mogelijk om bepaalde velden aan te passen door gebruik te maken van de functie bulk aanpassing. Een bulk aanpassing wordt uitgevoerd vanuit het overzichtsscherm van een module door gebruik te maken van de rechter muisknop. Je klikt hierna op bulk aanpassing. Een bulk aanpassing kan op 2 verschillende manieren gedaan worden: Je past een eigenschap aan voor enkele geselecteerde lijnen Je past een eigenWeinig lezers
Vorderingen
Hoe maak ik een voorschot van een vordering?
Het maken van een voorschot van een vordering is niet meteen zeer gebruikelijk. Desondanks zijn er in Robaws wel mogelijkheden om het gewenste resultaat te komen. Door gebruik te maken van volgende werkwijzes, kan je een voorschot nemen van je vordering: Pas het %-totaal op de vordering aan om daarna te factureren Werk met de financiële planning van een offerte en voeg deze toe aan de vordering PaWeinig lezersPrijsherzieningsformules op de vordering
Herzieningsformules In een vordering kunnen herzieningsformules toegepast worden. De herzieningsformule wordt gebruikt wanneer er meer werken nodig waren dan oorspronkelijk berekend werd. Dit zorgt er dan ook voor dat er meer zal gefactureerd worden. De herzieningsformule berekent het prijsverschil. Lijst van herzieningsformules Op het overzichtscherm van de vorderingen kan je bovenaan via de actieknop 'Herzieningsformules' de lijst terugvinden van de verschilleWeinig lezersHoe omgaan met verlet op de vordering?
Verlet Er zijn verschillende soorten verlet mogelijk die ervoor zorgen dat een vordering vertraging oploopt (weer, feestdagen, ...). Dit kan in de vordering worden aangeduid. Soorten verlet Op het overzichtscherm van de vorderingen kan je bovenaan via de actieknop 'Verlet' de lijst terugvinden van de verschillende soorten verlet, en deze indien gewenst aanpassen. Klik op '+' om een verletsoort toe te voegen, of klik een bestaande verletsoort open om deze aan te pWeinig lezers
Profiel
Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe?
Een gebruiker is een account waarmee je kan inloggen in Robaws en/ of Wappy. Afhankelijk van de rechten die op de gebruikersrol van deze gebruiker staan, kan hij/zij informatie raadplegen en/of aanpassen. Nieuwe gebruiker toevoegen Een nieuwe gebruiker kan je aanmaken via jouw naam (rechtsboven) gebruikers +teken bovenaan. Om een gebruiker aan te maken doorloop je volgende stappen: Ken een ID toe: dit is eenPopulairHoe stel ik de rechten van mijn gebruikers in?
Aan een gebruiker wordt een gebruikersrol toegekend om te bepalen welke rechten een gebruiker krijgt. Het doel van de gebruikersrol is om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de functie die ze nodig hebben om hun werk naar behoren uit te voeren. Voorbeeld: *Een projectleider mag enkel toegang hebbWeinig lezersHoe kan ik mijn wachtwoord automatisch laten invullen bij het inloggen?
Het automatisch invullen van uw wachtwoord is in te stellen in de browser waarmee je werkt, niet in Robaws zelf. Wij raden steeds aan om te werken met Google Chrome, andere browsers zullen hier dus niet besproken worden. Google Chrome heeft een wachtwoordmanager die jouw wachtwoorden bijhoudt en bij het inloggen automatisch zal invullen. De instellingen hiervan gebeuren in de browser via volgende stappen: Klik rechtsboven in Google Chrome op de 3 puntjes Kies voor 'wachWeinig lezersHoe wijzig ik het e-mailadres van de gebruiker?
Beschik je reeds over een gebruikersaccount, waarvan je het e-mailadres wenst te wijzigen? Dit is helaas niet mogelijk. Het e-mailadres wordt namelijk beschouwd als de 'ID' van de gebruiker en is uniek in onze databank. Je kan de licentie die actief is voor die gebruiker wel toewijzen aan een andere gebruiker. Hiervoor ga je als volgt te werk: Open het gebruikersprofiel van de bestaande gebruiker. Deactiveer de Robaws- en/of Wappy-licentie. Voeg een nieuwe gebruiker toe (https:Weinig lezersHoe wijzig ik mijn wachtwoord?
Ben je je wachtwoord vergeten of wil je gewoon je wachtwoord wijzigen? Dat kan! Wachtwoord vergeten Krijg je bij het inloggen de melding 'ongeldige login of wachtwoord'? Dan wil dit zeggen dat de inloggegevens niet correct zijn. Je kan een nieuw wachtwoord aanmaken via volgende stappen: Klik op 'wachtwoord vergeten' Geef het e-mailadres in waarnaar de reset-link verstuurd mag worden Je klikt op de link in de reset-mail Je maakt een nieuw wachtwoord aan Je kan nuWeinig lezers
Offertes
Kan ik een standaard inleiding/slot aanmaken?
tekstverwerker & standaard inleiding & slot tekstEnkele lezersHoe werkt de financiële planning op offerte en project?
Zowel in de offerte als in het project vind je een tabblad financiële planning. Dit tabblad dient om de facturatie van je offerte in te stellen indien je deze in schijven (fases) wenst te factureren. Financiële planning op offerte Voorbereiding Je kan vooraf al eenWeinig lezers
Facturatie
Hoe werkt de koppeling met Peppol?
Peppol is een manier om op een elektronische manier facturen te versturen en ontvangen. In Robaws heb je volgende mogelijkheden met Peppol: Facturen versturen naar de klant via Peppol Aankoopfacturen ontvangen van de leverancier via PeppolPopulairHoe maak ik een voorschotfactuur?
In Robaws zijn er verschillende manieren om een voorschotfactuur te maken. Financiële planning op offerte/project Rechtstreeks in de factuur We raden aan om een voorschotfactuur te maken vanuit de financiële planning die gekoppeld is aan een offerte. Via de financiële planning wordt een historiek van de reeds aangerekende voorschotten bewaard en worden deze nadien in de slotfactuur in mindering gebracht. Financiële planning De financiële planning is een luik die gekoppePopulairHoe maak ik een pro forma op?
Een pro forma factuur is een voorlopig factuur waar nog geen factuurnummer aan toegekend is. Deze factuur geeft een overzicht van de verwachte kosten, zonder dat hier effectief reeds een betaling voor moet gebeuren. De pro forma factuur kan ingeboekt worden en omgezet worden naar een effectieve factuur. Aanmaken van een pro forma factuur Je kan via instellingen algemeen dagboeken automatisch inboeken per dagboek (https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-dagboeken-1t3Enkele lezersHoe voeg ik een gestructureerde mededeling toe op mijn facturen?
Een gestructureerde mededeling is een unieke mededeling die gekoppeld wordt aan een factuur. Je kiest zelf per PDF of je al dan niet gebruik wenst te maken van een gestructureerde mededeling. Het voordeel van het gebruik ervan is dat je zelf binnenkomende betalingen kan koppelen aan een factuur die dezelfde gestructureerde mededeling bevat. Gestructureerde mededeling toevoegen aan mijn factuur Het gebruik van een gestructureerde mededeling kan je instellen op de PDF-template vanEnkele lezersHoe beheer ik mijn factuurnummers in Robaws?
Elke factuur krijgt een uniek nummer toegekend, het factuurnummer. Het is wettelijk verplicht dat facturen een uniek en opvolgend nummer hebben. Hoe bepaal ik mijn nummering van de facturen? Het factuurnummer die de factuur krijgt, wordt bepaald door het dagboek. Op basis van de instellingen die op het dagboek staan, zal de nummering samengesteld worden. Een factuur- of creditnummer is tweedelig en bestaat uit eenWeinig lezersHoe voeg ik financiële korting toe aan mijn factuur?
Wil je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een financiële korting weleens een handig hulpmiddel zijn. Op de factuur staat dit vaak vermeld als korting contant of korting bij contante betaling. Wil je een financiële korting geven aan je klant bij tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde. Voorbeeld: *Je kent een financiële korting van 2% toe aan een klant die de facWeinig lezersHoe gebruik en verwerk ik een vreemde valuta?
Valuta verwijst naar de munteenheid die in een bepaald land wordt gebruikt voor transacties. De standaard munteenheid die wij in Robaws gebruiken is 'euro' (€). Afwijkingen hiervan kunnen opgenomen worden in de klant- of leveranciersfiche. In dat geval worden de bedragen op de PDF van aankoop- of verkoopdocumenten omgezet naar de munteenheid ingesteld bij klant of leverancier. In de aan- en verkoopfacturen kan je de valuta ook steeds manueel wijzigen.Weinig lezersHoe voeg ik een kredietbeperking toe aan mijn factuur?
Wil je je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een kredietbeperking weleens een handig hulpmiddel zijn. Een kredietbeperking houdt in dat, wanneer een klant binnen een termijn niet betaalt, dit bedrag hoeft te betalen. Wil je een kredietbeperking aan de klant geven als ze niet tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde. Voorbeeld: *Je kent een kredietbeperking van 1% toeWeinig lezersHoe kan ik een borg afhouden van mijn factuur?
Een waarborg of borg afhouden van een factuur gedurende een periode tot een bepaalde deadinedag dient als een garantie voor de klant dat je de werken effectief zal uitvoeren. Bijvoorbeeld: *Je hebt een factuur van 1000€ waarop een borg van 10% zit met een deadline van 30 dagen. Je zegt met andere woorden aan de klant dat ze 10% van het totaalbedrag, namelijk 100€, van de factuur pas na 30 dagen moeten betalen als garantie dat de werken uitgevoerd werden. Pas na die 30 dagen wordt de borgWeinig lezers
Boekhouding
Hoe verstuur ik mijn aan- en verkoopfacturen naar de boekhouder?
Robaws staat niet in voor de boekhouding van uw bedrijf. Voor de boekhouding doe je beroep op een specifiek boekhoudpakket. Om te voorkomen dat je facturen dubbel moet aanmaken zowel in Robaws als in je boekhoudpakket, hebben we de mogelijkheid voorzien om aan- en verkoopfacturen door te sturen naar jouw boekhoudpakket. Het versturen naar jouw boekhoudpakket kan op 3 verschillende manieren: Via onze bestaande API-koppelingen met enkele boekhoudprogramma's (https://support.robaws.com/nWeinig lezersKan ik een koppeling leggen tussen mijn boekhoudprogramma en Robaws?
Binnen Robaws is er geen mogelijkheid om boekhouding te doen, hiervoor moet je nog steeds beroep doen op een specifiek boekhoudpakket. Er zijn echter wel mogelijkheden om een koppeling te leggen tussen Robaws en je boekhoudprogramma. Zo'n koppeling zorgt ervoor dat je bv. facturen kan doorsturen naar het boekhoudpakket. Dit spaart jullie als bedrijf veel tijd uit omdat je de facturen niet dubbel moet aanmaken. We hebben enkele boekhoudpakketten waar we een API-koppeling hebben. De API-koppeWeinig lezers
Planning
Hoe kan ik dagplanning synchroniseren met mijn Google/Office-agenda?
Met een agenda synchronisatie zorg je ervoor dat de dagplanning uit Robaws wordt toegevoegd in de agenda-applicatie van uw toestel. De synchronisatie is slechts in één richting, namelijk van Robaws naar de agenda-applicatie. Er zijn 2 mogelijkheden voor een agenda synchronisatie: Algemene koppeling voor de volledige dagplanning Koppeling specifiek voor een werknemerEnkele lezersKan ik mijn dagplanning onderverdelen in verschillende categorieën?
Om een planningsitem in een bepaalde categorie onder te brengen, maak je gebruik van het veld 'planning type'. Door het toekennen van een kleur aan het planning type, krijg je zo een mooi overzicht in jouw dagplanning. Voorbeeld: Je maakt een planning type 'onderhoud' aan. Dit gebruik je voor alle planningsitems die onderhouden zijn. Je kent hier een groene kleur aan toe zodat je in de dagplanning meteen kan zien welke opdrachten onderhouden zijn. Planningstype aanmaken Een plWeinig lezersHoe kan ik een planning item terugkerend maken?
Een planningsitem wordt standaard ingepland voor 1 specifiek moment/periode met een start- en einddatum. Je kan ervoor kiezen om een planningsitem terugkerend te maken. In dat geval zal je deze na x-aantal tijd herhalen. Voorbeeld: *Je bent een bedrijf die zwembaden plaatst bij klanten. Halfjaarlijks moet een winterafsluit en zomeropstart uitgevoerd worden. Dit kan je doen door gebruik te maken van een terugkerend planning item. Op deze manier hoef je niet meer manueel halfjaarlWeinig lezersHoe kan ik teams maken bij het gebruik van de dagplanning?
Als je in je bedrijf met teams werkt die altijd samenwerken volgens een bepaald type werk, dan kan je gebruik maken van de planning resources. Een planning resource zorgt ervoor dat je reeds een selectie maakt van een aantal werknemers die een team vormen, eventueel gekoppeld aan materieel die ze steeds gebruiken. Het gebruik van planning resources is efficiënt in functie van de dagplanning: Op een planningsitem kan je een planning resource koppelen om automatisch werknemers en materiWeinig lezersKan ik verlofperiodes en feestdagen ingeven in de dagplanning?
Vakantie- en feestdagen zijn enige tijd op voorhand gekend. Op deze dagen mogen er geen opdrachten ingepland worden in de dagplanning. Deze dagen kunnen op een zeer eenvoudige manier geregistreerd worden in Robaws en worden visueel weergegeven in de dagplanning. Voorbeeld: Het bedrijf gaat in bouwverlof van 22/07 tem 08/08. Je gaat deze periode aanmaken als een verlofperiode waardoor het voor de planner duidelijk is dat er die periode niets ingepland kan worden.Weinig lezers