Kan ik zelf bepalen wat op mijn PDF staat?
In Robaws is het mogelijk om vanuit de verschillende modules PDF-bestanden te exporteren. Deze PDF-bestanden worden gebruikt om naar een klant of leverancier te versturen.
De PDF-bestanden hebben in de meeste gevallen een vaste structuur. Echter is het ook mogelijk om van deze structuur af te wijken en de velden en de opmaak zelf te bepalen.
In dat geval kan je de PDF volledig naar eigen wens opstellen.
Mogelijkheden met de dynamische PDF:
Specifieke instellingen die enkel van toepassing zijn voor dit document
Document een aangepaste titel geven
Document een aangepaste hoofding geven door gebruik te maken van vervangingscodes
Zelf beslissen welke kolommen weergegeven worden op het document
De vertaling voorzien voor elk document
Via instellingen > module naar keuze > PDF kan je een PDF-document toevoegen dat je zelf kan instellen.
Als je een dynamische PDF instelt, heb je 4 grote blokken waar je bepaalde instellingen kan kiezen. Deze blokken komen op elke module terug, maar de inhoud ervan verschilt per module:
Template
Header: hoofding van de pdf aanpassen
Algemeen: rest van de pdf aanpassen
Kolommen: bepaal welke informatie je toont over de artikellijnen
Via instellingen > module naar keuze > E-mailtemplate kan je het gemaakte document toevoegen aan een e-mailtemplate om dit te kunnen versturen naar klant/leverancier.
Je geeft je template een naam. Deze naam wordt enkel intern gebruikt en verschijnt niet op de PDF.
Hier kan je instellingen inschakelen mbt de pdf. Een aantal instellingen zijn algemeen, een aantal zijn specifiek per module.
Zo kan je hier bijvoorbeeld kiezen voor een aangepaste hoofding, een aangepaste titel of een taal instellen. Als je een aangepaste hoofding inschakelt, let er dan op dat je de hoofding voor de verschillende talen aanpast (indien je documenten in verschillende talen wenst te versturen)
Indien je een andere hoofding wenst dan standaard voorzien door Robaws, kan je dit aanvinken. Dan opent een venster met een voorstel van hoofding dat je volledig naar wens kan bewerken. Werk zeker altijd met vervangingscodes. We raden aan om met een tabel te werken om een mooie opmaak te bekomen.
Indien je de standaard hoofding van Robaws gebruikt, kan je toch wat keuzes maken via de instellingen.
Onder uitvoering kan je ervoor kiezen om de pdf op te stellen met de artikellijnen die op het tabblad uitvoering staan. De artikellijnen die op het tabblad items staan verschijnen niet op de pdf. Als je dit aanvinkt, kan je een kiezen die bepaalt welke lijnen op de pdf verschijnen, en hoe ze verschijnen (gegroepeerd of niet).
Voor de facturen kies je een bestaande PDF template die standaard gebruikt wordt voor een factuur en voor een simpele factuur.
Kies zelf welke informatie van je artikellijnen op de pdf verschijnt, en in welke volgorde.
Als je een kolom wenst toe te voegen, klik dan op toevoegen, kies je het kolom type. Je kan zowel standaardkolommen toevoegen (vb omschrijving, type, kostprijs, korting, BTW,...) als een kolom die informatie uit de artikelfiche haalt (vb gewicht, barcode, artikelnummer,...).
Bepaal zelf de kolombreedte (of laat dit automatisch gaan).
De PDF-bestanden hebben in de meeste gevallen een vaste structuur. Echter is het ook mogelijk om van deze structuur af te wijken en de velden en de opmaak zelf te bepalen.
In dat geval kan je de PDF volledig naar eigen wens opstellen.
Mogelijkheden met de dynamische PDF:
Specifieke instellingen die enkel van toepassing zijn voor dit document
Document een aangepaste titel geven
Document een aangepaste hoofding geven door gebruik te maken van vervangingscodes
Zelf beslissen welke kolommen weergegeven worden op het document
De vertaling voorzien voor elk document
Aanmaken van een PDF
Via instellingen > module naar keuze > PDF kan je een PDF-document toevoegen dat je zelf kan instellen.
Als je een dynamische PDF instelt, heb je 4 grote blokken waar je bepaalde instellingen kan kiezen. Deze blokken komen op elke module terug, maar de inhoud ervan verschilt per module:
Template
Header: hoofding van de pdf aanpassen
Algemeen: rest van de pdf aanpassen
Kolommen: bepaal welke informatie je toont over de artikellijnen
Via instellingen > module naar keuze > E-mailtemplate kan je het gemaakte document toevoegen aan een e-mailtemplate om dit te kunnen versturen naar klant/leverancier.
Template
Je geeft je template een naam. Deze naam wordt enkel intern gebruikt en verschijnt niet op de PDF.
Header
Hier kan je instellingen inschakelen mbt de pdf. Een aantal instellingen zijn algemeen, een aantal zijn specifiek per module.
Zo kan je hier bijvoorbeeld kiezen voor een aangepaste hoofding, een aangepaste titel of een taal instellen. Als je een aangepaste hoofding inschakelt, let er dan op dat je de hoofding voor de verschillende talen aanpast (indien je documenten in verschillende talen wenst te versturen)
Aangepaste hoofding
Indien je een andere hoofding wenst dan standaard voorzien door Robaws, kan je dit aanvinken. Dan opent een venster met een voorstel van hoofding dat je volledig naar wens kan bewerken. Werk zeker altijd met vervangingscodes. We raden aan om met een tabel te werken om een mooie opmaak te bekomen.
Indien je de standaard hoofding van Robaws gebruikt, kan je toch wat keuzes maken via de instellingen.
| Module | Instelling | Uitleg |
|---|---|---|
| Meerdere | Taal | Staat standaard op Nederlands. Indien je ook documenten in andere talen wenst op te stellen, stel je eerst de instellingen in voor Nederlands, en wijzig je dit veld dan naar een andere taal (vb Frans). Wijzig dan de instellingen voor deze taal (vb titel van de pdf, aangepaste hoofding,...) |
| Meerdere | Taal vastzetten | Vink dit aan om het document altijd in de hierboven genoteerde taal te versturen, en niet in de taal die op de klantfiche vermeld staat (staat standaard uit). |
| Meerdere | (module) titel | De titel die je op de pdf wilt als je deze oproept vanuit deze module Offertes (vb Offerte, Prijsraming, Orderbevestiging, Verrekening, ...) |
| Meerdere | Toon contactpersoon | Vink uit indien je niet wenst dat de contactpersoon vermeld wordt op de pdf. |
| Meerdere | Toon contactdetails op pdf | Vink dit uit als je niet wilt dat het tel/GSM/email van de contactpersoon verschijnen op de pdf |
| Offerte | Toon adres | Vink dit uit als je niet wilt dat het projectadres op de pdf verschijnt |
Specifieke instellingen voor de order-pdf
Onder uitvoering kan je ervoor kiezen om de pdf op te stellen met de artikellijnen die op het tabblad uitvoering staan. De artikellijnen die op het tabblad items staan verschijnen niet op de pdf. Als je dit aanvinkt, kan je een kiezen die bepaalt welke lijnen op de pdf verschijnen, en hoe ze verschijnen (gegroepeerd of niet).
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Strategie | Bepaal hoe de lijnen van het tabblad uitvoering op de pdf worden weergegeven |
| Facturatie | Bepaal welke lijnen van het tabblad uitvoering op de pdf worden weergegeven (te factureren, niet te factureren, gefactureerd) |
Specifieke instellingen voor de factuur-pdf
Voor de facturen kies je een bestaande PDF template die standaard gebruikt wordt voor een factuur en voor een simpele factuur.
Algemeen
| Module | Instelling | Uitleg |
|---|---|---|
| Meerdere | Toon uitgebreide omschrijving | Vink dit uit indien je de uitgebreide omschrijving van een artikel of post niet wenst te tonen op de pdf (standaard staat dit aan) |
| Meerdere | Uitgebreide beschrijving inspringen | Vink dit uit indien je niet wenst dat de uitgebreide omschrijving van een artikel of post inspringt op de pdf (standaard staat dit aan) |
| Meerdere | Toon totaalsom op pdf | Vink dit uit indien je geen totaalsom wenst te tonen op de pdf. Hiermee verdwijnen de totaalsom excl. BTW, het BTW-totaal, de totale korting en de totaalsom incl. BTW (standaard staat dit aan) |
| Meerdere | Opmaak | Vink uit indien je de ingestelde opmaak niet wenst te tonen op deze pdf |
| Meerdere | Voorkeur totaal tabel layout | De totaalsom onderaan het document kan horizontaal of verticaal weergegeven worden |
| Offerte | Pdf enkel BTW excl. | Vink dit aan als je enkel de totaalsom excl. BTW wenst te tonen op de pdf. Hiermee verdwijnen het BTW-totaal en de totaalsom incl. BTW. Totale korting wordt getoond. (standaard staat dit uit) |
| Offerte | Toon totaal korting op pdf | Vink dit aan als je de totale korting wenst te tonen die op de offerte werd gegeven. Dit omvat zowel de korting die % gegeven wordt op een lijn als een lijn met een negatief bedrag (wordt beschouwd als een korting) |
| Offerte | Toon subtotalen | Vink dit uit indien je geen subtotalen wenst te tonen naast de titels of hoofdstukken (standaard staat dit aan) |
| Order | Toon projectinformatie | Vink dit aan als je wenst dat bovenaan het order een balk verschijnt met de projectinformatie. Deze balk verschijnt zodra er minstens 1 orderlijn is ingegeven. Via de algemene instellingen kan je instellen welke informatie hier precies getoond wordt |
| Order | Toon installaties | Vink dit aan als je wenst dat bovenaan het order een balk verschijnt met de installatie-informatie. Via de algemene instellingen kan je instellen welke informatie hier precies getoond wordt (standaard staat dit aan) |
| Order | Toon onderhoud | Vink aan indien je de onderhoudsinfo wenst te zien op de pdf |
| Order | Toon onderhoudsfoto's | Vink aan indien de foto's van de werkbon op de pdf mogen verschijnen |
| Order | Toon onderhoudsformulieren | Vink aan indien het onderhoudsformulier uit de werkbon op de pdf mag verschijnen |
| Factuur | Toon inleidende tekst | Vink dit aan indien je wenst dat de inleiding van de offerte die je factureert, wordt overgenomen op de factuur |
| Factuur | Gestructureerde mededeling | Vink aan indien je wenst dat er een gestructureerde mededeling op deze factuur verschijnt |
| Bestelling | Inleiding en slottekst gebruiken | Vink aan indien je een inleiding en slot wenst weer te geven op de pdf |
Kolommen
Kies zelf welke informatie van je artikellijnen op de pdf verschijnt, en in welke volgorde.
Als je een kolom wenst toe te voegen, klik dan op toevoegen, kies je het kolom type. Je kan zowel standaardkolommen toevoegen (vb omschrijving, type, kostprijs, korting, BTW,...) als een kolom die informatie uit de artikelfiche haalt (vb gewicht, barcode, artikelnummer,...).
Bepaal zelf de kolombreedte (of laat dit automatisch gaan).
Bijgewerkt op: 15/04/2025
Dankuwel!