Question 1

Product updates

Accepted Answer

Updates 10/09/2024

Kopiëren en plakken: Het is mogelijk om lijnen te kopiëren vanuit een vergrendelde offerte, factuur en vordering.

Uitbreidingen importtemplate:

Artikels en posten: Lijntype

Updates 03/09/2024

Dynamische pdf-documenten: Pdf-documenten in de module 'bestellingen' kunnen ook geconfigureerd worden, net zoals offertes, orders, facturen en werkbonnen.

Uitbreidingen importtemplate:

Bestellingen: Ontvangen aantallen.
Klanten: Opmerkingen.
Materieel: Bedrijf
Posten: Lijntypes werden uitgebreid met P en H.

Uitbreidingen exportdocument:

Artikels: Aantal in verpakking, alternatieve verkoopeenheden en staffelprijzen.
Materieel: Adres
Installaties: Adres
Projecten: ID
Werkbonnen: Order

Updates 02/09/2024

Artikels: In de artikelfiche kan je een 'gewicht' toevoegen. Dit gewicht kan enkel uitgedrukt worden in kilogram. Maak je een interne bestelbon op, waarin dit artikel toegevoegd wordt, dan wordt er een totaalgewicht weergegeven van de interne bestelbon.
Formulieren: De hoogte en breedte van de foto's kunnen ingesteld worden via instellingen > algemene instellingen > pdf. De foto's worden ook gecentreerd en indien mogelijk (bij meerdere foto's) naast elkaar weergegeven.
Codabox: De mogelijkheden van Codabox werden uitgebreid. Zo kan Codabox geconfigureerd worden voor meerdere bedrijven in Robaws en worden ook uitgaven voortaan

Question 2

Hoe gebruik je vervangingscodes

Accepted Answer

E-mailberichten, standaard- en pdf-documenten kunnen gepersonaliseerd worden a.d.h.v. vervangingscodes.

Deze vervangingscodes bestaan uit enkele symbolen en een verwijzing naar de naam van een standaard- of extra veld van een bepaald document in Robaws. De vervangingscode wordt vervolgens omgezet naar de waarde van dit veld en wordt zo weergegeven in het E-mailbericht, standaard- en/of pdf-document.

Symbolen: || **$ { } Voorbeeld vervangingscode: || **${naam van het veld} Let op! ||| Bij een verwijzing naar een standaardveld in Robaws, dien je de Engelstalige naam van het reeds voorgeprogrammeerde veld te gebruiken. Een overzicht van deze codes wordt hieronder per module weergegeven. ||| Bij een verwijzing naar een extra veld in Robaws, dien je de opgegeven naam van dat extra veld te gebruiken.

Aankoopfacturen

Datum van vandaag : ${today}
Huidig tijdstip: ${now}
Factuurnummer: ${logicId}
Factuurnummer van de leverancier: ${invoiceNumber}
Status: ${status}
De factuur die gecrediteerd werd (enkel bij creditnota): ${originalLogicId}
Datum waarop document werd toegevoegd aan de inkomende factuur : ${originalDate}
Referentie leverancier: ${supplierReference}
Factuurdatum: ${date}
Vervaldatum: ${expireDate}
Boekingsdatum: ${bookingdate}
Totaal excl. BTW: ${total}
Totaal incl. BTW: ${totalIncBtw}
Naam verantwoordelijke: ${assignee}
Betaalvoorwaarden: ${paymentCondition}
Projectnummer: *

Question 3

Wat zijn de mogelijkheden van parameters in mijn posten?

Accepted Answer

Parameters

Parameters kunnen aangemaakt worden indien er met variabelen gerekend wordt in de post.

We gebruiken de post van het crisp artikel: "Hoe calculeer ik in Robaws?"

In de post geven we de mogelijkheid om een keuze te maken uit 2 kleuren verf. We kunnen echter pas de keuze maken indien we gebruik maken van een parameter.

Hoe gaan we te werk? We maken een nieuwe parameter aan en geven deze steeds een unieke naam. We stellen daarna in het veld “omschrijving” de parameter in vraag: welke kleur wordt er gebruikt? Deze vraag kan enkel maar beantwoord worden door de juiste kleur op te geven, namelijk blauw of rood. Om de mogelijkheid te krijgen deze waarden in te geven, schakelen we de functie “toon details” in.

Er wordt een extra kolom “mogelijke waarden” weergegeven waar we blauw of rood nu kunnen invullen. Let op! Om tekst te laten weergegeven door het systeem, plaatsen we beide waarden tussen aanhalingstekens (“). Drukken we vervolgens op de Enter-toets, dan wordt de waarde bewaard. In de laatste kolom “waarde” worden beide mogelijke waarden nu effectief als tekst weergegeven.

Een parameter om de kleur te kiezen hebben we aangemaakt. Deze parameter heeft echter nog geen invloed op het aantal

Question 4

Hoe werkt de Exact Online integratie?

Accepted Answer

Door de Robaws - Exact online integratie werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden zodat deze 1 op 1 overgenomen wordt in exact.

Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?

verkoopfacturen doorboeken naar Exact Online
aankoopfacturen doorboeken naar Exact Online
betaalstatus aan -en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws
btw tarieven koppelen
Robaws projecten doorsturen als kostenplaatsen naar Exact Online
Robaws activiteiten doorsturen als kostendrager naar Exact Online

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga je naar Instellingen > Integratie > Exact online Zet de actief knop aan. Je zal gevraagd worden om in te loggen in exact online & toestemming te geven. Als dit gelukt is, dan heb je met succes de verbinding tussen Robaws en Exact Online gelegd. Je kan best in de integratie nog het juiste "bedrijf" selecteren, ook al is er maar 1 beschikbaar.

||| Als je meerdere administraties hebt, is het belangrijk om toegang te geven tot alle administraties in het koppelscherm! Mocht je je vergist hebben, dien je de koppeling opnieuw te leggen nadat je de koppeling verwijderd hebt in exact online via mijn exact online > beveiligingscentrum > Machtigingen voor mijn apps > Robaws intrekken. ||| Het is belangrijk dat de gebruiker waar je de koppeling mee legt alle rechten heeft

Question 5

Robaws API

Accepted Answer

API

We distinguish two types of integrations: a **custom ** integration and a **marketplace ** integration. A custom integration is built for one specific customer to support a customer-specific process. A marketplace integration is a standard integration that is made available to all Robaws customers in the Robaws integration marketplace. The difference between the two lies in the authentication method. The requirements for a marketplace integration are slightly stricter.

Updates

See the API changelog

Reference documentation

https://app.robaws.com/swagger-ui/index.html

Your API integration should take into account the Robaws rate limiting response headers. HTTP 429 errors will be monitored. If they occur too often, Robaws team will intervene to temporarily block the integration until you provide a solution. More details about the rate limiting can be found in the reference documentation.

I want to build a custom integration

For custom integrations, HTTP Basic Authentication is the recommended authentication method. We recommend you to create a separate user in the customers' Robaws environment. If you check the box 'API only', the user is free of charge. It is considered a best practice to create a separate role for that user, granting only access to the modules needed by the integration.

I want to build a marketplace integration

For marketplace integrations, the OAuth2 Authorization Code flow is the required auth

Question 6

Hoe stel ik mijn e-mail in?

Accepted Answer

E-mail instellen per gebruiker

Bij profiel kan je jouw persoonlijk e-mailaccount instellen. Om de instellingen van jouw e-mailaccount te wijzigen, klik je bovenaan op jouw gebruikersnaam en klik je door naar 'profiel'.

Mocht er voor een specifieke gebruiker geen persoonlijk e-mailaccount geactiveerd zijn, dan zal Robaws terugvallen op het algemene e-mailaccount.

E-mail instellen per module en/of bedrijf

Je kan per module en/of bedrijf een e-mailaccount instellen. Handig om bijvoorbeeld onafhankelijk van de gebruiker, facturen te verzenden vanuit facturatie@jouwbedrijf.be. Om een bepaalde afspraak te bevestigen kan een e-mail dan bijvoorbeeld vanuit afspraak@jouwbedrijf.be verzonden worden.

Instellen van een e-mailaccount per module en/of per bedrijf doe je via instellingen > e-mail.

Het instellen en gebruiken van de verschillende e-mailaccounts, zal rekening houden met volgende volgorde:

Match op bedrijf & module
Match op module
Match op bedrijf
Persoonlijk e-mailadres > Gebruikersprofiel
Generieke (algemene) e-mailadres > Alle bedrijven en alle modules

||| Het e-mailaccount bij instellingen > facturen is verdwenen en werd verhuisd naar instellingen > e-mail.

E-mailhandtekening

Jouw handtekening zal op elke e-mail die je verstuurt vanuit ROBAWS wor

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën