E-mail template

Om een offerte, factuur, bestelling, ... te kunnen verzenden via e-mail heb je een e-mailtemplate nodig. Courante communicatie leg je vast in een template, zodat je bij het versturen van een e-mail hierop kan verder werken.

Voordelen:

Tijd besparen: je hoeft je tekst niet elke keer opnieuw in te voeren.
Consistent: zo zorg je ervoor dat jouw communicatie door meerdere collega's op een consistente en professionele manier wordt verzonden.
Fouten vermijden: in de template bepaal je al de juiste teksten en bijlagen. Zo zorg je ervoor dat belangrijke documenten, zoals de algemene voorwaarden, niet vergeten worden.

Maak gebruik van vervangingscodes om jouw e-mailtemplates nog verder te personaliseren.
Zo kan je automatisch de klant, het offertenummer, de projectnaam,... al opnemen in de communicatie.

Bijvoorbeeld:

Beste ${clientName},

Als bijlage kunt u de offerte ${logicId} terugvinden zoals besproken.
Met vriendelijke groeten

Aanmaken van een e-mailtemplate

Via Instellingen > module naar keuze > E-mailtemplates maak je een e-mailtemplate aan:

Veld	Omschrijving
Naam	Naam van de e-mailtemplate. Deze naam wordt weergegeven wanneer je meerdere e-mailtemplates hebt, zodat je de juiste keuze kunt maken.
CC	Vul hier één of meerdere e-mailadressen in die je standaard in cc wil zetten. Deze adressen worden telkens in cc geplaatst wanneer je een e-mail met deze template verstuurt.
BCC	Vul hier één of meerdere e-mailadressen in die je standaard in bcc wil zetten. Deze adressen worden telkens in bcc geplaatst wanneer je een e-mail met deze template verstuurt.
Onderwerp	Het onderwerp van de e-mail. Je kan vervangingscodes gebruiken om het onderwerp te automatiseren.
Berichttekst	De inhoud van de e-mail. Je maakt de tekst op met de opmaakbalk en gebruikt vervangingscodes om klantnaam, offertenummer, projectnaam,... automatisch te laten invullen.
Status bij verzenden e-mail aanpassen naar	Verstuur je een e-mail, dan kan de status automatisch aangepast worden naar bv. verzonden.
Status bij ontvangen e-mail aanpassen naar	Als de e-mail geopend wordt, kan de status automatisch aangepast worden naar bv. gelezen. Dit wordt geregistreerd aan de hand van een tracking pixel.
Status na aanvraag aanpassing	Digitaal ondertekenen: indien de ontvanger om een aanpassing vraagt, kan de status automatisch aangepast worden naar bv. aanpassing gevraagd.
Status na ondertekenen documenten	Digitaal ondertekenen: indien de ontvanger de bijlage digitaal goedkeurt, kan de status automatisch aangepast worden naar bv. online goedgekeurd.
Bijlagen samenvoegen	Hiermee verstuur je alle PDF-bijlagen als één samengevoegd PDF-document. Bijlagen die geen geldige PDF zijn, worden overgeslagen; je krijgt daarvan een melding.

De statusvelden zie je bij alle modules met statussen; bij de dagplanning en planningsitems ontbreken ze. De velden 'Status na aanvraag aanpassing' en 'Status na ondertekenen documenten' zie je bovendien alleen bij modules waar digitaal ondertekenen mogelijk is.

Vul in de statusvelden enkel bestaande statussen in. Deze velden zijn hoofdletter- en spatiegevoelig: de status die je intypt moet exact overeenkomen met een status die al in de module bestaat, anders wordt ze niet herkend.

'Status bij ontvangen e-mail aanpassen naar' werkt enkel in combinatie met 'Status bij verzenden e-mail aanpassen naar'. Robaws past de leesstatus namelijk alleen toe wanneer het document op dat moment nog exact de verzendstatus heeft. Laat je het verzendveld leeg of werd de status ondertussen manueel gewijzigd, dan blijft de status ongewijzigd.

Bijlagen toevoegen

Je kan aan een e-mailtemplate bestanden toevoegen die dan automatisch meegaan met elke e-mail die je met die template verstuurt. Denk aan je algemene voorwaarden of een brochure.

Je kiest uit volgende types:

Algemene bestanden
Standaard documenten
PDF templates: de PDF van het document zelf, bv. de offerte of de factuur
Systeembestanden
Formulieren

Je kan ook rechtstreeks een bestand van je computer opladen. De volgorde waarin je de bijlagen plaatst, is ook de volgorde waarin je klant ze ontvangt: versleep ze om die volgorde aan te passen.

Zo bezorg je je klant in één keer een compleet "offertemapje": een voorpagina, de offerte, de algemene voorwaarden en een afsluitpagina.

Verstuur je je facturen via Peppol, dan kies je de bijlagen bij het versturen zelf. Wil je de algemene voorwaarden altijd meesturen, leg ze dan vast als achterpagina in de PDF-template.

Wil je dat een bijlage ook op het ondertekenplatform te zien is bij digitaal ondertekenen? Vink dan bij die bijlage de optie 'Handtekening' aan. Doe je dat niet, dan gaat het bestand nog steeds als bijlage mee met de e-mail, maar je klant ziet het niet bij het ondertekenen.

Bijgewerkt op: 31/08/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!