Hoe beheer ik mijn factuurnummers in ROBAWS?
Iedere factuur krijgt een uniek nummer, een factuurnummer. Het is wettelijke verplicht dat facturen een uniek en opvolgend nummer moeten hebben.
Maar naast het wettelijk aspect, is het ook nog belangrijk voor de volgende redenen:
Overzicht bewaren: het helpt om snel de juiste factuur terug te vinden.
Administratie overzichtelijk houden: factuurnummers zorgen ervoor dat de facturen netjes kunnen geordend worden.
Sneller oplossen van problemen: als een klant vraagt of de factuur al werd betaald of niet, dan kan adhv het factuurnummer direct de juiste factuur opzoeken.
Voor je facturen begint aan te maken in ROBAWS, is het belangrijk dat jouw factuurnummers correct lopen.
Dit kan je doen door de instellingen in jouw dagboeken in ROBAWS aan te passen. Het is uiteraard mogelijk om achteraf, indien nodig, handmatig een factuurnummer aan te passen.
Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan.
De prefix wordt meestal opgebouwd uit het jaartal (y):
Fyy = De prefix voor 2024 zal hier vertaald worden als F24
Fyyyy = De prefix voor 2024 zal hier vertaald worden als F2024
Het aantal nummers na de prefix zal automatisch starten vanaf 1.
Bijvoorbeeld prefix Fyy met 4 nummers: F240001. of prefix Fyy met 5 nummers: F202500001.
Stel dat je met ROBAWS van start gaat in het midden van het jaar, dan kan je ervoor zorgen dat de factuurnummers mooi doorlopen via ' wijzig volgend nummer'. Je geeft eerst aan voor welk jaar je dit wenst aan te passen en vervolgens geef je het juiste nummer in.
Bijvoorbeeld: jouw laatste factuurnummer in jouw vorig softwarepakket was F20240023. Dan vul je bij 'wijzig volgend nummer' nu 24 in.
Bedrijf
Als je meerdere bedrijven hebt in ROBAWS, dan maak je hiervoor ook verschillende dagboeken aan.
Bij het opmaken van een factuur, zal je telkens de vraag krijgen welke dagboekcode je wenst te gebruiken. Zo is het mogelijk dat de factuurnummers per bedrijf opeenvolgend zijn. Eenmaal je een factuur hebt aangemaakt in een bepaald dagboek, is het niet meer mogelijk om het toegewezen bedrijf te gaan wijzigen.
Bij het gebruik van meerdere bedrijven (dagboeken) binnen één ROBAWS is het mogelijk om factuurnummers te hergebruiken onder een ander dagboek, met andere woorden kan een factuurnummer meermaals voorkomen telkens onder een ander bedrijf (dagboek).
Automatisch inboeken
Per dagboek kan je instellen dat facturen en/of creditnota's automatisch ingeboekt mogen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Indien deze functie uitgeschakeld is, dan wordt elke factuur/creditnota van dat dagboek opgemaakt als een proforma factuur/creditnota.
Gebruik factuurnummers voor creditnota's
Indien deze optie geactiveerd is, zal er geen aparte nummering worden opgemaakt voor creditnota's.
Denk goed na voor je factuurnummers aanpast! Factuurnummers moeten mooi doorlopen. Daarom is het aangewezen enkel de factuurnummer aan te passen met het hoogste nummer. Anders wordt er een "gat" gemaakt in de factuur opvolging. Een betere oplossing is vaak een creditnota of de originele factuur gegevens aan te passen.
Als je in een factuur zit in ROBAWS en je wenst om een of andere reden het factuurnummer aan te passen, dan is het mogelijk om dit aan te passen via 'wijzig nummer'.
Bij opmaak van een nieuwe factuur zal ROBAWS automatisch doortellen op de hoogste beschikbare jaarnummer. Maar wanneer deze handmatig werd aangepast dan blijft het systeem verder tellen op het laatste factuurnummer die automatisch werd gegenereerd.
Daarom is het belangrijk om het dagboek in de instellingen aan te passen en daar 'wijzig volgend nummer' correct in te vullen.
Bijvoorbeeld: Je hebt een factuur F240009 die je handmatig hebt aangepast. Het factuurnummer daarvoor is F240008 en werd automatisch aangemaakt door ROBAWS. Maar als ik nu een factuur zou aanmaken, dan is het factuurnummer F240009. Om dit op te lossen, ga je naar jouw dagboek instellingen en vul je bij 'wijzig volgend nummer' 10 in. Als je nu facturen aanmaakt, zal het factuurnummer weer automatisch correct zijn en is de volgorde weer in orde.
Om jouw dagboek toe te voegen of aan te passen ga je naar Instellingen > Facturen > Dagboeken
Maar naast het wettelijk aspect, is het ook nog belangrijk voor de volgende redenen:
Overzicht bewaren: het helpt om snel de juiste factuur terug te vinden.
Administratie overzichtelijk houden: factuurnummers zorgen ervoor dat de facturen netjes kunnen geordend worden.
Sneller oplossen van problemen: als een klant vraagt of de factuur al werd betaald of niet, dan kan adhv het factuurnummer direct de juiste factuur opzoeken.
Gebruik
Voor je facturen begint aan te maken in ROBAWS, is het belangrijk dat jouw factuurnummers correct lopen.
Dit kan je doen door de instellingen in jouw dagboeken in ROBAWS aan te passen. Het is uiteraard mogelijk om achteraf, indien nodig, handmatig een factuurnummer aan te passen.
Dagboek aanpassen
Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan.
De prefix wordt meestal opgebouwd uit het jaartal (y):
Fyy = De prefix voor 2024 zal hier vertaald worden als F24
Fyyyy = De prefix voor 2024 zal hier vertaald worden als F2024
Het aantal nummers na de prefix zal automatisch starten vanaf 1.
Bijvoorbeeld prefix Fyy met 4 nummers: F240001. of prefix Fyy met 5 nummers: F202500001.
Stel dat je met ROBAWS van start gaat in het midden van het jaar, dan kan je ervoor zorgen dat de factuurnummers mooi doorlopen via ' wijzig volgend nummer'. Je geeft eerst aan voor welk jaar je dit wenst aan te passen en vervolgens geef je het juiste nummer in.
Bijvoorbeeld: jouw laatste factuurnummer in jouw vorig softwarepakket was F20240023. Dan vul je bij 'wijzig volgend nummer' nu 24 in.
Extra functionaliteiten bij dagboeken:
Bedrijf
Als je meerdere bedrijven hebt in ROBAWS, dan maak je hiervoor ook verschillende dagboeken aan.
Bij het opmaken van een factuur, zal je telkens de vraag krijgen welke dagboekcode je wenst te gebruiken. Zo is het mogelijk dat de factuurnummers per bedrijf opeenvolgend zijn. Eenmaal je een factuur hebt aangemaakt in een bepaald dagboek, is het niet meer mogelijk om het toegewezen bedrijf te gaan wijzigen.
Bij het gebruik van meerdere bedrijven (dagboeken) binnen één ROBAWS is het mogelijk om factuurnummers te hergebruiken onder een ander dagboek, met andere woorden kan een factuurnummer meermaals voorkomen telkens onder een ander bedrijf (dagboek).
Automatisch inboeken
Per dagboek kan je instellen dat facturen en/of creditnota's automatisch ingeboekt mogen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Indien deze functie uitgeschakeld is, dan wordt elke factuur/creditnota van dat dagboek opgemaakt als een proforma factuur/creditnota.
Gebruik factuurnummers voor creditnota's
Indien deze optie geactiveerd is, zal er geen aparte nummering worden opgemaakt voor creditnota's.
Factuurnummers handmatig aanpassen
Denk goed na voor je factuurnummers aanpast! Factuurnummers moeten mooi doorlopen. Daarom is het aangewezen enkel de factuurnummer aan te passen met het hoogste nummer. Anders wordt er een "gat" gemaakt in de factuur opvolging. Een betere oplossing is vaak een creditnota of de originele factuur gegevens aan te passen.
Als je in een factuur zit in ROBAWS en je wenst om een of andere reden het factuurnummer aan te passen, dan is het mogelijk om dit aan te passen via 'wijzig nummer'.
Bij opmaak van een nieuwe factuur zal ROBAWS automatisch doortellen op de hoogste beschikbare jaarnummer. Maar wanneer deze handmatig werd aangepast dan blijft het systeem verder tellen op het laatste factuurnummer die automatisch werd gegenereerd.
Daarom is het belangrijk om het dagboek in de instellingen aan te passen en daar 'wijzig volgend nummer' correct in te vullen.
Bijvoorbeeld: Je hebt een factuur F240009 die je handmatig hebt aangepast. Het factuurnummer daarvoor is F240008 en werd automatisch aangemaakt door ROBAWS. Maar als ik nu een factuur zou aanmaken, dan is het factuurnummer F240009. Om dit op te lossen, ga je naar jouw dagboek instellingen en vul je bij 'wijzig volgend nummer' 10 in. Als je nu facturen aanmaakt, zal het factuurnummer weer automatisch correct zijn en is de volgorde weer in orde.
Instellingen
Om jouw dagboek toe te voegen of aan te passen ga je naar Instellingen > Facturen > Dagboeken
Bijgewerkt op: 20/11/2024
Dankuwel!