Hoe beheer ik mijn factuurnummers in Robaws?
Elke factuur krijgt een uniek nummer toegekend, het factuurnummer. Het is wettelijk verplicht dat facturen een uniek en opvolgend nummer hebben.
Snel naar:
- Hoe bepaal ik mijn factuurnummers?
- Mijn nummering klopt niet meer - wat nu?
- Nummering aanpassen aan het nieuw boekjaar
Hoe bepaal ik mijn nummering van de facturen?
Het factuurnummer wordt bepaald door het dagboek: op basis van de instellingen op dat dagboek wordt het nummer samengesteld.
Een factuur- of creditnotanummer bestaat uit een prefix, een volgnummer en eventueel een suffix. Het aantal cijfers van het volgnummer (#Nummers) stel je ook in op het dagboek.
In de prefix en de suffix kan je het jaar en de maand van de factuurdatum laten invullen:
- Fyy wordt voor een factuur van 2026 F26
- Fyyyy wordt F2026
- FyyMM wordt voor een factuur van oktober 2026 F2610
Staat het jaartal in de prefix of de suffix, dan begint de nummering elk nieuw jaar opnieuw bij 1. De maand heeft geen invloed op de teller: de reeks begint niet elke maand opnieuw.
Mijn nummering klopt niet meer - Wat nu?
Nadat je een factuur aangemaakt hebt, krijgt je factuur een nummering toegekend. Stel dat dit nummer niet meer klopt volgens de automatische nummering moet je 2 stappen doorlopen om de automatische nummering terug correct te krijgen.
- Factuurnummer manueel aanpassen
- Volgend nummer wijzigen in de dagboek instellingen
Factuurnummer manueel aanpassen
Voor de reeds aangemaakte factuur zal je het nummer manueel moeten aanpassen. Dit doe je door in de factuur bovenaan op de actieknop wijzig nummer (potlood) te klikken.
Je kan hierbij manueel het nummer ingeven dat deze factuur moet krijgen.
Volgend nummer wijzigen in de dagboek instellingen
De automatische nummering kan je opnieuw correct laten verlopen door het volgend nummer in te stellen op het dagboek.
Je gaat hiervoor naar de instellingen van het dagboek (instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken). Je opent het dagboek waarvoor je de nummering wenst correct te plaatsen.
Na klikken op 'wijzig volgend nummer' kan je de nummering voor een bepaald jaar opnieuw automatisch laten verlopen door het volgend nummer in te geven dat een factuur moet krijgen.
Nummering aanpassen aan het nieuw boekjaar
Mijn boekjaar start op 1 januari
Als je nieuw boekjaar start op 1 januari, en je factuurnummers worden opgebouwd met de prefix 'Fyy', dan hoef je niets te doen. Bij het begin van een nieuw jaar wijzigt de prefix dan automatisch en begint de nummering van je facturen opnieuw bij 1.
Voorbeeld: je laatste factuur van 2024 is F240358. Automatisch zal je eerste factuur in 2025 het volgende nummer hebben: F250001.
Mijn boekjaar start NIET op 1 januari
Als je nieuw boekjaar niet start op 1 januari, maar op een ander moment, dan moet je bij het begin van een nieuw boekjaar eenmalig manueel de nummering aanpassen.
- ga bij het begin van het nieuw boekjaar naar instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken
- klik het juiste verkoopdagboek open
- wijzig manueel je prefix naar het juiste jaar
- als je de nummering vanaf 1 wilt laten starten voor het nieuwe boekjaar, klik op 'wijzig volgend nummer'
- pas het 'volgend nummer' aan naar 1 -> je ziet bij het voorbeeld het nummer van je volgende factuur staan
Bijgewerkt op: 16/10/2026
Dankuwel!