Gebruik van dagboeken
Een dagboek gebruik je om in Robaws een nummering toe te kennen aan je factuur/creditnota. Een dagboek is een essentieel instrument voor de facturatie.
Aan je dagboek is een bedrijf gekoppeld waarop het dagboek toepassing heeft. Op deze manier is het mogelijk om meerdere bedrijven te gebruiken in Robaws en de facturatie gescheiden te houden.
Voorbeeld:
In mijn omgeving in Robaws heb ik 2 bedrijven lopen (Robaws Bv en Eforge). Beide bedrijven volgen een andere facturatienummering. Ik maak 2 verschillende dagboeken voor de 2 verschillende bedrijven aan.
Via instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken kan je de dagboeken aanmaken.
Bij het aanmaken is het maken van de juiste instellingen belangrijk voor het verdere gebruik van de dagboeken. Onderstaande instellingen zijn belangrijk bij het aanmaken van de dagboeken.
Type: dit is het type waarvoor het dagboek gebruikt wordt (verkoop = verkoopfacturen, aankoop = aankoopfacturen)
Facturen/creditnota: je kiest waarvoor dit dagboek gebruikt moet worden. Indien je een andere nummering hanteert voor creditnota's, zal je een apart dagboek moeten aanmaken.
Bedrijven: je kiest voor welke bedrijven dit dagboek gebruikt mag worden.
Indien er iets verkeerd loopt met de automatische nummering, heeft dit te maken met een instelling op het dagboek. Over het beheer van je facturatienummering kan je meer info terugvinden via volgend artikel: Hoe beheer ik mijn factuurnummers?
Het gebruik van een dagboek situeert zich in de modules facturen en aankoopfacturen.
Er zijn 4 manieren voor het maken van een factuur/aankoopfactuur in Robaws die een andere flow volgen bij het bepalen van een dagboek.
Aanmaken van een losse factuur/creditnota vanuit het overzicht van facturen/aankoopfacturen
Aanmaken van een factuur vanuit een bestaand document (bv. factuur aanmaken vanuit een offerte)
Aanmaken van een factuur vanuit een abonnement
Aanmaken van een aankoopfacturen door te versturen naar de Robawsbox
1. Aanmaken van een losse factuur/creditnota vanuit het overzicht
Als je vertrekt vanuit het overzicht van facturen/creditnota's kan je een losse factuur of creditnota aanmaken via het + teken bovenaan.
In dat geval krijg je alle mogelijke combinaties van een dagboek in combinatie met bedrijf tussen haakjes.
Je kiest hier de correcte combinatie om een factuur aan te maken. De correcte nummering van het dagboek wordt toegepast én het bedrijf wordt automatisch ingevuld als een vast, niet te wijzigen veld.
2. Aanmaken van een factuur vanuit een bestaand document
Bij het maken van een factuur vanuit een bestaand document (bv. offerte) waar reeds een bedrijf gekoppeld is, zal beroep gedaan worden op het dagboek waar dit bedrijf aan gekoppeld is.
Indien er 1 dagboek is waar het bedrijf aan gekoppeld is, zal automatisch dit dagboek gebruikt worden.
Indien er meerdere dagboeken zijn waar het bedrijf aan gekoppeld is, zal je de keuze krijgen tussen deze selectie van dagboeken gekoppeld aan het bedrijf van het document.
3. Aanmaken van een factuur vanuit een abonnement
Heb je een abonnement van waaruit een factuur aangemaakt wordt op de volgende uitvoeringsdatum? Dan wordt er gebruik gemaakt van het dagboek die gekoppeld is aan dit abonnement om de factuur aan te maken.
Indien er geen geldig dagboek gekoppeld is aan het abonnement, zal je hiervan een melding ontvangen. In dat geval voeg je een dagboek in op je abonnement.
4. Aanmaken van een aankoopfactuur via de Robawsbox
Een aankoopfactuur kan aangemaakt worden door een factuur te versturen naar de Robawsbox. Het dagboek die gekoppeld staat aan deze Robawsbox, zal gebruikt worden om de nummering en bedrijf van de aankoopfactuur te bepalen.
Een dagboek instellen doe je via instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken. Je klikt op '+ toevoegen' om een dagboek aan te maken.
Instellingen die je doet voor het dagboek:
Aan je dagboek is een bedrijf gekoppeld waarop het dagboek toepassing heeft. Op deze manier is het mogelijk om meerdere bedrijven te gebruiken in Robaws en de facturatie gescheiden te houden.
Voorbeeld:
In mijn omgeving in Robaws heb ik 2 bedrijven lopen (Robaws Bv en Eforge). Beide bedrijven volgen een andere facturatienummering. Ik maak 2 verschillende dagboeken voor de 2 verschillende bedrijven aan.
Dagboek aanmaken
Via instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken kan je de dagboeken aanmaken.
Bij het aanmaken is het maken van de juiste instellingen belangrijk voor het verdere gebruik van de dagboeken. Onderstaande instellingen zijn belangrijk bij het aanmaken van de dagboeken.
Type: dit is het type waarvoor het dagboek gebruikt wordt (verkoop = verkoopfacturen, aankoop = aankoopfacturen)
Facturen/creditnota: je kiest waarvoor dit dagboek gebruikt moet worden. Indien je een andere nummering hanteert voor creditnota's, zal je een apart dagboek moeten aanmaken.
Bedrijven: je kiest voor welke bedrijven dit dagboek gebruikt mag worden.
Indien er iets verkeerd loopt met de automatische nummering, heeft dit te maken met een instelling op het dagboek. Over het beheer van je facturatienummering kan je meer info terugvinden via volgend artikel: Hoe beheer ik mijn factuurnummers?
Gebruik
Het gebruik van een dagboek situeert zich in de modules facturen en aankoopfacturen.
Er zijn 4 manieren voor het maken van een factuur/aankoopfactuur in Robaws die een andere flow volgen bij het bepalen van een dagboek.
Aanmaken van een losse factuur/creditnota vanuit het overzicht van facturen/aankoopfacturen
Aanmaken van een factuur vanuit een bestaand document (bv. factuur aanmaken vanuit een offerte)
Aanmaken van een factuur vanuit een abonnement
Aanmaken van een aankoopfacturen door te versturen naar de Robawsbox
1. Aanmaken van een losse factuur/creditnota vanuit het overzicht
Als je vertrekt vanuit het overzicht van facturen/creditnota's kan je een losse factuur of creditnota aanmaken via het + teken bovenaan.
In dat geval krijg je alle mogelijke combinaties van een dagboek in combinatie met bedrijf tussen haakjes.
Je kiest hier de correcte combinatie om een factuur aan te maken. De correcte nummering van het dagboek wordt toegepast én het bedrijf wordt automatisch ingevuld als een vast, niet te wijzigen veld.
2. Aanmaken van een factuur vanuit een bestaand document
Bij het maken van een factuur vanuit een bestaand document (bv. offerte) waar reeds een bedrijf gekoppeld is, zal beroep gedaan worden op het dagboek waar dit bedrijf aan gekoppeld is.
Indien er 1 dagboek is waar het bedrijf aan gekoppeld is, zal automatisch dit dagboek gebruikt worden.
Indien er meerdere dagboeken zijn waar het bedrijf aan gekoppeld is, zal je de keuze krijgen tussen deze selectie van dagboeken gekoppeld aan het bedrijf van het document.
3. Aanmaken van een factuur vanuit een abonnement
Heb je een abonnement van waaruit een factuur aangemaakt wordt op de volgende uitvoeringsdatum? Dan wordt er gebruik gemaakt van het dagboek die gekoppeld is aan dit abonnement om de factuur aan te maken.
Indien er geen geldig dagboek gekoppeld is aan het abonnement, zal je hiervan een melding ontvangen. In dat geval voeg je een dagboek in op je abonnement.
4. Aanmaken van een aankoopfactuur via de Robawsbox
Een aankoopfactuur kan aangemaakt worden door een factuur te versturen naar de Robawsbox. Het dagboek die gekoppeld staat aan deze Robawsbox, zal gebruikt worden om de nummering en bedrijf van de aankoopfactuur te bepalen.
Instellingen
Een dagboek instellen doe je via instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken. Je klikt op '+ toevoegen' om een dagboek aan te maken.
Instellingen die je doet voor het dagboek:
Instelling | Uitleg |
---|---|
Naam | Geef je dagboek een herkenbare naam zodat je weet welk dagboek je moet selecteren bij het aanmaken van een factuur. |
Type | Kies voor verkoop of aankoop. Afhankelijk vanuit welke module de factuur aangemaakt wordt zal hierop beroep gedaan worden. |
Facturen/Creditnota | Waarop heeft mijn dagboek toepassing? |
Dagboek code | Code die gebruikt wordt in het boekhoudprogramma. |
UBL e-mailadres | Het e-mailadres van het boekhoudprogramma waarnaar de factuur verstuurd wordt. |
Automatisch inboeken | Bij het activeren van deze functie, wordt automatisch factuurnummer toegekend, anders zal eerst een PROFORMA factuur aangemaakt worden. |
Bedrijven | Bedrijven die van toepassing zijn voor dit dagboek |
Prefix | Het voorvoegsel van de nummer (Bv: Fyy -> indien je de factuur wenst te starten met het jaartal waarin we ons bevinden) |
Suffix | Het navoegsel van de nummer |
Bijgewerkt op: 03/02/2025
Dankuwel!