Hoe maak ik een voorschotfactuur?
In Robaws kan je een voorschotfactuur maken vanuit de financiële planning die gekoppeld is aan een offerte. Via de financiële planning wordt een historiek van de reeds aangerekende voorschotten bewaard en worden deze nadien in de slotfactuur in mindering gebracht.
Financiële planning
De financiële planning is een luik dat gekoppeld is aan een offerte. Je kan deze financiële planning raadplegen op de offerte en het project.
Op deze financiële planning kan je verschillende fases aanmaken die je kan factureren volgens de ingegeven instellingen.
Om te factureren vanuit de financiële planning doorloop je volgende stappen:
- Maak via het tabje 'financiële planning' op offerte of project een nieuwe fase aan. Dit doe je door te klikken op 'toevoegen'.
- Kies de manier waarop je wenst te factureren (percentage, vaste prijs, slotfactuur).
- Indien je 1 fase wenst te factureren, kan je naast die lijn op het oranje 'factureren' klikken om de factuur te maken.
- Indien je meerdere fases wenst te factureren, kan je de fases selecteren via het selectievakje en onderaan op 'factureren' klikken om de factuur te maken.
Van zodra je bovenstaande stappen doorlopen hebt, zal een factuur gemaakt worden en zal je deze ook zien als link in de 'financiële planning'.
Als je reeds een factuur hebt opgemaakt, dan kan je deze ook handmatig toewijzen aan een fase. De voorwaarde hierbij is dat de factuur gericht is aan de klant/eindklant die ook een link heeft met de offerte.
Om een reeds aangemaakte factuur toe te wijzen in de financiële planning doorloop je volgende stappen:
- Selecteer de fase waaraan je de factuur wil toewijzen.
- Klik op 'factuur toewijzen'.
- Kies de factuur die je wenst toe te wijzen en klik op 'toewijzen'.
- De factuur wordt gelinkt aan de fase in de financiële planning.
Werk je met een korting of toeslag op de offerte, dan zal deze als volgt mee overgenomen worden naar de voorschotfactuur:
- Netto percentage kortingen/toeslagen: deze worden as-is overgenomen naar de voorschotfactuur.
- Netto vaste bedragen kortingen/toeslagen: deze worden enkel overgenomen bij een slotfactuur.
Bijkomende instellingen
Via instellingen > offertes > instellingen kan je bijkomende instellingen doen met betrekking tot de financiële planning.
Instellingen financiële planning | Uitleg van de instelling |
|---|---|
Factureer percentage van fase | Bepaal hoe de omschrijving op de factuur opgebouwd is bij gebruik van 'percentage'. Dit kan je opbouwen door gebruik te maken van vervangingscodes. |
Factureer vaste prijs van fase | Bepaal hoe de omschrijving op de factuur opgebouwd is bij gebruik van 'vaste prijs'. Dit kan je opbouwen door gebruik te maken van vervangingscodes. |
Fase facturatie cumulatieve strategie | Maak een keuze tussen hoe er gefactureerd moet worden: simpel, cumulatief of vragen |
Een voorschotfactuur kan opgemaakt worden op basis van 2 facturatiestrategieën:
- Simpel: In de factuur wordt slechts 1 lijn weergegeven met het bedrag van het opgegeven percentage of vaste prijs in de offerte.
- Cumulatief: Deze strategie geeft aan hoeveel er tot nu toe mag gefactureerd worden, en vermindert dit bedrag met de vorige voorschotfacturen. Dit wordt zowel in Robaws als op de factuur pdf duidelijk weergegeven.
Wens je pas bij het opmaken van een voorschotfactuur een facturatiestrategie te kiezen, dan selecteer je 'vragen' bij de instellingen. Bij het factureren van een fase wordt dan gevraagd in welke facturatiestrategie de factuur opgemaakt mag worden.
Rechtstreeks in de factuur voorschot aanmaken
Dit is een verouderde manier van werken die volledig wordt afgeraden. Ze wordt hieronder voor de volledigheid meegegeven maar niet aangeraden.
In een verkoopfactuur heb je een venster 'voorschotfactuur'. Om dit venster te verkrijgen moet je de functie 'voorschot factuur mogelijk' activeren via instellingen > facturen > instellingen.
In dit venster kan je aanduiden over welke factuur het gaat (voorschotfactuur of slotfactuur) en het daarbij horende percentage ingeven.
In dat geval zal bij de omzetting naar de PDF omgerekend worden welk bedrag op de PDF moet staan als voorschot.
Het nadeel bij deze manier om te factureren is dat er geen historiek bewaard wordt. Pas je later iets aan in de factuur waardoor het factuurbedrag wijzigt zal er geen rekening gehouden met het eerder gefactureerde bedrag bij het maken van een slotfactuur. Deze methode is dus zeer foutgevoelig daar er enkel een percentage wordt gefactureerd op het huidige factuurbedrag.
Bijgewerkt op: 07/05/2026
Dankuwel!