Combinatie van voorschotfactuur en vorderingen

Een offerte wordt niet altijd in één keer gefactureerd, dit gebeurt vaak in deelfacturen. Dit kunnen facturen zijn die vanuit de financiële planning worden opgesteld (in schijven / termijnen), of vanuit een vordering.

Indien je geen overzicht van de vorige deelfacturen wenst weer te geven op de factuur, werk je met de simpele facturatiestrategie. Dit is de meest courante werkwijze.
In sommige gevallen is het wel gewenst om bij het opstellen van de volgende deelfactuur (of slotfactuur) een overzicht van de vorige deelfacturen weer te geven op de factuur. Dit gebeurt aan de hand van een cumulatieve facturatiestrategie.

Factureren via een combinatie van voorschotfactuur en vorderingen

Als je met een combinatie van voorschotten en vorderingen werkt, zal je facturatie er meestal als volgt uitzien:

1ste factuur = voorschotfactuur: vanuit de financiële planning op offerte of project
2de factuur = op basis van de eerste vorderingsstaat

Voor de 2de (en volgende) facturen, kan je een facturatiestrategie bepalen in de instellingen van de vorderingen. Die strategie zal bepalen of je voorschotfactuur automatisch wordt afgehouden van de 1ste vorderingsfactuur, en of de vorige deelfacturen weergegeven worden op de factuur.

Er zijn 2 strategieën mogelijk: simpel of cumulatief.

Simpel

Dit is de meest courante facturatiestrategie:

De voorschotfactuur zal niet automatisch worden afgehouden van de 1ste vordering.
De deelfacturen (voorschotfactuur, facturen van vorige vorderingen) zullen niet in een aparte weergave getoond worden op de vorderingsfiche en factuurfiche.
De factuur wordt opgesteld zonder de vorige deelfacturen te vermelden.

Cumulatief

De voorschotfactuur zal automatisch volledig worden afgehouden van de 1ste vordering (tenzij je ze manueel verwijdert uit het apart overzicht).
De deelfacturen (voorschotfactuur, facturen van vorige vorderingen) zijn zichtbaar in een apart overzicht op de vorderingsfiche en factuurfiche.
De factuur wordt opgesteld met vermelding van alle voorgaande deelfacturen.

Vragen

Moet je soms simpel en soms cumulatief factureren? Dan kan je de strategie 'vragen' instellen. Bij elke vorderingsfactuur zal eerst de vraag gesteld worden of je simpel of cumulatief wilt factureren.

Opgelet! Bij de strategie 'vragen' zal de voorschotfactuur wel altijd zichtbaar zijn op de vorderingsfiche, en afhankelijk van je keuze (simpel of cumulatief), zal ze al dan niet afgetrokken worden van de 1ste vordering.

Facturatiestrategie instellen

Je kan de juiste strategie aanpassen via instellingen > vorderingen > instellingen > 'fase facturatie cumulatieve strategie'.

Hoe ziet het overzicht van deelfacturen eruit?

In Robaws - op de vordering

Op de vordering in Robaws is er een apart venster waarin de voorschotfacturen uit de financiële planning worden weergegeven (hieronder in rood).

Opgelet, deze voorschotten zullen automatisch van de 1ste vordering worden afgehouden.

Wens je de voorschotten niet automatisch te laten afhouden? Dan kan je ervoor kiezen om dit venster niet te zien: indien de facturatiestrategie bij instellingen > offerte OF vorderingen op 'simpel' staat, zal dit venster niet verschijnen.

In Robaws - op de factuur vanuit een vordering

Op de factuur in Robaws is er een apart venster waarin de vorige deelfacturen worden weergegeven (hieronder in rood).

Dit verschijnt enkel indien er een voorgaande deelfactuur was en als je kiest om gecumuleerd te factureren.

Op de factuurlijnen wordt enkel de huidige vorderingsstaat weergegeven, met het totaalbedrag te vorderen. (hieronder in groen).

Het totaalbedrag van de factuur houdt enkel rekening met het bedrag dat nog niet gefactureerd werd.

Op de factuur (pdf)

Op de factuur pdf voor de klant wordt cumulatief weergegeven wat tot nu toe kan gefactureerd worden, en daar worden de deelfacturen (voorschot- of vorderingsfacturen) van afgehouden.

FAQ

Waarom zie ik mijn voorschotfactuur niet staan op mijn 1ste vordering?

Het overzicht wordt enkel getoond als aan al deze voorwaarden wordt voldaan:

de voorschotfactuur moet voor de 1ste vordering opgesteld zijn
ze moet via de financiële planning van de offerte of het project opgesteld zijn
ze moet aan de offerte van de vordering gekoppeld zijn
de facturatiestrategie van facturen EN vorderingen mag niet op 'simpel' staan

Waarom zie ik geen overzicht van deelfacturen op mijn factuur?

Het overzicht wordt enkel getoond als je kiest voor de cumulatieve facturatiestrategie EN:

als er al een vorige deelfactuur opgesteld werd: dan wordt het overzicht met de vorige deelfacturen altijd weergegeven
of als de facturatiestrategie van facturen EN vorderingen niet op 'simpel' staat. Ook als er nog geen deelfactuur was, zie je toch het (leeg) overzicht zodat je manueel kan aanvullen indien gewenst.

Kan ik een deelfactuur toevoegen aan het overzicht?

Ja, je kan dit doen door op het + teken in het overzicht te klikken en een factuur op te zoeken.

Dit kan handig zijn als je een 'losse' deelfactuur opgesteld hebt (niet via de financiële planning) en deze toch wilt meenemen in het overzicht.

De voorschotfactuur mag niet worden afgehouden van de 1ste vordering

Als je voorschotfactuur op de 1ste vordering verschijnt in het overzicht van deelfacturen, zal ze automatisch afgehouden worden van de 1ste vordering als de facturatiestrategie 'cumulatief' ingesteld staat bij vorderingen.

Wil je dit niet, dan zijn er 3 oplossingen:

verwijder manueel de voorschotfactuur uit het overzicht van deelfacturen.
stel de facturatiestrategie bij instellingen > vorderingen in op 'simpel' (dan zie je het overzicht van deelfacturen niet meer, maar kan je enkel nog simpel factureren vanuit de vordering).
stel de facturatiestrategie bij instellingen > offertes in op 'simpel' (dan zie je het overzicht van deelfacturen niet meer, en kan je toch nog cumulatief factureren vanuit de vordering)

Kan ik een deel van mijn voorschotfactuur aftrekken van de 1ste vordering?

Dit kan niet via de deelfacturen. Je kan dit wel doen op volgende manier:

verwijder de voorschotfactuur uit het overzicht van deelfacturen op de 1ste vordering (anders wordt deze volledig afgehouden van de 1ste vordering)
voeg een lijn toe op de vordering, vink 'VR' aan, vul het bedrag van de voorschotfactuur als negatief bedrag in, zet bij aantal 1.
je kan deze lijn nu geleidelijk aan vorderen, vb op vordering 1 vorder je 20% terug van de voorschotfactuur.

Wat als het bedrag van de voorschotfactuur hoger is dan het bedrag van de 1ste vordering?

Als je voorschotfactuur op het overzicht van de deelfacturen staat in je 1ste vordering, en je factureert deze cumulatief, zal deze normaalgezien worden afgehouden van de factuur. Als het bedrag van de voorschotfactuur echter het bedrag van de 1ste vordering overschrijdt, dan zal er een pop-up venster verschijnen om je te waarschuwen.

Bijgewerkt op: 12/05/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!