Rechnungsarten (Journal, Buchungsjournal)
Eine Rechnungsart ist eine Methode, um in der Fakturierung eine logische Nummerierung und chronologische Reihenfolge der Rechnungen/Einkaufsrechnungen sicherzustellen. Dies gewährleistet eine korrekte Buchführung.
Beispiel: Für das Unternehmen Robaws habe ich eine Rechnungsart für das Buchungsjahr 2024 eröffnet. Diese Rechnungsart sorgt dafür, dass unter anderem alle meine Rechnungsnummern in der gewünschten Reihenfolge fortlaufend nummeriert sind (z. B. F240001).
Sowohl für Verkaufs- als auch für Einkaufsrechnungen können separate Journale erstellt werden. Du kannst dich auf eine einzige Rechnungsart beschränken oder mehrere Rechnungsarten verwenden. Letzteres ist besonders interessant, wenn Sie in Robaws mit mehreren Unternehmen arbeiten.
Es besteht auch die Möglichkeit, eine Rechnungsart bereits einem spezifischen Unternehmen zuzuordnen.
Verwendung
Die Nutzung einer Rechnungsart in Robaws bezieht sich auf die Module Rechnungen und Eingangsrechnungen.
Beim Erstellen einer Einzelrechnung hast du die Wahl zwischen den in den Einstellungen definierten Rechnungsarten. Du wählst die passende Rechnungsart, um die richtige Rechnungsnummer festzulegen.
Beim Erstellen einer Rechnung aus z.B. einem Projekt wird zunächst geprüft, ob dem Unternehmen bereits ein Rechnungsart (Journal) zugeordnet ist. Falls keine Rechnungsart zugeordnet ist, klannst du auch hier manuell die gewünschte Rechnungsart auswählen, um die Rechnung zu erstellen.
Einstellungen
Eine Rechnungsart wird über Algemeine Einstellungen > Finanziell > Rechnungsarten eingerichtet.
- Klicke auf
+ hinzufügen, um eine neue Rechnungsart zu erstellen.
Einstellung | Erklärung |
|---|---|
Name | Gib der Rechnungsart einen Namen. Dies ist wichtig, um die verschiedenen Rechnungsarten klar voneinander unterscheiden zu können. |
Typ | Hier kann man zwischen „Verkauf“ oder „Einkauf“ wählen, damit beide Rechnungsarten sauber getrennt bleiben. |
Rechnungen | Falls diese Rechnungsart auch für Rechnungen verwendet wird. |
Gutschrift | Falls diese Rechnungsart auch für Gutschriften / Stornorechnungen genutzt wird. |
- Folgende Einstellungen können für eine Rechnungsart vorgenommen werden.
Einstellung | Erklärung |
|---|---|
Name | Gib der Rechnungsart einen Namen. Dies ist wichtig, um die verschiedenen Rechnungsarten klar voneinander zu unterscheiden. |
Journalcode | (Optional) Der Feld-Typ des Buchhaltungsprogramms (DATEV, Lexware, LexOffice, SevDesk, BMD, Sage usw). Dieset Code wird bei der Übermittlung der Rechnung an den Steuerberater verwendet. |
E-Rechnung an E-Mail-Adresse | (Optional) Wenn keine direkte Integration mit einem Buchhaltungsprogramm genutzt wird, kannst du dennoch eine E-Rechnungs-E-Mail verwenden, um die Rechnung an den Steuerberater zu senden. |
Automatische Verbuchung | Ist diese Funktion aktiviert, erhält die Rechnung sofort eine Rechnungsnummer. Ist die Funktion deaktiviert, wird zunächst eine Proforma-Rechnung erstellt. |
Firmen | Du kannst der Rechnungsart bereits ein Firma zuordnen. Dies ist nützlich, wenn du in einer Umgebung mit mehreren Unternehmen arbeiten. |
Präfix | Der Präfix ist eine Kombination aus Zahlen/Buchstaben, die vor der eigentlichen Nummerierung der Rechnungen hinzugefügt wird. |
Suffix | Der Suffix ist eine Kombination aus Zahlen/Buchstaben, die nach der eigentlichen Nummerierung der Rechnungen hinzugefügt wird. |
#Zahlen | Die Anzahl der Ziffern, die die eigentliche Rechnungsnummer nach dem Präfix oder vor dem Suffix umfasst. |
Falls die Einstellungen dieser Rechnungsart von denen für Gutschriften abweichen, kannst du spezifische Einstellungen für Stornorechnungen oder Gutschriften vornehmen.
Aktualisiert am: 22/04/2026
Danke!