Gebruik van dagboeken

Een dagboek kent de nummering toe aan je facturen en creditnota's. Aan elk dagboek hangt minstens één bedrijf. Zo kan je meerdere bedrijven in één Robaws-omgeving gebruiken en toch de facturatie gescheiden houden.

Voorbeeld: je omgeving bevat twee bedrijven (Robaws BV en Eforge) met elk een eigen factuurnummering. Je maakt dan twee dagboeken aan, één per bedrijf.

Een dagboek aanmaken

Ga naar instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken en klik op + toevoegen. Dit zijn de velden die je instelt:

Instelling	Uitleg
Naam	Geef je dagboek een herkenbare naam, zodat je bij het factureren meteen weet welk dagboek je moet kiezen.
Type	Verkoop of aankoop. Bepaalt uit welke module het dagboek opgeroepen wordt: verkoop voor verkoopfacturen, aankoop voor aankoopfacturen.
Facturen / Creditnota	Waarvoor je dit dagboek gebruikt. Wil je een andere nummering voor creditnota's, dan maak je daarvoor een apart dagboek aan.
Bedrijven	De bedrijven waarvoor dit dagboek gebruikt mag worden.
Dagboek code	De code die je boekhoudprogramma gebruikt.
UBL naar e-mailadres	Het e-mailadres van het boekhoudprogramma waarnaar de factuur verstuurd wordt.
Automatisch inboeken	Staat dit aan, dan krijgt de factuur meteen een definitief factuurnummer. Staat het uit, dan krijgt de factuur eerst de status pro forma en volgt het nummer pas bij het inboeken.
Prefix	Het voorvoegsel van het nummer, bijvoorbeeld Fyy om te starten met het jaartal.
Suffix	Het navoegsel van het nummer.
#Nummers	Het aantal cijfers in het volgnummer.

In de prefix en de suffix worden de tokens yy en yyyy vervangen door het jaar van de factuurdatum, niet van de systeemdatum. Typ je een vast jaartal (bijvoorbeeld F2026), dan wordt dat niet automatisch mee opgeschoven.

Loopt er iets mis met de automatische nummering, dan zit de oorzaak bijna altijd in een instelling op het dagboek. Meer daarover lees je in Hoe beheer ik mijn factuurnummers?

Hangen er al documenten aan een dagboek, dan kan je dat dagboek niet meer verwijderen en het bedrijf niet meer loskoppelen.

Hoe Robaws het dagboek kiest

Je gebruikt dagboeken in de modules facturen en aankoopfacturen. Welk dagboek een factuur krijgt, hangt af van de manier waarop ze ontstaat. Robaws kijkt in deze volgorde:

de combinatie van dagboek en bedrijf die je zelf koos bij een losse factuur of creditnota uit het overzicht — een expliciete keuze gaat altijd voor
het bedrijf van het document waaruit je factureert, bij een factuur vanuit een bestaand document
het dagboek dat op het abonnement staat, bij een factuur vanuit een abonnement
het dagboek en het bedrijf van de Robawsbox, bij een aankoopfactuur via de Robawsbox

Hieronder lees je per manier wat dat concreet betekent.

1. Een losse factuur of creditnota uit het overzicht

Maak je een factuur of creditnota aan via het plusteken bovenaan het overzicht, dan krijg je alle mogelijke combinaties van dagboek en bedrijf te zien (het bedrijf staat tussen haakjes). Je kiest zelf de juiste combinatie. Robaws past de nummering van dat dagboek toe en vult het bedrijf automatisch in als een vast veld dat je niet meer kan wijzigen.

2. Een factuur vanuit een bestaand document

Factureer je vanuit een bestaand document, bijvoorbeeld een offerte, dan staat het bedrijf al vast. Robaws zoekt dan de dagboeken die aan dat bedrijf hangen:

is er één dagboek gekoppeld, dan gebruikt Robaws dat automatisch
zijn er meerdere, dan kies je uit die selectie

3. Een factuur vanuit een abonnement

Wordt de factuur op de volgende uitvoeringsdatum van een abonnement aangemaakt, dan gebruikt Robaws het dagboek dat op dat abonnement staat.

Hangt er geen geldig dagboek aan het abonnement, dan krijg je daarvan een melding. Vul in dat geval een dagboek in op het abonnement.

4. Een aankoopfactuur via de Robawsbox

Stuur je een aankoopfactuur naar de Robawsbox, dan bepalen het dagboek en het bedrijf van die Robawsbox de nummering van de aankoopfactuur.

Bijgewerkt op: 28/08/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!