Kunden importieren und aktualisieren

Wenn du eine Kundenliste importieren oder deine Kundendaten aktualisieren möchtest, kannst du dies über die Importvorlage tun.**

Schnellnavigation:

Kunden importieren

Lies zuerst die allgemeinen Informationen zum Datenimport in Robaws.

Beim Import der Kunden kannst du 3 Tabs in der Excel-Datei verwenden:

„clients“ enthält die allgemeinen Informationen des Kunden.
(falls gewünscht) „clientcontacts“, um die mit dem Kunden verknüpften Ansprechpartner + deren Informationen zu importieren. Dieser Tab funktioniert nur in Kombination mit dem Tab „clients“.
(falls gewünscht) „comments“, um Bemerkungen in der Kundenakte zu importieren. Dieser Tab funktioniert nur in Kombination mit dem Tab „clients“.

Die Verknüpfung zwischen „clients“ und den anderen Tabs erfolgt auf Basis der Spalte NR.

Kunden aktualisieren (Update_By)

Lies zuerst die allgemeinen Informationen zur Datenaktualisierung in Robaws.

Bei den Kunden kann das Update auf Basis von 3 Feldern durchgeführt werden:

ID: Der Kunde wird anhand der ID gesucht. Dies ist die genaueste Art der Aktualisierung. Du findest die ID im Export der Kunden.
NAME: Der Kunde wird anhand des Namens gesucht.
NR: Kann nur verwendet werden, wenn die Kunden über einen Import in Robaws hochgeladen wurden UND in der Importvorlage nummeriert waren. Die „NR“ bezieht sich dann auf die ursprüngliche Spalte „NR“.
Wenn die Kunden manuell in Robaws angelegt wurden oder beim Import nicht nummeriert waren, muss das Update auf Basis des Namens (Name) erfolgen.

Es ist nicht möglich, die Tabs „clientcontacts“ und „comments“ zu aktualisieren.

Gib also in die Spalte UPDATE_BY entweder ID, NAME oder NR ein, nicht den Wert des Feldes selbst, dies erfolgt in der entsprechenden Spalte.

Erklärung der Tabs

Kunden (Tab 'clients')

Spaltentitel	Feld in Robaws
UPDATE_BY	Feld, das für das Update verwendet wird
NR	Interne Nummer, die für den Import anderer Tabs verwendet wird, ist in Robaws nicht sichtbar
NAME	Kundenname
VAT	USt.-IdNr.
TEL	Telefon
MAIL	Allgemeine E-Mail
WEBSITE	Website
STREET	Straße
STREET2	Zweite Adresszeile
ZIPCODE	Postleitzahl
CITY	Stadt
COUNTRY	Land
STATUS	Status
LEGALFORM	Rechtsform
GSM	Mobiltelefon
PRICEGROUP	Preisgruppe
INVOICEMAIL	Rechnungs-E-Mail
LANGUAGE	Sprache (siehe Übersicht unten)
VAT_TARIFF	Mehrwertsteuersatz
ASSIGNEE	Verantwortlicher: E-Mail-Adresse verwenden, mit der sich eingeloggt wird
WITHRESPECTTO	In Bezug auf
KVK	Steuernummer (nicht USt.-IdNr.)
CLIENT_SINCE	Kunde seit (Datum feld)
PAYMENT_CONDITION	Standard Zahlungsbedingung (Muss übereinstimmen mit hinterlegte Zahlungsbedingungen)
INVOICE_STREET	Straße der Rechnungsadresse
INVOICE_STREET	Zweite Adresszeile der Rechnungsadresse
INVOICE_ZIPCODE	Postleitzahl der Rechnungsadresse
INVOICE_CITY	Stadt der Rechnungsadresse
INVOICE_COUNTRY	Land der Rechnungsadresse (verwende am besten z.B. GERMANY oder die englische Version des Landes)
ACCOUNTANCYCODE	Hauptbuchkonto
COUNTER_ACCOUNTCODE	Gegenkonto ( DATEV Kundennummer )
ID	Kunden-ID
IBAN	IBAN-Nummer
BIC	SWIFT-/BIC-Nummer
LAT	Breite - Geokoordinate
LNG	Länge - Geokoordinate
CONTACT_MEDIUM	Rechnung per (Möglichkeiten: POST; EMAIL; POST_AND_EMAIL; PEPPOL)
EMAIL_PERMISSION_FROM	E-Rechnung ok durch (Text)
EMAIL_PERMISSION	E-Rechnung ok am (Datum)
CREDIT_STATUS	Kreditstatus (Möglichkeiten: NO_INFO; CREDIT_ALLOWED; CREDIT_DISALLOWED; CHECK_ACCOUNTING)
CREDIT_LIMIT	Kreditlimit (Zahl / Betrag)
INVOICE_REMARKS	Hinweise zur Abrechnung
GLOBAL_LOCATION_NUMBER	Globale Standortnummer (GLN)
KBO	Steuernummer der Belgische Betrieben
G_ACCOUNT_XXX	Sicherheitseinbehalt für Niederländische Geschäftskunden

Kunden-Ansprechpartner (Tab 'clientcontacts')

Dieser Tab funktioniert nur in Kombination mit dem Tab „clients“.

Nummeriere die Kunden im Tab „clients“ (Spalte NR).
Verweise auf den korrekten Kunden, indem du in dem Tab „clientcontacts“ die entsprechende Nummer in die Spalte NR einträgst.

Spaltentitel	Feld in Robaws
NR	Kundennummer - Muss identisch mit der Spalte 'NR' im Tab 'clients' sein
TITLE	Titel
FIRSTNAME	Vorname
LASTNAME	Nachname
EMAIL	E-Mail
TEL	Telefon
GSM	Mobiltelefon
FUNCTION	Funktion

Kunden-Kommentare (Tab 'comments')

Dieser Tab funktioniert nur in Kombination mit dem Tab „clients“.

Nummeriere die Kunden im Tab „clients“ (Spalte NR).
Verweise auf den korrekten Kunden, indem du im Tab „comments“ die entsprechende Nummer in die Spalte NR einträgst.

Spaltentitel	Feld in Robaws
NR	Kundennummer - Muss identisch mit der Spalte 'NR' im Tab 'clients' sein
USER	Robaws-Benutzer
COMMENT	Kommentar
OBJECT_ID	Kunden-ID

Sprache

Mögliche Werte für die Sprache:

GERMAN (Deutsch)
ENGLISH (Englisch)
DUTCH (Niederländisch)
FRENCH (Französisch)

Mehrwertsteuersätze werden als Text und nicht als Prozentsatz eingegeben, Beispiel: 20, 19, 7, 0, keine, verlegt, Reverse Charge Verfahren ...

Der Verantwortliche (auch "Kundenbetreuer", "Sachbearbeiter" oder "Ansprechpartner" genannt) wird anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet. Nur Benutzer mit Mitarbeiter aus Robaws können als Verantwortlicher (ASSIGNEE) verknüpft werden.

Für die Rechtsformen wird in der Datenbank nach einer Übereinstimmung gesucht. Wird eine genaue Übereinstimmung gefunden, wird diese mit dem Artikel verknüpft. Wird jedoch keine Übereinstimmung gefunden, wird ein neuer Eintrag erstellt, der sofort dem Artikel zugeordnet wird. Bitte beachte, dass die Suchfunktion groß- und kleinschreibungssensitiv ist!

Tipps für Privatkunden VS Firma

USt-IdNr. im Falle von Privatkunden: Bei einem Privatkunden verwendet man am besten „DE-NAN“ im Feld „VAT“. Damit ist sichergestellt, dass Robaws sofort weiß, dass es sich um einen Privatkunden handelt.
Name: Unter NAME kannst du den Vor- und Nachnamen (z.B. Max Mustermann) eines Kunden eingeben. In dem Tab clientcontacts kannst du dann den Vornamen unter FIRSTNAME (z.B. Max) und den Nachnamen unter LASTNAME (z.B. Mustermann) eingeben. Auf diese Weise bleibt es schön aufgeteilt.

Aktualisiert am: 14/04/2026

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