Import (Allgemein)

Mit dem Import-Tool kannst du schnell und einfach große Datenmengen in Robaws einfügen. Das macht den Wechsel von einer anderen Software zu Robaws zum Kinderspiel.

Dieses Tool ist auch nützlich, wenn du z. B. eine große Anzahl von Kunden hinzufügen oder schnell eine Massenänderung (Bulk) vornehmen möchten.

Welche Module kannst du importieren?

Kontenrahmen (accountancycodes)
Kunden + Ansprechpartner (clients)
Lieferanten + Ansprechpartner (suppliers)
Mitarbeiter (employees)
Projekte (projects)
Bestellungen (purchases)
Angebote (offers)
Aufträge (orders)
Rechnungen (invoices)
Gutschriften & Stornorechnungen (credits)
Eingangsrechnungen (incominginvoices)
Artikel (articles)
Staffelpreise (articlestierprices)
Geräte & Betriebsmittel (materials)
Zeiterfassung (timetickets)
Leistungen (posts)
Anspruchserklärungen (claimstates)
Serviceaufträge / Abonnements (subscriptions)

Wie funktioniert das?

1) Importvorlage herunterladen

Diese findest du unter Einstellungen > Import.

In dieser Vorlage kannst du die Daten, die du importieren möchten, in das richtige Tab einfügen. In der obigen Liste kannst du zu den jeweiligen Modulen klicken, um zu sehen, worauf du beim Einfügen der Daten achten musst.

Die meisten Module arbeiten mit mehreren Tabs. Zum Beispiel verwendest du zum Importieren eines Angebots sowohl den Tab „Angebote“ (offers) als auch den Tab „Angebotszeilen“ (offerlines).

2) Daten in Robaws importieren

Sobald die Daten in der Excel-Datei korrekt sind, kannst du sie über die Schaltfläche „Importieren“ in Robaws hochladen.

Eine Leiste erscheint in der Übersicht mit Datum, Anzahl der Zeilen und Fortschritt. Wenn der Import abgeschlossen ist, ändert sich der Status.

Status	Beschreibung
Fertig	Import wurde korrekt ausgeführt, Daten sind im System zu finden.
Fertig mit Warnungen:	Import wurde ausgeführt, aber einige Felder konnten nicht gefunden werden. Mögliche Probleme sind: ein Hauptdatensatz wurde nicht gefunden, Datum nicht im richtigen Format, Spaltentitel existiert nicht, etc.
Fertig mit Fehlern	Import wurde unterbrochen und fehlgeschlagen.

Bitte beachten: Der letzte Import kann von unseren Support-Mitarbeitern nur in bestimmten Fällen rückgängig gemacht werden; danach ist der Import endgültig!

3) Rückgängig machen (Rollback des Imports)

Wenn der Import fehlgeschlagen ist oder du die importierten Daten löschen möchtest, um den Import mit einigen Anpassungen zu wiederholen, können wir den letzten Import in bestimmten Fällen rückgängig machen. Die importierten Daten werden für einen begrenzten Zeitraum in einer separaten Datenbank gespeichert; danach ist der Import endgültig.

Um zu prüfen, ob du den Import rückgängig machen kannst, kontaktiere bitte den Support, und wir kümmern uns darum. Bitte beachte, dass nur der letzte Import rückgängig gemacht werden kann. Wenn du inzwischen einen neuen Import durchgeführt hast, können wir den vorherigen nicht mehr rückgängig machen.

Beim Rückgängigmachen werden alle neu hinzugefügten Elemente wieder entfernt. Wurde ein Update durchgeführt, hat das Rückgängigmachen keine Auswirkungen auf aktualisierte Elemente, sondern nur auf neu hinzugefügte.

Tipp: Wenn du einen Import rückgängig machen möchtest, dies aber nicht mehr möglich ist, lässt sich manchmal noch über eine Massenaktualisierung (Bulk) oder eine Automatisierung eine Lösung finden.

4) Bericht anfordern

Wenn du während eines Imports auf Fehler und/oder Warnungen stößt, kannst du den Fehler über den Bericht einsehen. Wenn der Fehler nicht sofort klar ist, kannst du den Support per Chat oder per E-Mail an support@robaws.be kontaktieren, und sie werden dir weiterhelfen, den Fehler zu beheben.

Aktualisieren von Daten

Mit der Importvorlage kann auch eine Aktualisierung bestehender Datensätze durchgeführt werden. Das häufigste Beispiel hierfür ist eine Preisaktualisierung. Dafür kannst du die Spalte UPDATE_BY in der Excel-Datei verwenden. In dieser Spalte giibst du den Namen der Spalte ein, anhand derer du die Aktualisierung durchführen möchtest. Du gibst also nicht den Wert des Feldes ein; dies geschieht in der Spalte selbst.

In dem obigen Beispiel wird ein Artikel basierend auf der Artikelnummer aktualisiert. Wenn ART123 bereits besteht, werden die Preise dieses Artikels aktualisiert. Wenn kein Treffer mit dem Wert gefunden wird, wird ein neuer Artikel mit den Informationen in dieser Zeile hinzugefügt.

Die Werte, auf deren Grundlage du die Aktualisierung durchführen kannst, findest du auf den Seiten der einzelnen Module.

Wenn die Spalte UPDATE_BY leer bleibt, wird standardmäßig ein neues Element zum System hinzugefügt.

Zusätzliche Felder

Module, die zusätzliche Felder in Robaws enthalten, haben zusätzliche Spaltentitel in der Importvorlage, sodass du diese zusätzlichen Felder in den Import einbeziehen kannst. Wenn du die Vorlage bereits heruntergeladen hast und die Titel für die zusätzlichen Felder in der Datei nicht siehst, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die zusätzlichen Felder nachträglich hinzugefügt wurden. Wenn du die Vorlage erneut herunterlädst, wirst du diese sehen.

In der Importvorlage müssen alle Tabs vorhanden bleiben. Tabs, die du für deinen Import nicht benötigst, können einfach unverändert bleiben; dies wird deinen Import nicht beeinträchtigen. Wenn du die Tabs löschst, wird der Importservice blockiert und die Daten werden nicht in Ihre Umgebung geladen.

Aktualisiert am: 13/04/2026

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