Hoe kan ik een aankoopfactuur ontvangen via Peppol?

In Robaws kan je eenvoudig aankoopfacturen ontvangen via Peppol. Hiervoor moet je eerst Peppol activeren in Robaws.

Navigeer snel naar:

• Aankoopfacturen ontvangen via Peppol
• Aandachtspunten bij inlezen aankoopfactuur via Peppol
• Waar vind ik de oorspronkelijke UBL?
• Fout in het totaalbedrag
• Ik ontvang een aankoopfactuur niet
• Aan mijn aankoopfactuur hangt geen PDF?
• Handige tips

Aankoopfacturen ontvangen via Peppol

Om facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet de Peppol-inbox actief staan. Van zodra deze actief staat, zal je meteen je facturen in Robaws ontvangen via Peppol. Deze komen in de module aankoopfacturen terecht.

Bij het inlezen van een aankoopfactuur via Peppol worden alle factuurlijnen overgenomen in de aankoopfactuur. Op de lijnen koppelen we het project en/of bestelling indien deze informatie in de XML staat. Het totaal bedrag dat we binnengekregen hebben via Peppol, zal toegevoegd worden in het veld 'Totaal Incl. BTW'.

Hier vind je de technische uitleg uit welk veld van de ubl dit wordt ingelezen.

De pdf wordt weergegeven in de factuur, zodat je alle gegevens kan nakijken.

Momenteel is het nog niet mogelijk om vanuit Robaws een aangepast Peppol-antwoord te versturen naar de leverancier.

Aandachtspunten bij inlezen aankoopfactuur via Peppol

BTW-tarieven

Bij het inlezen van een aankoopfactuur die ontvangen werd via Peppol, wordt er rekening gehouden met de bestaande BTW-tarieven én gearchiveerd BTW-tarieven. Omdat we rekening houden met de gearchiveerde BTW-tarieven, zullen er niet telkens nieuwe aangemaakt worden. Indien er geen BTW-tarief gevonden wordt bij de actieve of gearchiveerde BTW-tarieven, zal er een nieuw aangemaakt worden.

In Peppol worden codes gebruikt voor het bepalen van BTW-tarieven. Onderstaande codes worden in Robaws ondersteund en gebruikt:

• K - intracommunautair: specifiek voor diensten geleverd aan een BTW-plichtige klant in een ander EU-land
• AE - verlegd: wordt gebruikt wanneer de BTW-schuld wordt verlegd naar de koper in plaats van de verkoper
• E - vrijgesteld: voor goederen of diensten die wettelijk zijn vrijgesteld van BTW
• G - export: goederen die worden geëxporteerd naar een land buiten de EU
• S - standaard: van toepassing wanneer het normale BTW-tarief geldt
• Z - nultarief: goederen of diensten waarop 0% BTW niet van toepassing is
• O - buiten toepassingsgebied van BTW: transacties die niet onder de BTW-regelgeving vallen
• L - Canarische Eilanden-belastingen: lokale indirecte belasting van toepassing op de Canarische eilanden
• M - Ceuta en Melilla-belasting: lokale indirecte belasting van toepassing op Ceuta en Melilla
• B - verlegde BTW: situaties waarbij de BTW-verplichting wordt verlegd naar de ontvanger van de factuur

Gecodeerde eenheden

Peppol biedt de mogelijkheid om de eenheden (stuk, m², uur, ...) gecodeerd door te sturen. Je ziet dan vb H87 (= stuk), KTM (=kilometer), MTR (meter) staan. Als je liever je eigen eenheden ziet staan op je aankoopfactuur, kan je dit eenvoudig instellen.

Waar vind ik de oorspronkelijke UBL?

De UBL (.xml) wordt toegevoegd als bestand in je aankoopfactuur.

Wat indien er een fout staat in het totaal bedrag van de factuur?

Indien het bedrag dat binnenkomt via Peppol niet overeenkomt met het bedrag dat Robaws achterliggend calculeert (optelsom van de factuurlijnen), zal er een rood venster rond het bedrag zichtbaar zijn. Het zal in dat geval niet mogelijk zijn om de factuur te versturen naar de boekhouder.

Dit gaat om afrondingsverschillen. In het facturatieprogramma van je leverancier worden de factuurlijnen wellicht anders afgerond, waardoor er een klein verschil van 1 of 2 cent op het totaalbedrag kan voorkomen.

Om dit recht te zetten zijn er 2 mogelijkheden:

1. Je past de prijzen op de lijnen aan of voegt een extra lijn 'afrondingsverschil' toe zodat het totaal van Peppol correct is.
2. Je past het totaal van Peppol aan naar het totaal dat Robaws calculeert. (Dit kan je door doen gebruik te maken van de 2 draaiende pijltjes)

Ik heb een bepaalde aankoopfactuur niet ontvangen

Als je leverancier je een aankoopfactuur via Peppol heeft verstuurd, maar je hebt hem niet ontvangen in Robaws, kan je volgende stappen zetten:

• vraag aan de leverancier het bewijs van levering (niet 'aanvraag verwerkt', wel 'bezorgd')
• vraag het Peppol ID van de verzender
• vraag de datum en tijdstip van verzenden

Deze gegevens kan je aan support@robaws.be bezorgen zodat we dit kunnen onderzoeken.

Aan mijn aankoopfactuur hangt geen PDF

Bij het ontvangen van een Peppol factuur, kan het zijn dat er geen officiële PDF meegestuurd werd in de XML door de leverancier. De leverancier is hier niet in fout gezien het versturen van een PDF document geen wettelijke verplichting rond Peppol is.

In dit geval, zal Robaws een factuurbeeld genereren van de info die via de XML binnenkomt. Dit factuurbeeld is vast gecodeerd en kan je niet zelf bepalen.

Het factuurbeeld wordt gegenereerd op basis van de Peppol XML die aan de aankoopfactuur gekoppeld is. Stel dat er geen XML gekoppeld is, zullen we ook geen factuurbeeld genereren.

Interessante mogelijkheden - automatiseringen

• Overzicht maken met enkel de aankoopfacturen die je ontvangen hebt via Peppol
• Notificatie ontvangen bij het ontvangen van een aankoopfactuur via Peppol
• Start de goedkeuringsflow automatisch bij het ontvangen van een aankoopfactuur
• Markeer een aankoopfactuur van een nieuwe leverancier standaard als confidentieel

Bijgewerkt op: 19/06/2026