Hoe maak ik een voorschot van een vordering?

Soms wil je al een deel van een opdracht laten betalen voordat je met je eerste echte vordering start. Robaws heeft daar geen aparte knop voor, maar je bereikt het resultaat op twee manieren:

1. Je past het %-totaal op de vordering aan, zodat je eerste vordering meteen het gewenste voorschotpercentage factureert.
2. Je maakt een aparte voorschotfactuur en houdt die nadien af van je vorderingen.

Pas het %-totaal op de vordering aan

Je kan een voorschot rechtstreeks op de vordering nemen door op de eerste vordering het %-totaal op het gewenste voorschotpercentage te plaatsen. Je brengt dit bedrag later niet in mindering op de totale vordering, maar bouwt vanaf dit percentage verder.

Doorloop volgende stappen:

1. Maak een eerste vordering aan voor een offerte.
2. Klik bovenaan in de vordering op de actieknop '%'.
3. Geef het percentage in waarvoor je een voorschot wenst op te maken.
4. Zet de facturatiestrategie in de vordering op 'eenvoudig'.
5. Klik bovenaan in de vordering op de actieknop '€' om te factureren.
6. Pas op de factuur de omschrijving manueel aan naar een omschrijving naar keuze (bv. 'Voorschot vordering 20%').

Werk je met een aparte voorschotfactuur?

Wil je apart een voorschotfactuur opstellen via de financiële planning van de offerte en die nadien afhouden van je vorderingen? Dan hangt de werkwijze volledig af van je facturatiestrategie. Je stelt die in via instellingen > offertes en instellingen > vorderingen.

Facturatiestrategie op 'vragen' of 'cumulatief'

Staat de facturatiestrategie van je offertes of vorderingen op 'vragen' of 'cumulatief', dan werk je sowieso met deelfacturen en kan je daar niet van afwijken. Je voorschotfactuur verschijnt dan automatisch in het overzicht op je eerste vordering en wordt daar automatisch van afgehouden.

Wat er precies gebeurt met je voorschotfactuur, en hoe je dit eventueel bijstuurt (bv. de voorschotfactuur toch niet volledig laten afhouden), lees je in Combinatie van voorschotfactuur en vorderingen.

Facturatiestrategie op 'simpel'

Enkel wanneer de facturatiestrategie van je offertes én vorderingen allebei op 'simpel' staat, houd je de voorschotfactuur zelf manueel af met VR-lijnen. Maak de voorschotfactuur eerst aan via de financiële planning van de offerte en doorloop daarna volgende stappen op de vordering:

1. Voeg een VR-lijn 'Voorschotfactuur betaald' toe met 'Voorzien' op 1, 'Vorige' op 1 en 'Eh Prijs' gelijk aan de prijs van de voorschotfactuur. Dit is puur indicatief zodat de klant ziet dat de voorschotfactuur als betaald wordt beschouwd; het heeft geen impact op je vordering.
2. Verwijder daarna op deze lijn het vinkje in de kolom 'VR'.
3. Voeg nog een VR-lijn 'Vermindering voorschotfactuur' toe met 'Voorzien' op 1 en 'Eh Prijs' gelijk aan de prijs van de voorschotfactuur, maar dan negatief. Met deze lijn houd je, vordering per vordering, een deel van de voorschotfactuur af.
4. Verwijder daarna op deze lijn het vinkje in de kolom 'VR'.

Nu de voorschotfactuur op de vordering verwerkt is, breng je ze op één van deze manieren effectief in mindering:

• Meteen volledig in mindering: plaats op de lijn 'Vermindering voorschotfactuur' de kolom 'Huidige' op 1. Het volledige bedrag wordt dan in één keer in mindering gebracht.
• In schijven in mindering: pas op de lijn 'Vermindering voorschotfactuur' per vordering het % van die lijn aan, volgens de schijf die je wil afhouden, tot het percentage op 100% staat.

Bijgewerkt op: 21/08/2026