Ausgangsrechnungen
Rechnung erstellen in Robaws
Erfahre, wie du in Robaws Rechnungen effizient erstellst: von manuellen Rechnungen bis hin zu kumulierten Teilrechnungen. Optimiere deine Abrechnungsprozesse mit Angeboten, Aufträgen und Anspruchserklärungen.Wenig LeserAutomatischer Zahlungsabgleich (mit finAPI)
Mit dem automatischen Zahlungsabgleich über finAPI verbindet Robaws deine Banktransaktionen mit deinen offenen Rechnungen. Robaws prüft eingehende Zahlungen, erkennt passende Rechnungen und registriert Zahlungen automatisch, wenn die Zuordnung eindeutig ist. So sparst du manuelle Arbeit, behältst deine offenen Rechnungen besser im Blick und arbeitest mit einem aktuelleren Zahlungsstatus in Robaws.Wenig LeserRechnungen in Robaws erstellen, versenden und nachverfolgen
Das Modul Rechnungen ist in allen Robaws-Lizenzen enthalten. Springe direkt zum Abschnitt: Übersichtsfenster Wie erstelle ich eine Rechnung? Nummerierung oder Proforma Detail der Rechnung Zahlung erhalten Versand an den Kunden Übermittlung an den Steuerberater [GWenig LeserRechnungskorrektur / Stornorechnung erstellen
Rechnungskorrektur, Gutschrift und Stornorechnung erstellen In der Buchhaltung sind Gutschriften und Stornorechnungen wichtige Instrumente, um Korrekturen oder Anpassungen an Rechnungen vorzunehmen. In Robaws kannst du beide Arten von Dokumenten erstellen, abhängig von der jeweiligen Situation. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einer Gutschrift (oder Rechnungskorrektur) und einer Stornorechnung zu kennen, um sie korrekt einzusetzen. Gutschrift (Rechnungskorrektur) Eine **PopulärWie übertrage ich meine Rechnungen von Robaws zu meinem Steuerberater oder Buchhaltungsprogramm?
In Robaws kannst du Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf verschiedene Weise digital an deinen Steuerberater oder an deine Buchhaltungssoftware übermitteln. Hier ist eine Übersicht: Hinweis: An einigen Stellen in Robaws findest du noch den Begriff „UBL“. UBL ist das XML-Format, in dem eine E-Rechnung technisch aufgebaut ist. XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931, und Robaws erzeugt sie in der gängigen KOSIT-Version. Wenn du eine E-Rechnung an ein UnternehmeEinige LeserAnspruchserklärungen in Robaws
Das Modul „Anspruchserklärungen“ ist in der Robaws Pro-Lizenz enthalten. Wenn du deine Projektabrechnung noch professioneller gestalten möchtest, nutze eine Anspruchserklärung. Sie ist ein offizielles Dokument, in dem der aktuelle Leistungsstand innerhalb eines Projekts vom Auftraggeber bestätigt wird, idealerweise mit Unterschrift. Das sorgt für Klarheit auf beiden Seiten, verringert die Anzahl an StornorechnuEinige LeserWie erstelle ich eine Proforma-Rechnung?
Lerne, wie du in Robaws eine Proforma-Rechnung erstellst, fertigstellst, buchst und in eine endgültige Rechnung umwandelst!Wenig LeserRechnungs- und Zahlungsübersicht als PDF erstellen
Mit der Rechnungs- und Zahlungsübersicht als PDF erstellst du in Robaws eine klare Übersicht über Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und offene Beträge. Das PDF hilft besonders bei Abschlagsrechnungen, kumulierten Teilrechnungen und Schlussrechnungen, damit Kunden den aktuellen Zahlungsstand schnell nachvollziehen können. So dokumentierst du transparent, welche Beträge bereits bezahlt, verrechnet oder noch offen sind.Wenig Leser
Anspruchserklärungen & Anzahlungen
Einstellungen - Anspruchserklärungen
So richtest du in Robaws die Abrechnung nach Baufortschritt, Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen richtig ein.Wenig LeserRevisionsformeln bei einer Anspruchserklärung
Revisionsformeln In einer Ansprucherklärung können Revisionsformeln angewendet werden. Die Revisionsformel wird verwendet, wenn mehr Arbeiten erforderlich waren als ursprünglich berechnet. Dies sorgt dann auch dafür, dass ein höherer Betrag in Rechnung gestellt wird. Die Revisionsformel berechnet die Preisdifferenz. Liste der Revisionsformeln Auf der Übersichtsseite der Ansprucherklärungen findest du oben über die Aktionsschaltfläche „Revisionsformeln“ die Liste der verschiedenen RWenig LeserAnzahlung mit einer kumulierten Teilrechnung kombinieren
Anzahlung + kumulierte Teilrechnung in Robaws So kombinierst du eine Anzahlung aus der Finanzplanung mit einer Anspruchserklärung, um sauber weiterzufakturieren. In Robaws ist es zwar nicht der Standard‑Workflow, direkt aus einer Anspruchserklärung („Teilrechnung“) einen Vorschuss / Anzahlung zu ziehen. Aber mit zwei einfachen Methoden erzielst du genau dieses Ergebnis: Prozent‑Gesamt der Anspruchserklärung anpassen und sofort fakturieren. **Abschlagsrechnung (Anzahlung) übWenig LeserAbschlags- und Teilrechnungen - Kumulierte Rechnungen
In größeren Bau- und Handwerksprojekten wird ein Auftrag oft nicht mit einer einzigen Rechnung abgerechnet. Stattdessen arbeitest du mit mehreren Rechnungen während des Projekts. Zum Beispiel mit einer Anzahlungsrechnung, mehreren Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt und einer Schlussrechnung am Ende. In Robaws gibt es dafür zwei typische Wege: Finanzplanung: für geplante Abschläge, feste Raten oder Anzahlungen Anspruchserklärung: für Abrechnung nach Baufortschritt ⚠️ GerWenig LeserWie erstelle ich eine Abschlagsrechnung?
In Robaws gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen. Finanzplanung im Angebot/Projekt Direkt in der Rechnung Wir empfehlen, eine Abschlagsrechnung über die Finanzplanung zu erstellen, die mit einem Angebot verknüpft ist. In der Finanzplanung werden die bereits berechneten Abschlagsbeträge erfasst und später automatisch in der Schlussrechnung in Abzug gebracht. Finanzplanung Die Finanzplanung ist ein Bereich, der mit einem Angebot verknüWenig LeserWie registriere ich Abwesenheiten in einer Anspruchserklärung?
Es gibt verschiedene Arten von Abwesenheiten, die dazu führen können, dass sich Arbeiten verzögern (Wetter, Feiertage, ...). Dies kann in der Anspruchserklärung entsprechend angegeben werden. Arten von Abwesenheiten Auf dem Übersichtsbildschirm der Anspruchserklärungen findest du oben über die Aktionsschaltfläche „Abwesenheiten“ die Liste der verschiedenen Arten von Abwesenheiten und kannst diese bei Bedarf anpassen. Klicke auf „+“, um eine neue Art hinzuzufügen, oder öffne eine bestehendeWenig LeserWarum ist meine Teilrechnung gesperrt?
Sobald eine Teilrechnung in der Übersicht der Abschlags- und Teilrechnungen einer anderen Rechnung oder eines Leistungsstands verwendet wird, wird sie gesperrt. So bleibt der Rechnungsbetrag immer korrekt.Wenig Leser
E-Rechnungen
E-Rechnung empfangen
Erfahren Sie, wie Robaws Ihnen hilft, E-Rechnungen wie XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD einfach und effizient zu empfangen, zu verarbeiten und GoBD-konform zu archivieren. Automatisieren Sie Ihre Prozesse, sparen Sie Zeit und erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen ab 2025. Jetzt entdecken!AusgewähltE-Rechnung erstellen
E-Rechnung erstellen leicht gemacht: Mit dem Robaws Rechnungsprogramm können Sie Ihre E-Rechnung einfach erstellen, bearbeiten und GoBD-konform verwalten. Optimieren Sie Ihre Prozesse für die E-Rechnungspflicht ab 2025!AusgewähltZUGFeRD erstellen
Erfahren Sie, wie Sie ZUGFeRD Rechnungen mit Robaws erstellen können – schnell und einfach für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen. Lernen Sie, welche Pflichtangaben notwendig sind, um Ihre Rechnungen rechtssicher und effizient zu gestalten. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Handwerkerunternehmen, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 zu erfüllen. Mit Robaws automatisieren Sie die Umwandlung von PDF in das ZUGFeRD-Format, inklusive XML-Anhang, und sind optimal auf die kommenden E-Rechnungsvorschriften vorbereitet.AusgewähltXRechnung senden
XRechnung mit Robaws: Effiziente E-Rechnungserstellung ab 2025. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung (XRechnung UBL, CII, und ZUGFeRD) für den B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland Pflicht. Robaws unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungen elektronisch im XRechnung-Format zu erstellen und zu versenden – per E-Mail, XML Download oder über das PEPPOL-Netzwerk. Erfahren Sie, wie Sie Robaws optimal nutzen, um Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und rechtskonform zu gestalten. Lesen Sie mehr über die UBL-Einstellungen, Kriterien zur Umwandlung in eine XRechnung, und wie Robaws den Versand und Empfang von XRechnungen erleichtert.AusgewähltXRechnung erstellen
Lernen Sie, wie Sie mit Robaws mühelos eine XRechnung im UBL- oder CII-Format erstellen, mit PDF-Anhang versenden und über PEPPOL teilen. Entdecken Sie auch unsere Unterstützung für ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht ab 2025. Jetzt starten!AusgewähltE-Rechnung - Zahlungsmittel-Code
Über E-Rechnung / Peppol kannst du dem Kunden mitteilen, welche Zahlungsart für die Rechnung vorgesehen ist. Dafür wird in der E-Rechnung der sogenannte PaymentMeansCode verwendet. Diese Codes sind durch Peppol festgelegt und müssen von dir selbst mit der passenden Zahlungsbedingung in Robaws verknüpft werden. Das machst du unter Einstellungen > Allgemein > Zahlungsbedingungen > Zahlungsbedingung öffnen > „Zahlungsmittel-Code“. Am häufigsten verwendete Codes Code | BeschWenig LeserE-Rechnung - Kunden / Lieferanten automatisch hinterlegen
Wenn eine Rechnung per OCR (PDF), E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) oder Peppol gesendet oder empfangen wird, kann Robaws in bestimmten Fällen automatisch Kunden und/oder Lieferanten anlegen. Du entscheidest selbst, ob du diese Funktion verwenden möchtest. Lieferanten automatisch anlegen: Gilt beim Empfang einer Rechnung über Robawsbox, OCR (PDF), ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol. Kunden automatisch anlegen:Wenig Leser
Eingangsrechnungen
OCR verwenden
OCR in Robaws OCR ist eine intelligente Technik, die den Text aus einem PDF-Dokument, Foto oder gescannten Dokument ausliest und umwandelt. Die Verwendung von OCR in Robaws findet im Modul Einkaufsrechnungen statt. Durch die Nutzung der OCR-Funktion sparen Sie Zeit, da Sie nicht jede Einkaufsrechnung manuell hinzufügen und jede Zeile manuell erstellen müssen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Einkaufsrechnung von OCR einlesen zu lassen: Sie senden die Einkaufsrechnung an diWenig LeserRobawsbox und OCR
Ein Robawsbox ist eine E-Mail-Adresse, die verwendet wird, um Einkaufsrechnungen dorthin zu senden. Die Einkaufsrechnungen, die du an die Robawsbox sendest, werden anschließend automatisch in deiner Robaws-Umgebung hinzugefügt. Die Nutzung der Robawsbox ist sehr zeitersparend. Du kannst beispielsweise E-Mails von Lieferanten direkt weiterleiten, sodass du die PDF-Dokumente nicht mehr auf deinen Computer herunterladen und anschließend wieder in Robaws hochladen musst. Eine RobawsboxWenig LeserEingangsrechnungen
Verwalte deine Eingangsrechnungen in Robaws: von Upload über OCR, XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol, bis Bezahlung und Buchhaltung.Wenig LeserOCR - Unterschied zwischen schneller und Premium-OCR
Schnelle vs. Premium-OCR: Maximieren Sie Ihre Effizienz. Mit Robaws können Sie zwischen zwei OCR-Erkennungen wählen: Die schnelle OCR liefert sofort Ergebnisse für eine schnelle Bearbeitung, während die Premium-OCR mit höchster Genauigkeit buchhalterisch korrekte Daten liefert. Egal ob Sie Wert auf Geschwindigkeit oder Genauigkeit legen, Robaws bietet die perfekte Lösung für Ihre Rechnungsverarbeitung.Einige LeserVertrauliche Eingangsrechnungen in Robaws
In Robaws ist es möglich, bestimmte Eingangsrechnungen als vertraulich zu kennzeichnen. Das ist besonders nützlich, wenn alle Eingangsrechnungen deines Unternehmens über Peppol in Robaws eingehen. Beispiel: Du möchtest nicht, dass Rechnungen für Werbegeschenke oder vom Lohnbüro durch die Sachbearbeiter verarbeitet werden, sondern diese selbst bearbeiten. Zugriff über die Benutzerrolle steuern Über die Benutzerrollen kannst du festlegen, wer Zugriff auf welche Module haWenig LeserWie funktioniert das 3-Way-Matching?
Wie funktioniert das 3-Way-Matching? Das 3-Way-Matching (3WM) umfasst die Verknüpfung zwischen Bestellung, Lieferung und Fakturierung. Das Ziel des 3WM ist es, bei deiner Bestellung pro Position zu sehen, wie viel bestellt, geliefert und fakturiert wurde. Das 3-Way-Matching in Robaws bezieht sich auf zwei Module: Bestellungen und Eingangsrechnungen. Schnellnavigation: Spalten auf dem Bestellschein [Voraussetzungen für das 3WM](#eingangWenig Leser
Zahlungsmanagement
Mahnwesen mit Robaws
Mit Robaws haben Sie volle Kontrolle über Ihre Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Dank eines klaren, visuell strukturierten Überblicks sehen Sie auf einen Blick den Status all Ihrer Rechnungen – ob bezahlt, offen oder verfallen. Mit nur wenigen Klicks erstellen und versenden Sie Mahnungen direkt aus dem System an Ihre Kunden. Sparen Sie Zeit und Stress, indem Sie Mahnungen automatisieren und jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen behalten. Die einfache Handhabung der Mahnfunktion in Robaws sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird und Zahlungen schneller bei Ihnen eintreffen.AusgewähltZahlungen eintragen
Erfahre, wie du Zahlungen in Robaws erfasst: automatisch über Buchhaltungsprogramme oder Banking-Integrationen wie Ponto, per Zahlungsdatei oder manuell. Inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung, Skonto-Regeln und Tipps zur Fehlervermeidung.Einige LeserZahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto, usw.)
In diesem Beitrag erläutern wir dir, wie du die Zahlungsbedingungen für deine Kundschaft definieren kannst. Warum soll ich Zahlungsbedingungen festlegen? Zahlungsbedingungen sind wichtig, damit du und deine Kunden genau wissen, wie und wann die Rechnung bezahlt werden soll. Sie sorgen für Transparenz und schützen vor Missverständnissen. Zahlungsbedingungen, Skonto und Zahlungsmodalitäten werden festgehalten, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten und Sicherheit für die Budgetplanung zu scEinige LeserEingangsrechnungen bezahlen über Robaws (mit Zahlungsdatei)
Eingangsrechnungen effizient begleichen: Zahlungsdatei im SEPA XML pain.001 Format erstellen, ins Onlinebanking hochladen und Sammelüberweisungen ausführen.Wenig Leser
Abonnementsverwaltung
Abonnementverwaltung
Erfahre, wie du in Robaws Abonnements für wiederkehrende Leistungen anlegst und verwaltest. Automatische Rechnungen, flexible Intervalle, Rechnungsstrategien und klare Übersichten helfen dir, Zeit zu sparen und Projekte effizienter abzurechnen.Wenig LeserEinstellungen - Abonnementsverwaltung
Robaws Abonnements einfach einrichten: wiederkehrende Leistungen, Intervalle, Status, Wartungen, PDF-Vorlagen und E-Mail-Vorlagen für Abonnements verwalten.Wenig Leser
Buchhaltung & Übermittlung
Rechnungsarten (Journal, Buchungsjournal)
Eine Rechnungsart ist eine Methode, um in der Fakturierung eine logische Nummerierung und chronologische Reihenfolge der Rechnungen/Einkaufsrechnungen sicherzustellen. Dies gewährleistet eine korrekte Buchführung. Beispiel: Für das Unternehmen Robaws habe ich eine Rechnungsart für das Buchungsjahr 2024 eröffnet. Diese Rechnungsart sorgt dafür, dass unter anderem alle meine Rechnungsnummern *in der gewünschten RPopulärBuchungskonten ( Kontenplan, Sachkonten )
Eine Kontenplan-Kontonummer ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung eines Unternehmens. Dabei handelt es sich um ein spezifisches Konto im Hauptbuch, in dem alle finanziellen Transaktionen zu einer bestimmten Kategorie übersichtlich aufgezeichnet werden. Jedes Konto hat eine eindeutige Nummer und einen Namen, die sich auf eine bestimmte Position beziehen, wie z. B. Kasse, Debitoren, Kreditoren oder Umsatz. Das Zuweisen von Kontonummern zu einer Einkaufs- oder VerkaufsrechnuWenig LeserUmsatzsteuersätze / Mehrwertsteuersätze
Dieser Artikel zeigt, welche Umsatzsteuersätze verfügbar sind und wie man sie in Robaws ändert. Ein Mehrwertsteuersatz bezeichnet den Steuersatz der Mehrwertsteuer, der auf Produkte und Dienstleistungen angewendet wird. Der Mehrwertsteuersatz wird in einem Verkaufsdokument festgelegt, sobald du eine neue Zeile hinzufügst. Die Ermittlung erfolgt dabei in folgender Reihenfolge: Wenn bereits Zeilen vorhanden sind, wird der Mehrwertsteuersatz der bestehenden Zeile für die neue Zeile übernomEinige LeserVerteilerschlüssel
Verteilerschlüssel / Umlageschlüssel in Robaws ERP: Kosten nach Prozenten auf Bewohner, Kunden & Endkunden verteilen. Ideal für Hausverwaltung, WEG & Handwerk.Wenig LeserBuchhaltung mit DATEV (Export)
DATEV in Robaws exportieren Mit der DATEV-Schnittstelle in Robaws bereitest du deine Buchhaltungsdaten so vor, dass sie sauber an deinen Steuerberater oder in einen DATEV-kompatiblen Prozess übergeben werden können. Dafür hinterlegst du in Robaws zuerst die DATEV-Grunddaten wie Mandantennummer, Beraternummer und den passenden Kontenrahmen. In Deutschland ist das üblicherweise SKR 03 oder SKR 04, in Österreich SKR 07. Außerdem kannst du festlegen, ob Robaws eigene DATEV-Nummern für Kunden unEinige LeserUmsatzsteuersätze mit DATEV oder Buchhaltungsprogramm verknüpfen
In Robaws legst du Mehrwertsteuersätze an, die du in Rechnungen und Eingangsrechnungen verwendest. Für Deutschland ist es wichtig, dass du jeden Mehrwertsteuersatz direkt mit den passenden DATEV-Konten verknüpfst. So stellst du sicher, dass Umsätze und Steuerbeträge bei der Weiterverarbeitung korrekt dem richtigen Buchungskonto und deinem Sachkontenrahmen (SKR) zugeordnet werden. ${color}[Wenig Leser