Rechnungs- und Zahlungsübersicht als PDF erstellen

Mit der Rechnungs- und Zahlungsübersicht erstellst du ein PDF, das den aktuellen finanziellen Stand rund um eine Rechnung zeigt.

Das PDF zeigt, welche Rechnungen zum Projekt gehören, welche Beträge bereits bezahlt wurden, welche Gutschriften berücksichtigt wurden und welcher Betrag noch offen ist.

Das ist besonders hilfreich bei kumulierten Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen. Vor allem dann, wenn ein Kunde mehrere Teilzahlungen geleistet hat oder wenn du eine klare Übersicht über bereits gestellte und bezahlte Rechnungen mitschicken möchtest.

Wann verwendest du die Rechnungs- und Zahlungsübersicht?

Verwende diese PDF, wenn du deinem Kunden eine transparente Übersicht über den Zahlungsstand geben möchtest.

Zum Beispiel:

• bei einer Schlussrechnung
• bei kumulierten Teilrechnungen
• bei Abschlagsrechnungen mit mehreren Zahlungen
• wenn ein Kunde eine Übersicht der offenen Beträge anfragt
• wenn Gutschriften mit einer Rechnung verrechnet wurden
• wenn Sicherheitseinbehalte auf einem Projekt relevant sind
• wenn du eine Rechnung per E-Mail verschickst und direkt eine Zahlungsübersicht anhängen möchtest

Das PDF ist eine Momentaufnahme.

Es zeigt den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung.

Wenn später weitere Zahlungen, Gutschriften oder Buchungen erfasst werden, muss das PDF neu erstellt werden.

Voraussetzungen

Damit die Übersicht korrekt erstellt werden kann, müssen die relevanten Daten in Robaws vorhanden sein.

Du brauchst:

• eine erstellte Rechnung in Robaws
• verknüpfte Projekte, wenn die Übersicht projektbezogen aufgebaut werden soll
• korrekt registrierte Zahlungen, importierte Zahlungen oder gebuchte Zahlungsinformationen
• korrekt verknüpfte Gutschriften, wenn diese in der Übersicht berücksichtigt werden sollen
• korrekt erfasste Sicherheitseinbehalte, falls diese angezeigt werden sollen

Wenn eine Rechnung mit einem Projekt verknüpft ist, sucht Robaws die dazugehörigen Rechnungen über dieses Projekt.

Wenn keine Projektverknüpfung vorhanden ist, basiert die Übersicht nur auf der ausgewählten Rechnung.

So erstellst du die PDF

1. Öffne die gewünschte Rechnung.
2. Klicke auf das PDF-Menü.
3. Wähle Rechnungs- und Zahlungsübersicht.
4. Erstelle oder lade die PDF herunter.

Du kannst die PDF auch direkt beim Versand einer Rechnung per E-Mail als Anhang hinzufügen.

Rechnungs- und Zahlungsübersicht automatisch mitsenden

Du kannst die Rechnungs- und Zahlungsübersicht auch automatisch als Standardanhang mitschicken lassen.

So richtest du das ein:

1. Gehe zu Rechnungseinstellungen > E-Mail-Vorlagen.
2. Öffne die gewünschte E-Mail-Vorlage.
3. Klicke bei Standardanhänge auf Hinzufügen.
4. Wähle Systemdokumente.
5. Wähle Rechnungs- und Zahlungsübersicht.
6. Klicke auf Hinzufügen.

Ab diesem Moment wird die Übersicht automatisch als Anhang hinzugefügt, wenn du diese E-Mail-Vorlage für den Rechnungsversand verwendest.

Was steht in der PDF?

Die PDF besteht aus zwei Bereichen:

1. Rechnungsübersicht
2. Zahlungshistorie

Wenn die Rechnung mit einem oder mehreren Projekten verknüpft ist, wird die Übersicht pro Projekt aufgebaut.

Rechnungsübersicht

Die Rechnungsübersicht zeigt die relevanten Rechnungen rund um die ausgewählte Rechnung.

Dazu gehören:

• die ausgewählte Rechnung selbst
• andere Rechnungen im gleichen Projekt
• verknüpfte Abschlags- oder Teilrechnungen
• verknüpfte Gutschriften
• verrechnete Gutschriften

Die Tabelle enthält unter anderem:

• Rechnungsnr.
• Datum
• Typ
• Gesamtbetrag
• Offener Betrag
• Sicherheitseinbehalt, falls relevant

Die Rechnungen werden nach Rechnungsnummer sortiert.

Zahlungshistorie

Die Zahlungshistorie zeigt, welche Zahlungen oder Verrechnungen zu den Rechnungen gehören.

Dazu können gehören:

• manuell registrierte Zahlungen
• importierte Banktransaktionen
• verrechnete Gutschriften
• Skonto oder finanzielle Minderungen
• Buchungen aus einer Buchhaltungsintegration, zum Beispiel DATEV oder Exact Online

Die Zahlungshistorie wird zuerst nach Rechnungsnummer und danach nach Zahlungsdatum sortiert.

Sicherheitseinbehalt

Die Spalte Sicherheitseinbehalt wird nur angezeigt, wenn in der Übersicht ein offener Sicherheitseinbehalt vorhanden ist.

Wenn keine Rechnung in der Übersicht einen relevanten Sicherheitseinbehalt hat, blendet Robaws diese Spalte automatisch aus.

So bleibt die PDF übersichtlich und es entsteht nicht der Eindruck, dass ein Einbehalt vorhanden ist, obwohl keiner erfasst wurde.

Gutschriften in der Übersicht

Gutschriften werden in der Übersicht berücksichtigt, wenn sie mit der Rechnung verknüpft oder mit einer Rechnung verrechnet wurden.

Dabei gelten folgende Regeln:

• Eine verrechnete Gutschrift reduziert den offenen Betrag der zugehörigen Rechnung.
• Eine verrechnete Gutschrift wird mit einem offenen Betrag von 0,00 € angezeigt.
• Eine nicht verrechnete Gutschrift kann als negativer offener Betrag angezeigt werden. Das bedeutet, dass dieser Betrag dem Kunden noch gutgeschrieben oder zurückgezahlt werden kann.

So bleibt sichtbar, ob eine Gutschrift bereits verrechnet wurde oder noch offen ist.

Zahlungen aus Buchhaltungsintegrationen

Wenn Zahlungen über eine Buchhaltungsintegration abgeglichen werden, kann die Darstellung von manuell erfassten Zahlungen abweichen.

In manchen Fällen erhält Robaws aus der Buchhaltung nur den aktuellen offenen Betrag.

Dann kann in der Zahlungshistorie eine zusammengefasste Position angezeigt werden, zum Beispiel für registrierte Zahlungen.

Das bedeutet: Es muss nicht immer jede einzelne ursprüngliche Zahlung sichtbar sein, wenn der Zahlungsstand über eine Buchhaltungsintegration abgeglichen wurde.

Wichtige Hinweise

Die Beträge werden in der Standardwährung deiner Umgebung angezeigt.

Wenn eine Rechnung in einer anderen Währung erstellt wurde, wird für diese Übersicht nicht der eigene Umrechnungskurs der einzelnen Rechnung verwendet.

Proforma-Rechnungen und archivierte Rechnungen werden nicht in der Übersicht angezeigt.

Die PDF enthält keine separate Mehrwertsteuer-Aufschlüsselung pro Zahlung.

Warum sehe ich eine Rechnung oder Zahlung nicht?

Wenn eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift nicht in der Übersicht erscheint, prüfe folgende Punkte:

• Ist die Rechnung mit dem richtigen Projekt verknüpft?
• Wurde die Zahlung korrekt in Robaws registriert oder importiert?
• Wurde die Gutschrift mit der richtigen Rechnung verknüpft oder verrechnet?
• Ist die Rechnung archiviert, gelöscht oder eine Proforma-Rechnung?
• Wurde die PDF neu erstellt, nachdem die Zahlung oder Gutschrift erfasst wurde?

Die PDF zeigt immer den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung.

Aktualisiert am: 09/06/2026