XRechnung senden

Was ist XRechnung (E-Rechnung) und warum ist sie wichtig?

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Geschäftsverkehr wird in Deutschland stufenweise zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen Unternehmen. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.

Der zentrale Standard dafür ist die XRechnung, ein strukturiertes Datenmodell, das die Rechnungsverarbeitung digital und automatisiert ermöglicht.

Eingeführt wurde die XRechnung bereits 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung nun auch im B2B-Bereich verpflichtend. Technisch heißt das: die Rechnung entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird in einem der beiden zulässigen XML-Formate aufgebaut, UBL oder CII.

Wie Robaws dich dabei unterstützt

Robaws bringt alle Werkzeuge mit, die du für diese Umstellung brauchst. Du kannst XRechnungen nicht nur erstellen, sondern auch direkt versenden: per E-Mail, als Download oder über das PEPPOL-Netzwerk. Außerdem kannst du E-Rechnungen in Robaws empfangen und weiterverarbeiten, sodass deine Rechnungsprozesse in beide Richtungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Erklärvideo

Im Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du eine XRechnung mit Robaws erstellst und versendest. Schau rein, um alle Optionen kennenzulernen.

Hinweis: In Robaws findest du rund um die XRechnung auch die Begriffe „UBL“ und „E-Rechnung“. UBL ist das XML-Format, in dem eine E-Rechnung technisch aufgebaut ist. XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931, und Robaws erzeugt sie in der gängigen KOSIT-Version. Wenn du eine E-Rechnung an ein Unternehmen im Ausland sendest, wird sie automatisch im passenden Format erstellt.

Kriterien für die Umwandlung in eine XRechnung in Robaws

Damit Robaws eine Ausgangsrechnung in das XRechnung-Format umwandeln kann, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

Kundendaten

Beim Kunden muss eine gültige deutsche USt-IdNr. hinterlegt sein ODER die Adresse des Kunden muss auf Deutschland gesetzt sein.

E-Rechnung-Einstellungen

Die E-Rechnung-Einstellungen müssen aktiviert sein, damit Robaws die Rechnungsdaten in das XML-Format der XRechnung exportiert.

Journal-Einstellungen

Im Journal der Rechnung muss die E-Rechnung aktiviert sein, damit alle Pflichtangaben in die XRechnung übernommen werden.

Einstellungen zur Aktivierung der XRechnung in Robaws

Damit du XRechnungen in Robaws nutzen kannst, sind einige Voreinstellungen notwendig:

E-Rechnung-Einstellungen aktivieren

In den Rechnungseinstellungen aktivierst du die Optionen E-Rechnung E-Mail und E-Rechnung herunterladen.

E-Mail-Vorlage anpassen

Damit die XRechnung als Anhang mitgeht, nimmst du die Einstellungen in der E-Mail-Vorlage vor.

So sendest du eine XRechnung mit Robaws

Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, hast du drei einfache Möglichkeiten, eine XRechnung an deinen Kunden zu senden:

Versand per E-Mail

Du verschickst die XRechnung zusammen mit der PDF-Rechnung direkt aus Robaws heraus. Das wählst du entweder pro Rechnung aus oder du stellst es in der Vorlage als Standard ein.

Datei herunterladen und manuell hochladen

Lade die XRechnung als XML-Datei herunter und lade sie im Rechnungsportal deines Kunden hoch, falls er eines nutzt.

Versand über das PEPPOL-Netzwerk

Sende die XRechnung direkt über das PEPPOL-Netzwerk, eine standardisierte Plattform für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten.

So bleibst du mit Robaws bei jeder Stufe der E-Rechnungspflicht rechtskonform und versendest deine Rechnungen digital.

Aktualisiert am: 11/09/2026

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