ZUGFeRD erstellen

Wie kann man ZUGFeRD Rechnungen erstellen?

Mit Robaws wird die Erstellung einer ZUGFeRD Rechnung zum Kinderspiel! Ob für öffentliche Auftraggeber oder den Unternehmensbereich – du kannst deine PDF mit wenigen Klicks in das ZUGFeRD-format umwandeln und mit einer angehängten XML-Datei bereitstellen.

Wann brauchst du eine ZUGFeRD Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung wird immer dann benötigt, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden) sendest. Für Privatkunden oder Unternehmen, die noch keine E-Rechnungen verlangen, kannst du wie gewohnt eine PDF-Rechnung erstellen.

Seit Januar 2025 ist die Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtet. Zwar gibt es Übergangsregelungen bis 2027, aber es ist sinnvoll, sich bereits jetzt darauf vorzubereiten. Kläre am besten mit deinem Auftraggeber, ob und wann eine ZUGFeRD-Rechnung benötigt wird.

Pflichtangaben für ZUGFeRD in Robaws

Um eine ZUGFeRD-Rechnung mit Robaws zu erstellen, müssen einige Angaben vollständig sein, da diese in das strukturierte XML-Format der ZUGFeRD-Rechnung übernommen werden.

Diese Angaben benötigen wir von dir:

Deine Unternehmensdaten.
Deine IBAN.
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.

(Tipp: Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG können dies im Feld "Steuernummer" angeben.)

Zusätzliche Angaben für öffentliche Auftraggeber:

Leitweg-ID: Diese erhältst du vom Auftraggeber und trägst du in den Kundendaten ein.
Lieferantennummer: Falls vom Auftraggeber verlangt.

So hinterlegst du diese Daten in Robaws:

Gehe in die Firmeneinstellungen und ergänze deine Unternehmensdaten.
Hinterlege zusätzliche Angaben direkt in den Kontaktdaten deines Auftraggebers, damit diese automatisch in die ZUGFeRD-Rechnung übernommen werden.

ZUGFeRD Rechnung erstellen in Robaws

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Rechnung erstellen:

Erstelle wie gewohnt eine Ausgangsrechnung in Robaws. Achte darauf, dass alle relevanten Daten (z. B. Leitweg-ID) korrekt hinterlegt sind.

ZUGFeRD aktivieren:

Wähle in den Rechnungseinstellungen > PDF > eine der PDF Vorlagen, und aktiviere die Funktion „ZUGFeRD“.

Automatische XML-Anhang:

Robaws hängt die XML-Version der Rechnung automatisch an die PDF-Datei der ZUGFeRD-Rechnung an. Dies ist besonders praktisch, da viele Auftraggeber den Anhang zur Ansicht benötigen.

ZUGFeRD-Rechnung speichern oder senden:

Speichern: Lade die ZUGFeRD-Rechnung direkt als PDF-Datei herunter, durch auf das PDF Zeichen zu klicken.
Senden: Klicke in der Rechnung auf das E-Mail-Symbol ( E-Mail-Vorlagen ) und hänge die ZUGFeRD-PDF an.

Vorteile der ZUGFeRD-Rechnung mit Robaws

Automatisiert: Robaws übernimmt alle notwendige Konvertierung und Umwandlung für dich.
PDF-Anhang: Dein Auftraggeber erhält eine lesbare Version der Rechnung direkt im PDF-Dokument.
Einfache Verwaltung: Zusätzliche Angaben wie Leitweg-ID oder Auftragsnummer können pro Kunde gespeichert werden.

Bereit für die Zukunft

Mit Robaws kannst du perfekt der E-Rechnungspflichten nachkommen. Neben der einfachen Erstellung und Bearbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen haben wir weitere Funktionen, um deinen Workflow zu optimieren, z. B.:

Direkter Versand über unser eigene PEPPOL-Netzwerk Access Point.
Sammel-Export von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen für die Buchhaltung oder Steuerberatung.

Aktualisiert am: 24/04/2026

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