ZUGFeRD erstellen

Wie kann man ZUGFeRD Rechnungen erstellen?

Mit Robaws wird die Erstellung einer ZUGFeRD Rechnung zum Kinderspiel! Ob für öffentliche Auftraggeber oder den Unternehmensbereich – Sie können Ihre PDF mit wenigen Klicks in das ZUGFeRD-format umwandeln und mit einer angehängten XML-Datei bereitstellen.

Wann brauchen Sie eine ZUGFeRD Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung wird immer dann benötigt, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden) senden. Für Privatkunden oder Unternehmen, die noch keine E-Rechnungen verlangen, können Sie wie gewohnt eine PDF-Rechnung erstellen.

Ab Januar 2025 wird die Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Zwar gibt es Übergangsregelungen bis 2027, aber es ist sinnvoll, sich bereits jetzt darauf vorzubereiten. Klären Sie am besten mit Ihrem Auftraggeber, ob und wann eine ZUGFeRD-Rechnung benötigt wird.

Pflichtangaben für ZUGFeRD in Robaws

Um eine ZUGFeRD-Rechnung mit Robaws zu erstellen, müssen einige Angaben vollständig sein, da diese in das strukturierte XML-Format der ZUGFeRD-Rechnung übernommen werden.

Diese Angaben benötigen wir von Ihnen:

Ihre Unternehmensdaten.
Ihre IBAN.
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.

(Tipp: Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG können dies im Feld "Steuernummer" angeben.)

Zusätzliche Angaben für öffentliche Auftraggeber:

Leitweg-ID: Diese erhalten Sie vom Auftraggeber und tragen sie in den Kundendaten ein.
Lieferantennummer: Falls vom Auftraggeber verlangt.

So hinterlegen Sie diese Daten in Robaws:

Gehen Sie in die Firmeneinstellungen und ergänzen Sie Ihre Unternehmensdaten.
Hinterlegen Sie zusätzliche Angaben direkt in den Kontaktdaten Ihres Auftraggebers, damit diese automatisch in die ZUGFeRD-Rechnung übernommen werden.

ZUGFeRD Rechnung erstellen in Robaws

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Rechnung erstellen:

Erstellen Sie wie gewohnt eine Ausgangsrechnung in Robaws. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Daten (z. B. Leitweg-ID) korrekt hinterlegt sind.

ZUGFeRD aktivieren:

Wählen Sie in den Rechnungseinstellungen > PDF > ein der PDF Vorlagen, und aktivieren Sie die Funktion „ZUGFeRD“.

Automatische XML-Anhang:

Robaws hängt die XML-Version der Rechnung automatisch an die PDF-Datei der ZUGFeRD-Rechnung an. Dies ist besonders praktisch, da viele Auftraggeber den Anhang zur Ansicht benötigen.

ZUGFeRD-Rechnung speichern oder senden:

Speichern: Laden Sie die ZUGFeRD-Rechnung direkt als PDF-Datei herunter, durch auf das PDF Zeichen zu klicken.
Senden: Klicken Sie in der Rechnung auf das E-Mail-Symbol ( E-Mail-Vorlagen ) und hängen Sie das ZUGFeRD-PDF an.

Vorteile der ZUGFeRD Rechnung mit Robaws

Automatisiert: Robaws übernimmt alle notwendige Konvertierung und Umwandeln für Sie.
PDF-Anhang: Ihre Auftraggeber erhalten eine lesbare Version der Rechnung direkt im PDF-Dokument.
Einfache Verwaltung: Zusätzliche Angaben wie Leitweg-ID oder Auftragsnummer können pro Kunde gespeichert werden.

Bereit für 2025

Mit Robaws sind Sie perfekt auf die kommenden E-Rechnungspflichten vorbereitet, und zwar für die nächsten Jahre. Neben der einfachen Erstellung und Bearbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen haben wir weitere Funktionen, um Ihren Workflow zu optimieren, z. B.:

Direkter Versand über unser eigene PEPPOL-Netzwerk Access Point.
Sammel-Export von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen für die Buchhaltung oder Steuerberatung.

Aktualisiert am: 03/02/2025

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