XRechnung erstellen

Wie kann ich eine XRechnung erstellen?

Mit Robaws ist die XRechnung kein Zusatzaufwand. Ob für öffentliche Auftraggeber oder für Geschäftskunden: du erstellst deine Ausgangsrechnung wie gewohnt, und Robaws erzeugt daraus die XRechnung im XML-Format, mit angehängter PDF-Datei.

Wann brauchst du eine XRechnung?

Eine XRechnung brauchst du immer dann, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden) stellst. Für Privatkunden und für Geschäftskunden, die noch keine E-Rechnung verlangen, erstellst du wie gewohnt eine PDF-Rechnung.

So sieht der Zeitplan der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich aus:

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle inländischen Unternehmen.

Kläre am besten mit deinem Auftraggeber, ab wann er die XRechnung erwartet.

Pflichtangaben für eine XRechnung in Robaws

Damit Robaws eine XRechnung erzeugen kann, müssen einige Angaben vollständig sein, denn sie werden in das strukturierte XML-Format übernommen.

Diese Angaben brauchst du:

Deine Unternehmensdaten.
Deine IBAN.
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.

(Tipp: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG trägst du deine Steuernummer in das Feld „Steuernummer" ein.)

Zusätzliche Angaben für öffentliche Auftraggeber:

Leitweg-ID: Die bekommst du von deinem Auftraggeber und trägst sie in den Kundendaten ein.
Lieferantennummer: Nur wenn dein Auftraggeber sie verlangt.

So hinterlegst du diese Daten in Robaws:

Ergänze deine Unternehmensdaten in den Firmeneinstellungen.
Hinterlege die zusätzlichen Angaben direkt beim Kontakt deines Auftraggebers, damit sie automatisch in die XRechnung übernommen werden.

XRechnung erstellen in Robaws

Robaws erzeugt die XRechnung automatisch, sobald du eine Ausgangsrechnung erstellst. Du musst dafür pro Rechnung nichts extra einschalten.

Schritt für Schritt

Rechnung erstellen:

Erstelle deine Ausgangsrechnung wie gewohnt. Achte darauf, dass alle relevanten Daten (z. B. die Leitweg-ID) hinterlegt sind.

PDF wird automatisch angehängt:

Robaws hängt die PDF-Version der Rechnung automatisch an die XML-Datei der XRechnung an. Das ist praktisch, weil viele Auftraggeber die lesbare Fassung zur Ansicht brauchen.

XRechnung herunterladen oder senden:

Herunterladen: Lade die XML-Datei über den Button „E-Rechnung" in der Rechnungsübersicht herunter.
Senden: Nutze eine der integrierten Versandmethoden (mehr dazu: XRechnung senden).

Wo finde ich die XRechnung?

Aktiviere in den Rechnungseinstellungen die Option „E-Rechnung herunterladen". Danach lädst du die XML-Datei über den Button „E-Rechnung" in der Rechnungsübersicht herunter. Beim Versand per E-Mail hängt Robaws die XRechnung über die E-Mail-Vorlagen als Anhang an.

XRechnung prüfen und öffnen

Wenn dein Auftraggeber die angehängte PDF-Datei sehen möchte, kannst du ihn auf die XRechnung Zentrale hinweisen, einen kostenlosen XRechnung-Viewer. Dort lädt er die XML-Datei hoch und sieht die angehängte PDF-Datei.

👉 zur XRechnung Zentrale

Vorteile der XRechnung mit Robaws

Automatisch: Robaws übernimmt die Umwandlung in das XRechnungsformat.
PDF-Anhang: Deine Auftraggeber erhalten die lesbare Fassung direkt im XML-Dokument.
Einfache Verwaltung: Angaben wie Leitweg-ID und Lieferantennummer speicherst du pro Kunde.

Bereit für die E-Rechnungspflicht

Mit Robaws bist du auf die nächsten Stufen der E-Rechnungspflicht vorbereitet. Neben dem Erstellen und Bearbeiten von XRechnungen hast du weitere Funktionen für deinen Workflow:

Direkter Versand über das PEPPOL-Netzwerk.
Sammel-Export von XRechnungen für die Buchhaltung oder deinen Steuerberater.

Aktualisiert am: 11/09/2026

War dieser Beitrag hilfreich?

Danke!