Rechnungen in Robaws erstellen, versenden und nachverfolgen

Das Modul Rechnungen ist in allen Robaws-Lizenzen enthalten.


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Übersichtsfenster


Die Rechnungsübersicht passt du über die Einstellungen an: Welche Spalten möchtest du sehen, in welcher Reihenfolge, welche Schnellfilter? Darüber hinaus kann jeder Benutzer eigene Übersichten anlegen und personalisieren.


So kannst du zum Beispiel eine Übersicht aller Rechnungen erstellen, die noch an den Steuerberater müssen oder die noch offen sind.


Über das Übersichtsfenster kannst du Massenänderungen für mehrere Rechnungen gleichzeitig vornehmen.
Über die Aktionsschaltflächen oben lassen sich Rechnungen löschen, archivieren oder sperren sowie nach Excel exportieren.



Wie erstelle ich eine Rechnung?


Es gibt mehrere Wege zu einer Rechnung. Die Logik ist immer dieselbe: Aus dem Dokument, das du abrechnen möchtest (Angebot, Projekt, Anspruchserklärung, …), klickst du auf das €-Zeichen, um es in eine Rechnung umzuwandeln. Nachfolgend findest du einige Besonderheiten der gängigsten Module.


Du kannst außerdem eine freie Rechnung erstellen, indem du im Übersichtsfenster der Rechnungen oben auf Hinzufügen klickst.


Angebot oder Projekt abrechnen


Du kannst das Angebot vollständig abrechnen, indem du oben auf das €-Zeichen klickst (zu aktivieren über Einstellungen > Angebot > Einstellungen > Direkt Rechnung erstellen). Dann wird das komplette Angebot auf die Rechnung übernommen: die Positionen, nicht die dahinterliegende Stückliste der Leistung.


Du kannst auch nur einen Teil des Angebots abrechnen, zum Beispiel für eine Anzahlungsrechnung. Das machst du über die Finanzplanung des Angebots. Hast du aus dem Angebot bereits ein Projekt erstellt, findest du diese Finanzplanung auch im Projekt wieder. Dann kannst du auch von dort aus einen Teil des Angebots abrechnen.


An ein Projekt kannst du mehrere Angebote koppeln. Es ist nicht möglich, über die Finanzplanung Phasen aus verschiedenen Angeboten auf einer Rechnung zu kombinieren.


Anspruchserklärung abrechnen


Die Anspruchserklärung erstellst du, um die ausgeführten Arbeiten festzuhalten und diese anschließend abzurechnen. Aus der Anspruchserklärung heraus erstellst du, ob mit oder ohne vorherige Freigabe durch den Kunden, eine Rechnung, indem du oben auf das €-Zeichen klickst.


Das kann eine kumulierte Rechnung sein (bei der die vorherigen Teilrechnungen auf der Rechnung ausgewiesen werden) oder eine einfache Rechnung (bei der nur der Betrag der aktuellen Anspruchserklärung ausgewiesen wird).


Ebenso kann es eine detaillierte Rechnung sein (bei der alle Positionen der Anspruchserklärung auf die Rechnung übernommen werden) oder eine einfache Rechnung (bei der ein Gesamtbetrag ausgewiesen wird). Am gängigsten ist die einfache Rechnung mit der Anspruchserklärung im Anhang.


Erstellst du manchmal eine Anzahlungsrechnung (z. B. 20 % bei Unterzeichnung des Angebots), noch bevor die Arbeiten begonnen haben, und rechnest danach über eine Anspruchserklärung weiter ab? Du kannst die Anzahlung entweder sofort von der ersten Anspruchserklärung abziehen oder wahlweise progressiv bzw. am Ende verrechnen.


Auftrag abrechnen


In einem Auftrag kannst du über die Positionen (Artikel) arbeiten. Möchtest du diese abrechnen, klickst du oben auf das €-Zeichen.


Du kannst auch ausführungsbasiert abrechnen. Dann arbeitest du im Tab „Ausführung": Möchtest du abrechnen, klickst du im Tab „Ausführung" auf „Abrechnen".


Arbeitsberichte abrechnen


Du kannst einen oder mehrere Arbeitsberichte gemeinsam abrechnen, indem du oben im Arbeitsbericht oder in der Übersicht auf das €-Zeichen klickst.


Über die Einstellungen legst du die Abrechnungsstrategie fest: alle Positionen detailliert anzeigen oder nicht, welche Informationen auf dem PDF erscheinen und so weiter.


Möchtest du die Arbeitsberichte lieber bündeln und sie anschließend für einen bestimmten Zeitraum auf einmal abrechnen, kannst du sie auf einem Auftrag gruppieren. Trage dazu jeweils dieselbe Auftragsnummer im Arbeitsbericht ein. Alle Positionen der Arbeitsberichte (Stunden, Artikel, Betriebsmittel) findest du dann im Auftrag im Tab „Ausführung". Dort kannst du auch Positionen aus einer Eingangsrechnung ergänzen, sodass alles sauber auf einmal abgerechnet wird.


Abonnement abrechnen


Beim Anlegen eines Abonnements wählst du, ob daraus eine Rechnung oder ein Auftrag erzeugt werden soll. Wählst du eine Rechnung, wird gemäß der gewählten Periodizität (6 Monate, ein Jahr, …) automatisch eine Rechnung erstellt. Diese findest du dann zwischen deinen übrigen Rechnungen.


Mietperiode abrechnen


Im Mietmodul hältst du fest, welche Artikel vermietet sind und welche zurückgebracht wurden. Am Ende der Mietperiode erstellst du eine Rechnung, indem du die Buchungsperiode abschließt.



Nummerierung oder Proforma


Eine Rechnung ist immer mit einem Journal verknüpft. Dieses Journal bestimmt unter anderem die Nummerierung der Rechnungen und Gutschriften. Arbeitest du mit mehreren Journalen, kannst du einstellen, welchem Journal eine neue Rechnung bzw. Gutschrift hinzugefügt wird.


Hier legst du auch fest, ob eine Rechnung oder Gutschrift automatisch nummeriert oder zunächst als Proforma registriert wird.



Detail der Rechnung


Bei den Rechnungsdaten werden folgende Informationen übernommen:


  • aus den Kundenstammdaten (z. B. Zahlungsbedingung)
  • aus dem ursprünglichen Modul (z. B. die Kundenreferenz, die du bereits im Angebot eingetragen hast)
  • aus den Einstellungen (z. B. Bemerkungen)


Du kannst sie selbst ändern oder ergänzen.


Rechts siehst du einige Kundendaten, die aus den Kundenstammdaten in Robaws stammen. So prüfst du schnell, ob eine separate Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt ist, welche Zahlungsbedingung für diesen Kunden üblich ist, wie viele Rechnungen noch offen sind und ob du Bemerkungen zu diesem Kunden festgehalten hast.


Unten findest du die Rechnungspositionen. Jede Rechnungsposition kannst du einzeln einem Projekt, einem Auftrag, einem Mietauftrag oder einem Arbeitsbericht zuweisen. Du kannst ebenfalls bereits festlegen, welchem Sachkonto diese Position in deinem Buchhaltungsprogramm zugewiesen wird.


Wie in anderen Modulen kannst du auch hier Bemerkungen, Dateien und Aufgaben hinzufügen. Und vergiss nicht: Auch hier kannst du zusätzliche Felder anlegen, um Informationen strukturiert festzuhalten.


Rechnungs- und Zahlungsübersicht


Neben dem normalen Rechnungs-PDF kannst du eine Rechnungs- und Zahlungsübersicht abrufen. Dieses Dokument zeigt auf einen Blick das vollständige finanzielle Bild rund um eine Rechnung: was auf demselben Projekt sonst noch abgerechnet wurde und was bereits bezahlt ist. Praktisch, um selbst schnell den Überblick zu behalten, oder um es einem Kunden mitzuschicken, der wissen möchte, wie sein Vorgang steht.


Du öffnest sie über die Aktionsschaltfläche PDF > Rechnungs- und Zahlungsübersicht. Du kannst sie auch als Anhang auswählen, wenn du die Rechnung per E-Mail versendest.


Pro Projekt, das mit der Rechnung verknüpft ist, erhältst du zwei Tabellen. Hängt kein Projekt an der Rechnung, erhältst du einen Block ohne Projekttitel.


Rechnungsübersicht: die Rechnung selbst, zusammen mit allen anderen Rechnungen desselben Projekts, den verknüpften Anzahlungs- und Teilrechnungen sowie den Gutschriften, die über „gutgeschriebene Rechnung" oder „verrechnet mit" an der Rechnung hängen. Es werden nur gebuchte Dokumente übernommen, und Gutschriften erscheinen negativ.


Zahlungshistorie: Was du hier siehst, hängt davon ab, wie du Zahlungen erfasst.


  • Erfasst du sie in Robaws, siehst du jede Bewegung einzeln: Banktransaktionen, Kassenbewegungen, verrechnete Gutschriften und gewährtes Skonto.
  • Kommt der bezahlte Betrag über eine Buchhaltungsanbindung herein, setzt Robaws eine Zeile „Gesamtbetrag registriert" anstelle des Details. Die Detailhistorie liegt dann nämlich in deinem Buchhaltungsprogramm.


Enthält ein Projektblock mindestens eine Rechnung mit einem noch nicht fälligen Sicherheitseinbehalt, kommt eine zusätzliche Spalte „Sicherheitseinbehalte (noch nicht fällig)" hinzu, mit Betrag und Fälligkeitsdatum je Rechnung und einer Summe am Ende. Ein Sicherheitseinbehalt gilt bis einschließlich des Fälligkeitstages als „noch nicht fällig", und nur dann, wenn dieses Fälligkeitsdatum ausgefüllt ist.


Alle Beträge werden in der Standardwährung deiner Umgebung ausgewiesen. Rechnest du in einer anderen Währung ab, werden diese Beträge nicht umgerechnet. Oben auf dem Dokument steht übrigens das Erstellungsdatum: Es gibt den Stand zu diesem Zeitpunkt wieder.



Zahlung erhalten


Bei den Rechnungsdaten findest du den offenen Betrag. Das ist der Gesamtbetrag der Rechnung abzüglich der erfassten Zahlungen. Du kannst das manuell nachverfolgen oder automatisch über eine Integration nachverfolgen lassen.


Tipp: Du kannst den offenen Betrag als Spalte in der Rechnungsübersicht hinzufügen.


Manuell erfassen


  • Ändere den Status auf „Bezahlt". Dadurch wird der offene Betrag auf 0 gesetzt.
  • Oder klicke auf den offenen Betrag und erfasse den erhaltenen Betrag. Ist der offene Betrag danach 0 €, wechselt der Status automatisch auf „Bezahlt".


Automatisch erfassen


Du kannst eine Banking-Anbindung wie finAPI nutzen. Die Zahlungen kommen dann automatisch in Robaws an und werden über Verwendungszweck und Rechnungsnummer der richtigen Rechnung zugeordnet.


In der Rechnungsübersicht findest du oben die Aktionsschaltfläche „€". Darunter findest du die Übersicht aller Banktransaktionen. Diese werden geladen, wenn eine Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm oder eine Banking-Anbindung aktiv ist.


Tipp: Lege einen separaten Tab für die noch nicht bezahlten Rechnungen an (Filter auf Status).



Versand an den Kunden


Du kannst deine Rechnung auf verschiedene Arten an deinen Kunden versenden: als Massenversand aus der Übersicht heraus oder einzeln aus der Rechnung.


  • Per E-Mail: über die Schaltfläche „E-Mail" oben. In der E-Mail wird direkt die E-Mail-Adresse des Kunden eingetragen (Rechnungsadresse, falls bekannt, sonst die allgemeine E-Mail-Adresse). Das kannst du manuell ändern, wenn du nicht im Massenversand arbeitest.
  • Als E-Rechnung: Rechnungen werden als XRechnung (UBL oder CII) bzw. ZUGFeRD versendet, per E-Mail. Die E-Rechnung enthält die Rechnung als PDF und alle Rechnungsdaten in strukturierter Form.


Tipp: Lege separate Tabs für die Rechnungen an, die du per E-Mail oder über PEPPOL versenden möchtest.



Übermittlung an den Steuerberater


Rechnungen werden als strukturierte Datei (UBL/XRechnung) an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Diese Datei enthält die Rechnung als PDF und alle Rechnungsdaten in codierter Form. Aus der Übersicht wählst du die gewünschten Rechnungen aus und gehst je nach Buchhaltungsprogramm vor:


  • Ist das Buchhaltungsprogramm online, ob mit oder ohne Anbindung (z. B. DATEV), sendest du sie über die Schaltfläche „An den Buchhalter senden" oben an den Steuerberater.
  • Ist das Buchhaltungsprogramm nicht online, kannst du die Rechnungen als ZIP-Datei herunterladen und deinem Steuerberater zukommen lassen oder manuell in das Buchhaltungsprogramm einlesen. Klicke dazu auf das Symbol „UBL".


Aktiviere das passende Symbol über Einstellungen > Rechnungen > UBL-Download oder UBL-E-Mail.



Gutschriften


Eine Gutschrift folgt im Großen und Ganzen demselben Ablauf wie eine Rechnung, es gibt jedoch einige Besonderheiten:


  • Du kannst angeben, welche Rechnung gutgeschrieben wird, und den Betrag der Gutschrift gegebenenfalls mit einer Rechnung verrechnen.
  • Gutschriften können derselben Nummerierung folgen wie die Rechnungen oder separat nummeriert werden. Das legst du im Journal fest.


Wann du eine Gutschrift und wann eine Stornorechnung einsetzt, liest du in Rechnungskorrektur / Stornorechnung erstellen.

Aktualisiert am: 07/09/2026

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