Archivieren und löschen

Zu viele Einträge im Überblick? Oder haben Sie versehentlich ein Dokument doppelt angelegt?
In Robaws können Sie jederzeit Dokumente archivieren oder löschen, um Ordnung zu schaffen – ohne sie endgültig zu verlieren.

Beide Funktionen helfen Ihnen, das Übersichtsschirm aufgeräumt zu halten – mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied:

• Archivieren: Das Dokument wird aus dem Überblick entfernt, bleibt aber mit anderen Objekten verknüpft und ist weiterhin in Berichten enthalten.
• Löschen: Das Dokument wird aus dem Überblick entfernt und nicht mehr in Auswertungen berücksichtigt.

Wichtig:
Weder beim Archivieren noch beim Löschen wird ein Dokument dauerhaft entfernt – Sie können es jederzeit über erweiterte Filter wiederfinden oder sogar reaktivieren.

So funktioniert’s

📁 Ein Dokument archivieren

1. Öffnen Sie das Modul (z. B. Rechnungen, Projekte, Angebote).
2. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie archivieren möchten.
3. Klicken Sie oben auf das Archiv-Symbol.

Die Dokumente verschwinden aus dem aktiven Überblick und werden in einem separaten, ausgeblendeten Bereich gespeichert.

🗑️ Ein Dokument löschen

1. Öffnen Sie das Modul und wählen Sie die zu löschenden Dokumente aus.
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der oberen Leiste.

Auch gelöschte Dokumente verschwinden aus dem Überblick – aber anders als bei Archivierung werden sie nicht mehr in Analysen einbezogen.

Archivierte oder gelöschte Dokumente wiederfinden

Nutzen Sie die erweiterten Filter im Überblick:

1. Öffnen Sie das Modul und aktivieren Sie im Filterbereich die Optionen
   „Archivierte Elemente anzeigen“ und/oder „Gelöschte Elemente anzeigen“.
2. Die entsprechenden Einträge erscheinen wieder in der Liste – zusammen mit den aktiven Elementen.

📄 Nur archivierte oder gelöschte Dokumente anzeigen?

Sie können dafür ein separates Tab im Überblick anlegen:
👉 Tabs im Übersichtsschirm

Dort definieren Sie mithilfe der erweiterten Filter ein eigenes Segment:

• Nur archivierte Dokumente
• Nur gelöschte Dokumente
• Oder beide kombiniert

🔁 Dokumente wiederherstellen (reaktivieren)

Sie können archivierte oder gelöschte Dokumente jederzeit zurück in die aktive Liste verschieben:

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument über die Filteransicht.
2. Klicken Sie oben auf „Rückgängig machen“.

Das Dokument ist anschließend wieder im normalen Überblick sichtbar – samt aller Verknüpfungen und Historie.

Tipp: Nutzen Sie die Archivierungsfunktion regelmäßig, um Ihre Übersichten schlank und fokussiert zu halten – besonders nützlich bei Projekten oder Angeboten, die abgeschlossen sind, aber nicht gelöscht werden sollen.

Aktualisiert am: 15/05/2025