Archivieren und löschen

Zu viele Einträge im Überblick? Oder hast du versehentlich ein Dokument doppelt angelegt?

In Robaws kannst du jederzeit Dokumente archivieren oder löschen, um Ordnung zu schaffen, ohne sie endgültig zu verlieren.

Beide Funktionen helfen dir, das Übersichtsschirm aufgeräumt zu halten, mit einem Unterschied:

• Archivieren: Das Dokument wird aus der Übersicht entfernt, bleibt aber mit anderen Objekten verknüpft und ist weiterhin in Auswertungen enthalten.
• Löschen: Das Dokument wird aus der Übersicht entfernt und nicht mehr in Auswertungen berücksichtigt.

Wichtig:

Weder beim Archivieren noch beim Löschen wird ein Dokument dauerhaft entfernt.

Du kannst es jederzeit über erweiterte Filter wiederfinden oder sogar reaktivieren.

So funktioniert’s

📁 Ein Dokument archivieren

1. Öffne das Modul (z. B. Rechnungen, Projekte, Angebote).
2. Wähle die Dokumente aus, die du archivieren möchtest.
3. Klicke oben auf das Archiv-Symbol.

Die Dokumente verschwinden aus der aktiven Übersicht und werden in einem separaten, ausgeblendeten Bereich gespeichert.

🗑️ Ein Dokument löschen

1. Öffne das Modul und wähle die zu löschenden Dokumente aus.
2. Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der oberen Leiste.

Auch gelöschte Dokumente verschwinden aus dem Überblick, aber anders als bei Archivierung werden sie nicht mehr in Analysen einbezogen.

Archivierte oder gelöschte Dokumente wiederfinden

Nutze die erweiterten Filter in der Übersicht:

1. Öffne das Modul und aktiviere im Filterbereich die Optionen

„Archivierte Elemente anzeigen“ und/oder „Gelöschte Elemente anzeigen“.

2. Die entsprechenden Einträge erscheinen wieder in der Liste, zusammen mit den aktiven Elementen.

📄 Nur archivierte oder gelöschte Dokumente anzeigen?

Du kannst dafür ein separates Tab im Überblick anlegen:

👉 Tabs im Übersichtsschirm

Dort definierst du mithilfe der erweiterten Filter ein eigenes Segment:

• Nur archivierte Dokumente
• Nur gelöschte Dokumente
• Oder beide kombiniert

🔁 Dokumente wiederherstellen (reaktivieren)

Sie können archivierte oder gelöschte Dokumente jederzeit zurück in die aktive Liste verschieben:

1. Öffne das gewünschte Dokument über die Filteransicht.
2. Klicke oben auf „Rückgängig machen“.

Das Dokument ist anschließend wieder im normalen Überblick sichtbar, samt aller Verknüpfungen und Historie.

Tipp: Nutze die Archivierungsfunktion regelmäßig, um deine Übersichten schlank und fokussiert zu halten – besonders nützlich bei Projekten oder Angeboten, die abgeschlossen sind, aber nicht gelöscht werden sollen.

Einschränkungen

Nicht alles in Robaws kannst du archivieren, löschen und danach wiederherstellen.

Geh daher vorsichtig mit dieser Funktion um.

Was kannst du archivieren, löschen und rückgängig machen?

• Eine vollständige Angebot, Rechnung, Bestellung, Arbeitsauftrag, Auftrag, Preisanfrage, Eingangsrechnung usw.
• Benutzerrollen
• Artikel, Leistungen
• Listen in den Einstellungen, z. B. Einheiten, Mehrwertsteuersätze, Zahlungsbedingungen usw.

Was kannst du nach dem Löschen nicht mehr rückgängig machen?

• Löschen von Zeilen in einer Angebot, einer Rechnung, einer Bestellung, einer Order, einer Leistung usw.
• Löschen einer Artikelgruppe
• Löschen eines Benutzers
• Löschen von Formeln und Parametern aus Leistungen / Positionen
• …

Aktualisiert am: 10/04/2026