Automatischer Zahlungsabgleich (mit finAPI)

Mit dem automatischen Zahlungsabgleich erkennt Robaws ein- und ausgehende Bankzahlungen und ordnet sie den passenden Rechnungen zu.

Robaws ruft deine Banktransaktionen über finAPI ab und vergleicht sie mit offenen Rechnungen. Wenn eine Zahlung eindeutig zu einer Rechnung passt, wird sie automatisch zugeordnet. So musst du Zahlungen nicht mehr einzeln in jeder Rechnung erfassen.

Das ist besonders hilfreich, wenn du viele Rechnungen verschickst / empfängst und regelmäßig prüfen möchtest, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.

Was macht der automatische Zahlungsabgleich?

Robaws kann:

• Banktransaktionen abrufen
• Zahlungen mit offenen Rechnungen vergleichen
• passende Zahlungen automatisch einer Rechnung zuordnen
• den offenen Betrag der Rechnung aktualisieren
• bezahlte Rechnungen schneller erkennbar machen
• nicht zugeordnete Zahlungen zur manuellen Prüfung anzeigen

Bevor du beginnst

Damit der automatische Zahlungsabgleich funktioniert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen in Robaws

Du brauchst:

• Zugriff auf Einstellungen
• eine aktivierte finAPI-Integration
• mindestens ein verbundenes Bankkonto
• offene Rechnungen in Robaws
• klare Zahlungsreferenzen auf deinen Rechnungen, zum Beispiel die Rechnungsnummer im Verwendungszweck

Die Integration findest du unter:

Einstellungen > Integrationen > finAPI

Optional: Möchtest du auch den Zahlungsabgleich für deine Eingangsrechnungen aktivieren, muss du die Einstellung Automatischer Abgleich von Zahlungen mit Einkaufsrechnungen aktivieren unter Eingangsrechnungseinstellungen > Einstellungen

Voraussetzungen bei der Bank

Du brauchst außerdem Zugriff auf das Online-Banking des Bankkontos, das du verbinden möchtest.

Die Anmeldung funktioniert ähnlich wie bei deinem normalen E-Banking. Während der Einrichtung wirst du zu deiner Bank weitergeleitet und musst dich dort anmelden.

Dabei kann die Bank zusätzliche Schritte verlangen, z.B.:

• Zustimmung zur Datenweiterleitung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Bestätigung über die Bank-App
• Freigabe bei Anmeldung über ein neues Gerät

finAPI in Robaws aktivieren

Gehe in Robaws zu:

Einstellungen > Integrationen > finAPI

Starte dort die Einrichtung der Integration.

Der genaue Ablauf kann je nach Bank leicht unterschiedlich sein. Grundsätzlich funktioniert es so:

1. Öffne Einstellungen > Integrationen > finAPI.
2. Klicke auf Aktiv.
3. Wähle deine Bank aus.
4. Melde dich über die Bankumgebung an.
5. Bestätige die Datenweiterleitung.
6. Bestätige die Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, zum Beispiel über deine Bank-App.
7. Klicke in finAPI auf Schließen, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist.
8. Kehre zurück zu Robaws.
9. Prüfe, ob das Bankkonto korrekt verbunden ist.

Wenn du mehrere Firmen in Robaws verwendest

Wenn du in Robaws mit mehreren Firmen arbeitest, starte die Einrichtung nicht einfach in der Standardfirma (Default).

Prüfe zuerst, für welche Firma du den automatischen Zahlungsabgleich einrichten möchtest. Verbinde das Bankkonto immer mit der richtigen Firma, damit Zahlungen später den richtigen Rechnungen zugeordnet werden können.

Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Unternehmen eigene Bankkonten, eigene Rechnungsnummern oder eigene Zahlungsabläufe verwenden.

Wenn mehrere Bankkonten angezeigt werden

Bei manchen Banken werden nach der Anmeldung mehrere Konten angezeigt, zum Beispiel:

• Geschäftskonto
• Privatkonto
• Sparkonto
• Kreditkartenkonto

Verbinde nur die Konten, die du für Robaws wirklich verwenden möchtest.

Wenn ein privates oder nicht relevantes Konto übernommen wurde, kannst du es in Robaws wieder entfernen. So werden nur die Zahlungen angezeigt, die für deinen Zahlungsabgleich relevant sind.

Nicht relevante Zahlungen entfernen

Nicht jede Banktransaktion ist für Robaws relevant.

Beispiele:

• Gehaltszahlungen
• private Zahlungen
• interne Umbuchungen
• Bankgebühren
• nicht geschäftsrelevante Kontobewegungen

Solche Zahlungen kannst du in der Zahlungsübersicht entfernen. Danach werden sie in Robaws nicht mehr in der Zahlungsübersicht angezeigt.

So bleibt deine Übersicht sauber und du siehst nur die Zahlungen, die du wirklich für Rechnungen oder offene Posten brauchst.

Wann werden Zahlungen synchronisiert?

Die Synchronisierung läuft nicht dauerhaft in Echtzeit.

Robaws ruft Banktransaktionen zu festen Zeitpunkten ab. Es gibt keinen Button, mit dem du die Synchronisierung manuell starten kannst.

Die Synchronisierung erfolgt aktuell zu diesen Zeitpunkten:

Wenn eine Zahlung also gerade erst auf dem Bankkonto eingegangen ist, kann es sein, dass sie erst beim nächsten Synchronisationszeitpunkt in Robaws sichtbar wird.

Wie Robaws Zahlungen automatisch zuordnet

Sobald Banktransaktionen verfügbar sind, prüft Robaws, ob eine Zahlung zu einer offenen Rechnung passt.

Dabei werden vor allem diese Informationen verwendet:

• Rechnungsnummer oder Referenz im Verwendungszweck
• Zahlungsbetrag
• offener Betrag der Rechnung
• Kunde
• IBAN oder Kontodaten, falls verfügbar

Wenn Robaws eine eindeutige Übereinstimmung findet, wird die Zahlung automatisch bei der passenden Rechnung registriert.

Beispiel

Eine Rechnung hat die Nummer:

Re2026-0041

Der Kunde überweist den Betrag und verwendet im Verwendungszweck:

RE2026-0041

Robaws erkennt die Rechnungsnummer in der Banktransaktion und kann die Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zuordnen.

Was passiert nach einer erfolgreichen Zuordnung?

Wenn eine Zahlung automatisch zugeordnet wurde, wird sie in der Rechnung registriert.

Dadurch wird:

• der offene Betrag reduziert
• die Zahlung im Zahlungsverlauf der Rechnung angezeigt
• die Rechnung bei vollständiger Zahlung als bezahlt erkannt

Je nach deinen Rechnungseinstellungen kann Robaws den Status der Rechnung automatisch ändern, sobald sie vollständig bezahlt ist.

Prüfe dafür deine Einstellungen unter:

Einstellungen > Rechnungen > Status

Nicht zugeordnete Zahlungen prüfen

Nicht jede Zahlung kann automatisch zugeordnet werden.

Das passiert zum Beispiel, wenn:

• keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht
• der Kunde eine falsche Referenz angegeben hat
• mehrere Rechnungen in einer Zahlung bezahlt wurden
• der Betrag nicht mit dem offenen Betrag übereinstimmt
• mehrere mögliche Rechnungen gefunden werden
• die Rechnung in Robaws noch nicht existiert

In diesem Fall bleibt die Zahlung zur Prüfung offen und kann manuell zugeordnet werden.

Zahlung manuell zuordnen

Wenn Robaws eine Zahlung nicht automatisch zuordnen kann, kannst du sie selbst mit der richtigen Rechnung verbinden.

Gehe dafür in die Zahlungsübersicht oder in die Rechnungsübersicht und öffne die nicht zugeordnete Zahlung.

Wähle anschließend die passende Rechnung aus und registriere die Zahlung manuell.

So bleibt der Zahlungsverlauf trotzdem vollständig.

Teilzahlungen und Zahlungsdifferenzen

Nicht jede Zahlung entspricht exakt dem Rechnungsbetrag.

Robaws kann auch mit Teilzahlungen und Differenzen arbeiten.

Typische Situationen sind:

• der Kunde bezahlt nur einen Teilbetrag
• der Kunde zahlt zu viel
• der Kunde zahlt zu wenig
• Skonto wurde abgezogen
• mehrere Zahlungen gehören zu einer Rechnung

Wenn eine Zahlung nicht eindeutig automatisch verarbeitet werden kann, solltest du sie manuell prüfen und korrekt registrieren.

Tipps für eine bessere automatische Zuordnung

Damit Robaws Zahlungen möglichst zuverlässig automatisch erkennt, solltest du auf klare Zahlungsinformationen achten.

Verwende eine eindeutige Rechnungsnummer

Achte darauf, dass die Rechnungsnummer deutlich auf der Rechnung steht und im Verwendungszweck verwendet werden kann.

Verwende klare E-Mail- und PDF-Texte

Bitte den Kunden in deiner Rechnung oder E-Mail darum, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck anzugeben.

Beispiel:

Bitte gib bei der Zahlung immer die Rechnungsnummer ${logicId} als Verwendungszweck an.

Nutze Zahlungslinks oder QR-Codes

Wenn du mit Zahlungslinks oder QR-Codes arbeitest, wird die Zahlungsreferenz oft sauberer übernommen. Dadurch kann Robaws Zahlungen besser zuordnen.

Prüfe offene Zahlungen regelmäßig

Auch mit automatischem Zahlungsabgleich solltest du regelmäßig kontrollieren, ob es nicht zugeordnete Zahlungen gibt.

Häufige Fragen

Warum sehe ich meine Zahlung noch nicht in Robaws?

Die Synchronisierung erfolgt nicht dauerhaft in Echtzeit, sondern zu festen Zeitpunkten:

• 06:00
• 12:00
• 14:00
• 17:00

Wenn die Zahlung erst nach einem Synchronisationszeitpunkt auf dem Bankkonto eingegangen ist, wird sie normalerweise erst beim nächsten Lauf in Robaws sichtbar.

Kann ich die Synchronisierung manuell starten?

Nein. Es gibt keinen Button, um Banktransaktionen manuell abzurufen.

Robaws synchronisiert die Zahlungen automatisch zu den festgelegten Zeitpunkten.

Warum muss ich mich bei der Bank erneut bestätigen?

Die Bankverbindung läuft über finAPI und basiert auf einer Zustimmung deiner Bank.

Je nach Bank kann eine erneute Bestätigung erforderlich sein, zum Beispiel:

• nach Ablauf der Zustimmung
• bei Anmeldung über ein neues Gerät
• bei zusätzlichen Sicherheitsanforderungen der Bank
• wenn die Bank erneut eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt

Warum wird eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet?

Meistens fehlt eine eindeutige Referenz.

Prüfe, ob:

• die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht
• der Betrag zur Rechnung passt
• die Rechnung noch offen ist
• die Zahlung nicht zu mehreren Rechnungen passen könnte

Wenn Robaws keine eindeutige Zuordnung findet, wird die Zahlung nicht automatisch verbunden.

Kann ich private oder sensible Zahlungen ausblenden?

Ja. Wenn nicht relevante Zahlungen in Robaws erscheinen, kannst du sie in der Zahlungsübersicht entfernen.

Das ist zum Beispiel sinnvoll bei privaten Zahlungen, Gehaltszahlungen oder internen Umbuchungen.

Was mache ich, wenn ein privates Konto verbunden wurde?

Wenn ein Konto verbunden wurde, das du nicht in Robaws verwenden möchtest, kannst du es wieder entfernen.

Prüfe nach der finAPI-Einrichtung immer, ob nur die gewünschten Geschäftskonten verbunden sind.

Kann Robaws mehrere Rechnungen mit einer Zahlung abgleichen?

Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einer einzigen Zahlung bezahlt, kann die automatische Zuordnung schwieriger sein.

In diesem Fall solltest du die Zahlung manuell prüfen und den Betrag den richtigen Rechnungen zuordnen.

Was passiert, wenn ein Kunde zu wenig bezahlt?

Wenn der Betrag nicht vollständig mit dem offenen Betrag übereinstimmt, bleibt ein Restbetrag offen.

Je nach Situation kannst du die Zahlung als Teilzahlung erfassen oder die Differenz manuell bearbeiten.

Was passiert, wenn ein Kunde Skonto abzieht?

Wenn die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgt und die Rechnung korrekt eingerichtet ist, kann Robaws den Skonto berücksichtigen.

Wenn der Skonto nicht automatisch erkannt wird, kannst du ihn manuell in der Zahlung registrieren.

Kurz zusammengefasst

Mit dem automatischen Zahlungsabgleich über finAPI verbindet Robaws deine Banktransaktionen mit deinen offenen Rechnungen.

Robaws prüft eingehende Zahlungen, erkennt passende Rechnungen und registriert Zahlungen automatisch, wenn die Zuordnung eindeutig ist.

So sparst du manuelle Arbeit, behältst deine offenen Rechnungen besser im Blick und arbeitest mit einem aktuelleren Zahlungsstatus in Robaws.

Aktualisiert am: 05/06/2026