Abschlags- und Teilrechnungen - Kumulierte Rechnungen
In größeren Bau- und Handwerksprojekten wird ein Auftrag oft nicht mit einer einzigen Rechnung abgerechnet.
Stattdessen arbeitest du mit mehreren Rechnungen während des Projekts.
Zum Beispiel mit einer Anzahlungsrechnung, mehreren Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt und einer Schlussrechnung am Ende.
In Robaws gibt es dafür zwei typische Wege:
- Finanzplanung: für geplante Abschläge, feste Raten oder Anzahlungen
- Anspruchserklärung: für Abrechnung nach Baufortschritt
💡 Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung. Er erklärt, wie du Abschlags- und Teilrechnungen in Robaws sauber abbildest.
Direkt zu
- Kurz erklärt
- Einfach oder kumulativ
- Rechnungsstrategie einstellen
- Abschlagsrechnung aus der Finanzplanung erstellen
- Abschlagsrechnung aus einer Anspruchserklärung erstellen
- Abschlags- und Teilrechnungen manuell hinzufügen
- Kombination aus Anzahlung und Anspruchserklärung
- Nur einen Teil einer Anzahlung verrechnen
- Häufige Fragen
Kurz erklärt
Robaws kann frühere Abschlags- und Teilrechnungen auf einer neuen Rechnung berücksichtigen.
Dabei gibt es drei Strategien:
- Einfach
- Kumulativ
- Nachfragen
Die Übersicht auf der Rechnung heißt in Robaws:
Abschlags- und Teilrechnungen
Diese Übersicht erscheint, wenn die Kumulative Strategie gewählt wurde.
Einfach oder kumulativ
Einfach
Die Strategie Einfach ist die kompakte Variante.
Dabei gilt:
- Die Rechnung zeigt nur den aktuellen Rechnungsbetrag.
- Frühere Abschlags- und Teilrechnungen werden nicht separat angezeigt.
- Die Rechnung bleibt übersichtlich und kurz.
- Bereits in Rechnung gestellte Beträge werden trotzdem berücksichtigt, sofern sie zur Abrechnung gehören.
Diese Variante eignet sich gut für einfache Projekte, Privatkunden oder feste Zahlungsphasen.
Beispiel:
Du stellst zuerst eine Rechnung über 5.000 € aus.
Später stellst du eine weitere Rechnung über 9.000 € aus.
Die zweite Rechnung zeigt nur die 9.000 € und keine separate Übersicht der ersten Rechnung.
Kumulativ
Die Strategie Kumulativ zeigt den bisherigen Abrechnungsverlauf.
Dabei gilt:
- Frühere Abschlags- und Teilrechnungen werden in der Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen angezeigt.
- Die Übersicht kann auf der Rechnungsmaske sichtbar sein.
- Die verknüpften Abschlags- und Teilrechnungen können auch auf dem PDF der Rechnung erscheinen.
- Der neue Rechnungsbetrag ergibt sich aus dem aktuellen Stand abzüglich der vorherigen Teilrechnungen.
- Fehlende Teilrechnungen können manuell hinzugefügt werden.
- Teilrechnungen können aus der Übersicht entfernt werden.
Diese Variante eignet sich besonders für größere Projekte, gewerbliche Auftraggeber und VOB-nahe Abrechnung nach Baufortschritt.
Beispiel:
Die erste Abschlagsrechnung beträgt 5.000 €.
Bei der zweiten Anspruchserklärung liegt der aktuelle Gesamtstand bei 14.000 €.
Robaws zeigt den Gesamtstand von 14.000 €, zieht die vorherigen 5.000 € ab und weist 9.000 € als neuen Rechnungsbetrag aus.
Nachfragen
Die Strategie Nachfragen ist sinnvoll, wenn du je Projekt unterschiedlich arbeiten möchtest.
Robaws fragt dich dann bei jeder neuen Teilrechnung oder Anspruchserklärungsrechnung, ob du einfach oder kumulativ abrechnen möchtest.
Voraussetzungen: Rechnungsstrategie einstellen
Für Rechnungen aus der Finanzplanung:
- Gehe zu Angebotseinstellungen > Einstellungen > Kumulierte Strategie für die Phasenabrechnung
- Wähle eine Strategie
Diese Einstellung betrifft Rechnungen, die du aus der Finanzplanung eines Angebots oder Projekts erstellst.
Für Rechnungen aus Anspruchserklärungen:
- Gehe zu Angebotseinstellungen > Einstellungen > Kumulierte Strategie für die Phasenabrechnung
- Wähle eine Strategie
Diese Einstellung betrifft Rechnungen, die du aus einer Anspruchserklärung erstellst.
Abschlagsrechnung aus der Finanzplanung erstellen
Nutze diesen Weg, wenn du mit geplanten Raten, festen Zahlungsphasen oder Anzahlungen arbeitest.
Typische Beispiele:
- Anzahlung bei Auftragserteilung
- Rate bei Projektstart
- Rate nach Montagebeginn
- Rate nach Fertigstellung
So gehst du vor
- Öffne das gewünschte Angebot oder Projekt.
- Öffne die Finanzplanung.
- Wähle die Phase, Rate oder Zahlung aus, die du abrechnen möchtest.
💡 TIPP: Falls du mit Angebotsvorlagen arbeitest, kannst du die Phasen in der Angebotsvorlage hinterlegen.
- Klicke auf Fakturierung.
- Prüfe die Rechnung und bei Bedarf die Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen.
- Schreibe die Rechnung fest, wenn alles korrekt ist.
Ab der zweiten Teilrechnung verwendet Robaws die eingestellte Strategie.
Bei Strategie Einfach:
Die neue Rechnung wird ohne sichtbare Übersicht der vorherigen Abschlags- und Teilrechnungen erstellt, und vorherige Rechnungen stehen auch nicht auf dem PDF.
Bei Strategie Kumulativ:
Robaws verknüpft die vorherigen Abschlags- und Teilrechnungen mit der neuen Rechnung.
Die Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen wird sichtbar, sobald eine Abschlags- oder Teilrechnung mit der Rechnung verknüpft ist.
Abschlagsrechnung aus einer Anspruchserklärung erstellen
Nutze diesen Weg, wenn du nach Baufortschritt abrechnest.
Das ist der typische Ablauf bei Projekten, bei denen du zuerst den erreichten Leistungsstand festhalten möchtest.
So gehst du vor
- Öffne oder erstelle eine Anspruchserklärung.
- Erfasse den aktuellen Baufortschritt.
- Prüfe die Positionen, Mengen, Prozentsätze und Beträge.
- Erstelle die Rechnung aus der Anspruchserklärung.
Dafür hast du zwei Möglichkeiten:
- Klicke auf das Pluszeichen neben Rechnung.
- Oder klicke oben bei den Aktionsbuttons auf das Euro-Symbol.
Danach:
- Wähle die gewünschte Strategie, falls Robaws danach fragt (Strategie Nachfragen).
- Prüfe die Rechnung und die Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen.
- Schreibe die Rechnung fest, wenn alles korrekt ist.
Bei Strategie Einfach:
Die Rechnung zeigt nur den aktuellen Rechnungsbetrag.
Frühere Abschlags- und Teilrechnungen werden nicht separat auf der Anspruchserklärung oder Rechnung angezeigt.
Bei Strategie Kumulativ:
Robaws zeigt frühere Abschlags- und Teilrechnungen in der Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen.
So ist sichtbar:
- welcher Gesamtstand erreicht wurde
- welche Beträge bereits vorher in Rechnung gestellt wurden
- welcher Betrag jetzt neu berechnet wird
Abschlags- und Teilrechnungen manuell hinzufügen
Manchmal wurde eine Teilrechnung nicht über die Finanzplanung oder nicht über eine Anspruchserklärung erstellt.
Dann kannst du sie manuell zur Übersicht hinzufügen.
So gehst du vor
- Öffne die Anspruchserklärung oder Rechnung.
- Gehe zur Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen.
- Klicke auf Hinzufügen in der Übersicht.
- Suche die gewünschte Rechnung und füge die Rechnung hinzu.
- Prüfe, ob der Betrag korrekt berücksichtigt wird.
Das ist hilfreich, wenn eine separate Rechnung trotzdem in der kumulativen Übersicht erscheinen soll.
Kombination aus Anzahlung und Anspruchserklärung
Ein häufiger Ablauf ist:
- Du erstellst zuerst eine Anzahlungsrechnung über die Finanzplanung.
- Später erstellst du eine Anspruchserklärung für den Baufortschritt.
- Aus dieser Anspruchserklärung erstellst du eine Rechnung.
- Robaws prüft, ob die Anzahlungsrechnung mit der neuen Rechnung verknüpft wird.
Bei Strategie Einfach:
Die Anzahlungsrechnung wird nicht automatisch von der ersten Anspruchserklärung abgezogen.
Die Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen wird nicht angezeigt.
Bei Strategie Kumulativ:
Die Anzahlungsrechnung wird in der Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen angezeigt.
Sie wird automatisch vollständig von der ersten Anspruchserklärung abgezogen, außer du entfernst sie manuell aus der Übersicht.
Nur einen Teil einer Anzahlung verrechnen
Eine Anzahlungsrechnung wird bei kumulativer Abrechnung normalerweise vollständig abgezogen.
Wenn du nur einen Teil der Anzahlung verrechnen möchtest, solltest du die Anzahlungsrechnung nicht über die Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen verrechnen.
So gehst du vor
- Öffne die Anspruchserklärung.
- Entferne die Anzahlungsrechnung aus der Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen.
- Füge auf der Anspruchserklärung eine neue Position hinzu.
- Aktiviere VR (Verrechnet).
- Trage den gewünschten Teilbetrag der Anzahlung als negativen Betrag ein.
- Setze die Menge auf 1.
- Verrechne diese Position schrittweise über deine Anspruchserklärungen.
Beispiel:
Du hast eine Anzahlungsrechnung über 10.000 €.
Auf der ersten Anspruchserklärung möchtest du nur 20 Prozent davon abziehen.
Dann entfernst du die Anzahlungsrechnung aus der Übersicht und legst eine negative Position über den gewünschten Teilbetrag an.
Häufige Fragen
Wann erscheint die Übersicht auf dem PDF?
Die Übersicht der Abschlags- und Teilrechnungen erscheint auf dem PDF, wenn eine Abschlags- oder Teilrechnung mit der Rechnung verknüpft ist.
Wichtig ist also nicht nur die Strategie, sondern auch die Verknüpfung.
Ohne verknüpfte Abschlags- oder Teilrechnung gibt es keine Übersicht, die auf dem PDF angezeigt werden kann.
Warum sehe ich meine Anzahlungsrechnung nicht auf der ersten Anspruchserklärung?
Prüfe diese Punkte:
- Die Anzahlungsrechnung wurde vor der ersten Anspruchserklärung erstellt.
- Die Anzahlungsrechnung wurde über die Finanzplanung erstellt.
- Die Anzahlungsrechnung ist mit demselben Angebot verbunden wie die Anspruchserklärung.
- Die Strategie steht nicht auf Einfach.
- Auch die relevante Rechnungseinstellung steht nicht auf Einfach.
Warum sehe ich keine Übersicht der vorherigen Abschlags- und Teilrechnungen?
Die Übersicht erscheint nur, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Prüfe deshalb:
- Es gibt bereits eine vorherige Abschlags- oder Teilrechnung.
- Die Rechnung ist mit der neuen Rechnung verknüpft.
- Die vorherige Rechnung wurde über die Finanzplanung oder über eine Anspruchserklärung erstellt.
- Die vorherige Rechnung gehört zum gleichen Angebot oder Projekt.
- Die Strategie steht auf Kumulativ oder Nachfragen.
- Keine relevante Einstellung steht auf Einfach.
Kann ich eine Teilrechnung manuell hinzufügen?
Ja. Gehe zur Übersicht Abschlags- und Teilrechnungen, klicke auf das Pluszeichen und suche die gewünschte Rechnung.
Kann ich eine Teilrechnung entfernen?
Ja. Du kannst eine Rechnung aus der Übersicht entfernen, wenn sie in dieser Abrechnung nicht berücksichtigt werden soll.
Das ist besonders hilfreich bei Anzahlungen, die nicht automatisch vollständig abgezogen werden sollen.
Was passiert, wenn die Anzahlungsrechnung höher ist als die erste Anspruchserklärung?
Wenn die Anzahlungsrechnung in der Übersicht steht und du kumulativ abrechnest, wird sie von der Anspruchserklärung abgezogen.
Wenn der Betrag der Anzahlungsrechnung höher ist als der Betrag der Anspruchserklärung, zeigt Robaws eine Warnung an.
Prüfe dann, ob die Anzahlung wirklich vollständig verrechnet werden soll.
Zusammenfassung
In Robaws kannst du Abschlags- und Teilrechnungen auf zwei Wegen erstellen:
- über die Finanzplanung, zum Beispiel für Anzahlungen, Raten oder Zahlungsphasen
- über eine Anspruchserklärung, zum Beispiel für Abrechnung nach Baufortschritt
Die Strategie bestimmt, wie frühere Rechnungen behandelt werden:
- Einfach: keine sichtbare Übersicht vorheriger Abschlags- und Teilrechnungen
- Kumulativ: vorherige Abschlags- und Teilrechnungen werden sichtbar angezeigt und verrechnet
- Nachfragen: Robaws fragt bei jeder Rechnung, welche Variante du verwenden möchtest
Für einfache Projekte reicht oft die einfache Strategie.
Für Baufortschritt, größere Projekte und VOB-nahe Abrechnung ist die kumulative Strategie meistens sinnvoller.
Der wichtigste Robaws-Unterschied:
Wenn du nach Baufortschritt abrechnest, arbeitest du zuerst mit einer Anspruchserklärung.
Daraus erstellst du anschließend die Rechnung.
Aktualisiert am: 07/05/2026
Danke!