Dieser Artikel ist auch verfügbar in:

Robawsbox und OCR

Ein Robawsbox ist eine E-Mail-Adresse, die verwendet wird, um Einkaufsrechnungen dorthin zu senden. Die Einkaufsrechnungen, die du an die Robawsbox sendest, werden anschließend automatisch in deiner Robaws-Umgebung hinzugefügt.

Die Nutzung der Robawsbox ist sehr zeitersparend. Du kannst beispielsweise E-Mails von Lieferanten direkt weiterleiten, sodass du die PDF-Dokumente nicht mehr auf deinen Computer herunterladen und anschließend wieder in Robaws hochladen musst.

Eine Robawsbox kann in Kombination mit OCR oder E-Rechnungen verwendet werden, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

OCR in Kombination mit der Robawsbox ist natürlich ein großer Mehrwert. Es sorgt dafür, dass auch die Zeilen und Daten des weitergeleiteten Dokuments automatisch hinzugefügt werden. Abhängig vom OCR-Typ, der verwendet wird, werden die Zeilen auch einzeln eingelesen.

E-Rechnung in Kombination mit der Robawsbox hat denselben Effekt. Alle Daten, die im UBL-Dokument des Lieferanten enthalten sind, werden beim Erstellen der Einkaufsrechnung in Robaws eingelesen.

Du kannst eine Robawsbox verwenden, aber auch mehrere erstellen. So kannst du beispielsweise eine Robawsbox pro OCR-Typ einrichten, um bei Bedarf zwischen verschiedenen OCR-Typen wählen zu können. Die Verwendung mehrerer Robawsboxen kann auch sinnvoll sein, wenn du mit mehreren Unternehmen arbeitest.

Verwendung

Die Robawsbox kann als effektive E-Mail-Adresse verwendet werden, um E-Mails mit Anhängen dorthin zu senden. Dies erfolgt direkt aus deinem Postfach.

Zusätzlich kann die Robawsbox genutzt werden, wenn du Einkaufsrechnungen in Robaws hochlädst. Dies erfolgt über die Übersicht der Einkaufsrechnungen, indem du auf das Wolkensymbol oben in der Leiste klickst. Anschließend kannst du die gewünschte Robawsbox auswählen.

Schließlich wird die erste Robawsbox in der Liste beim Hochladen von Einkaufsdokumenten über die Robaws-App verwendet.

Sobald die Einkaufsrechnungen weitergeleitet wurden, landen sie in Robaws.

Bei Verwendung von OCR Premium werden diese zunächst in den „zu bearbeitenden Scans“ hinzugefügt. Diese kannst du über das Symbol in der Leiste bei der Übersicht der Einkaufsrechnungen einsehen.

Einstellungen

Über Einstellungen > Einkaufsrechnungen > Robawsbox kannst du eine oder mehrere Robawsboxen erstellen.

Einige Einstellungen gelten für alle in der Umgebung erstellten Robawsboxen. Diese Einstellungen können nicht individuell pro Robawsbox angepasst werden.

Einstellung	Erklärung
Doppelte Einkaufsrechnungen blockieren und melden	Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann eine Einkaufsrechnung nicht erneut hochgeladen werden. Falls du es dennoch versuchst, erhältst du eine Fehlermeldung.
Genehmigungsanfrage für Einkaufsrechnungen automatisch über Robawsbox starten	Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird beim Hochladen einer Einkaufsrechnung sofort die Genehmigungsanfrage für diese Rechnung gestartet.
Versuchen, Artikel zu verknüpfen	Es wird geprüft, ob Artikel in der Datenbank vorhanden sind, die automatisch mit der eingelesenen Einkaufsrechnung verknüpft werden können.
Versuchen, Bestellungen zu verknüpfen	Die Zeilen der eingelesenen Einkaufsrechnung werden geprüft. Wenn Artikel, Mengen und Gesamtbeträge mit einer Bestellzeile übereinstimmen, wird diese Bestellung automatisch verknüpft.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Einstellungen für die Robawsbox gibt es auch Einstellungen, die spezifisch für jede Robawsbox angepasst werden können.

Einstellung	Erklärung
E-Mail-Suffix	Diese Funktion wird erst sichtbar, wenn mehr als eine Robawsbox eingerichtet ist. Es handelt sich um das Suffix, das nach dem Punkt hinter der Unternehmens-ID hinzugefügt wird. So kannst du die verschiedenen Robawsboxen unterscheiden.
Unternehmen	Du kannst einer Robawsbox bereits ein Unternehmen zuweisen. Wenn du mit mehreren Unternehmen arbeitest, kannst du so ein Unternehmen für die Einkaufsrechnung festlegen.
Rechnungsart	Du kannst einer Robawsbox bereits eine Rechnungsart zuweisen. Dies stellt sicher, dass bei der Verwendung mehrerer Rechnungsarten die richtigen Nummernkreise eingehalten werden.
Absender beschränken auf	Du kannst die E-Mail-Adressen angeben, die Nachrichten an die Robawsbox senden dürfen. Wenn dies nicht der Fall ist, lass das Feld leer.
UBL verarbeiten	Diese Funktion muss aktiviert sein, um das Einlesen von E-Rechnungen zu ermöglichen.
OCR anwenden	Diese Funktion muss aktiviert sein, um OCR anwenden zu können.
OCR-Typ	Diese Funktion wird erst sichtbar, wenn die Funktion „OCR anwenden“ aktiviert wurde. Hier kannst du zwischen den zwei OCR-Typen wählen.

Wenn du die Spalte "Herkunft" an deine Übersicht im Modul Eingangsrechnungen hinzufügst, kannst du sehen, auf welchem Weg die Eingangsrechnung in Robaws eingelesen wurde.

Mit diesem Symbol wird angezeigt, dass diese Eingangsrechnung über OCR eingelesen wurde:

Aktualisiert am: 08/04/2026

War dieser Beitrag hilfreich?

Danke!