Buchhaltung mit DATEV (Export)
DATEV in Robaws exportieren
Mit der DATEV-Schnittstelle in Robaws bereitest du deine Buchhaltungsdaten so vor, dass sie sauber an deinen Steuerberater oder in einen DATEV-kompatiblen Prozess übergeben werden können.
Dafür hinterlegst du in Robaws zuerst die DATEV-Grunddaten wie Mandantennummer, Beraternummer und den passenden Kontenrahmen.
In Deutschland ist das üblicherweise SKR 03 oder SKR 04, in Österreich SKR 07.
Außerdem kannst du festlegen, ob Robaws eigene DATEV-Nummern für Kunden und Lieferanten vergeben soll oder vorhandene Nummern verwendet werden.
Voraussetzungen
Bevor du den Export startest, solltest du Folgendes prüfen:
- Die DATEV-Schnittstelle ist aktiviert.
- Mandantennummer und Beraternummer sind eingetragen.
- Der richtige Standard-Kontenrahmen ist hinterlegt.
- Es ist geklärt, wie Debitoren- und Kreditorennummern vergeben werden sollen.
- Unter Einstellungen > Rechnungen > PDF ist bei Standard-PDF-Vorlagen eine Vorlage für Rechnungen ausgewählt. Damit erstellt Robaws die Rechnungs-PDFs, die als Belege mitexportiert werden.
1. Aktivieren
- Öffne Einstellungen > Integrationen > DATEV.
- Trage deine Mandantennummer ein.
- Trage die Beraternummer deines Steuerberaters ein.
- Wähle den passenden Standard-Kontenrahmen (SKR).
- Trage bei Wirtschaftsjahr-Beginn den ersten Tag deines Wirtschaftsjahres ein.
- Lege die DATEV-Nummern für Kunden und Lieferanten fest.
- Speichere die Einstellungen.
| 
|Feld | Bedeutung |
|---|---|
Mandatennummer | Ihre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Nutzen Sie DATEV Unternehmen online? Dann können Sie Ihre Mandantennummer dort finden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel auf der DATEV-Support-Website. |
Beraternummer | Die Nummer Ihres Steuerberaters bei der DATEV. Die Nummer erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Sollte Ihr Steuerberater kein Datev verwenden, geben Sie irgendeine Nummer ein. Sie ist mindestens 4-stellig und liegt zwischen 1001 und 99999999. Nutzen Sie DATEV Unternehmen online? Dann können Sie Ihre Beraternummer dort finden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel auf der DATEV-Support-Website. |
Standard-Kontenrahmen (SKR) | In Robaws benötigen wir diese Angabe (03 oder 04 in Deutschland, 07 in Österreich). Es ist am besten, wenn Sie Ihren Steuerberater fragen, welchen Kontenrahmen Sie verwenden. |
Wirtschaftsjahr-Beginn | Der erste Tag deines Wirtschaftsjahres, zum Beispiel 01.01.2026. Robaws schlägt das Datum im Fenster Export nach DATEV vor und schreibt es in die Kopfzeile des Buchungsstapels. Ist kein Datum eingetragen, verwendet Robaws den 1. Januar des Jahres, in dem der Exportzeitraum beginnt. |
Datev-Nummern für Kunde (Nächste Schuldnernummer) und Lieferant (Nächste Gläubigernummer) | Hier legen Sie fest, ob beim Datev-Export eigene Datev-Nummern vergeben werden, oder ob die Nummern nach Datev übernommen werden (Standardeinstellung). Eigene Datev-Nummern sind erforderlich, falls Sie Nummern außerhalb des Datev-Bereichs von 10.000-69.999 für Kunden oder außerhalb von 70.000-99.999 für Lieferanten verwendet haben oder falls Sie mehr als 60.000 Kunden verwalten müssen. |
2. Exportieren
Sobald die Schnittstelle eingerichtet ist, kannst du den DATEV-Export starten.
Der Ablauf in Robaws ist dabei grundsätzlich:
- DATEV-Export öffnen
- Zu exportierende Daten selektieren
- Export entweder über ein Datumsintervall oder über eine manuelle Auswahl eingrenzen
- Export erstellen und die erzeugten Dateien weitergeben bzw. im DATEV-Prozess verwenden
| 
|Im Feld Wirtschaftsjahr-Beginn steht das Datum aus den DATEV-Einstellungen. Änderst du es im Fenster, gilt das neue Datum nur für diesen Export; die Einstellung bleibt unverändert.
Im Fenster Export nach DATEV legst du außerdem fest, was exportiert wird:
Option | Bedeutung |
|---|---|
Rechnungen / Eingangsrechnungen | Welche Belege exportiert werden. Bei einer manuellen Auswahl exportierst du die markierten Belege der Übersicht, in der du den Export startest. |
Zahlungen | Exportiert zusätzlich die Zahlungen, die zu den exportierten Belegen erfasst sind, als eigene Buchungen. |
Nach Projekt aufteilen | Robaws fasst die Positionen eines Belegs mit demselben Konto, Gegenkonto und Steuersatz zu einer Buchungszeile zusammen. Mit dieser Option erhält jedes Projekt eine eigene Buchungszeile. Standardmäßig ist die Option ausgeschaltet. |
Vollständiger Kunden- und Lieferantenexport | Die Datei mit Debitoren und Kreditoren enthält normalerweise nur die Kunden und Lieferanten der exportierten Belege. Mit dieser Option exportiert Robaws alle Kunden und Lieferanten. Der Export dauert dann länger. |
3.a Nach Datumsintervall auswählen
3.b Auswahl
4. Prüfung vor dem Export
Wenn du den Export startest, prüft Robaws zuerst deine Auswahl. Ist alles in Ordnung, bestätigst du nur noch, dass die Dokumente den Status An Buchhalter gesendet erhalten, und Robaws erstellt die Dateien.
Findet Robaws ein Problem, zeigt es pro Dokument an, was fehlt:
- Orange: Eine Rechnung oder Eingangsrechnung enthält keine Positionen. Mit Trotzdem exportieren setzt du den Export fort.
- Rot: Für die Auswahl oder den Zeitraum wurden keine Dokumente gefunden, oder es ist keine Standard-PDF-Vorlage für Rechnungen ausgewählt. Der Export ist dann nicht möglich: Behebe zuerst die Ursache und starte ihn danach erneut.
Typische Bestandteile eines DATEV-Exports
Je nach Workflow kann ein Export also typischerweise aus folgenden Bestandteilen bestehen:
- EXTF-Buchungsstapel als CSV für die Buchungsdaten
- Belegdateien als PDF
- XML-Datei für den Belegtransfer in einer ZIP-Datei
- Debitoren und Kreditoren als CSV mit den Stammdaten der Kunden und Lieferanten
- gegebenenfalls weitere DATEV-relevante Daten je nach Prozess und Exportweg
Inhalt des Buchungsstapels
- Kopfzeile: neben Mandanten- und Beraternummer der Wirtschaftsjahr-Beginn und der Zeitraum des Exports (Datum vom / Datum bis). Beim Export nach Datumsintervall ist das der gewählte Zeitraum, bei einer manuellen Auswahl das älteste und das jüngste Belegdatum der ausgewählten Rechnungen und Eingangsrechnungen.
- Belegfeld 1: bei Rechnungen die Rechnungsnummer aus Robaws, bei Eingangsrechnungen die Rechnungsnummer des Lieferanten. Zahlungen erhalten die Nummer der zugehörigen Rechnung oder Eingangsrechnung. So kann DATEV Zahlungen und Belege einander zuordnen.
- Buchungstext: der Name des Gegenkontos. Bei Zahlungen beschreibt der Buchungstext die Zahlung, zum Beispiel Zahlungseingang zu Rechnung ….
- KOST1 - Kostenstelle: die Projektnummer der Position.
Aktualisiert am: 22/10/2026
Danke!