Wie versende ich eine Rechnung über Peppol?

In Robaws versendest du Rechnungen ganz einfach über Peppol. Dazu aktivierst du zuerst Peppol in Robaws, siehe „Wie funktioniert die Peppol-Anbindung?“. Außerdem kannst du Rechnungen per Self-Billing empfangen, siehe „Self-Billing über Peppol“.

Ist der Kunde über Peppol erreichbar?

Damit du eine Rechnung über Peppol versenden kannst, muss dein Kunde im Peppol-Netzwerk gefunden werden.

Beim Kunden zeigt das Feld „Über Peppol erreichbar“, ob er bereits bei Peppol registriert ist. Robaws prüft das automatisch anhand dieser Felder. Wird eines davon im Peppol-Netzwerk gefunden, kannst du über Peppol versenden:

• USt-IdNr. (bei Kunden in Deutschland beginnt sie mit DE)
• Leitweg-ID, bei öffentlichen Auftraggebern
• GLN (Global Location Number)

Hat dir dein Kunde seine W-IdNr. als Peppol-ID mitgeteilt, trägst du sie beim Kunden unter Finanziell > Bevorzugte Peppol-ID ein, mit dem Schema 0246 davor: also 0246: gefolgt von der W-IdNr., genau so, wie dein Kunde sie dir mitgeteilt hat.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Hat dein Kunde eine Leitweg-ID, prüft Robaws damit, ob er über Peppol erreichbar ist, und schreibt sie auf die Rechnung. So erhält die Behörde alle Angaben, die sie in Deutschland verlangt.

Mit Robaws versendest du Peppol-Rechnungen an Empfänger in Deutschland, Österreich, Luxemburg, Belgien und den Niederlanden.

Tipp: Im offiziellen Peppol-Verzeichnis prüfst du zusätzlich, ob dein Kunde bei Peppol registriert ist.

Einzelne Rechnung versenden

Legst du eine Rechnung für einen Kunden an, der über Peppol erreichbar ist, siehst du in der Rechnung die Aktionsschaltfläche An Kunden senden [Peppol] (Weltkugel) in der Akzentfarbe.

1. Klicke auf An Kunden senden [Peppol].
2. Wähle die PDF-Vorlage, die dein Kunde erhalten soll.
3. Im Pop-up wählst du bei Bedarf weitere Dateien aus.

Wurde die Rechnung erfolgreich versendet, erscheint ein Häkchen an der Weltkugel. Konnte eine Rechnung nicht versendet werden, erhältst du eine Benachrichtigung mit der Fehlermeldung.

Mehrere Rechnungen aus der Übersicht versenden

1. Markiere in der Rechnungsübersicht die Rechnungen, die du versenden möchtest. Tipp: Lege dafür eine eigene Ansicht an, siehe „Ansicht mit allen Rechnungen, die du über Peppol versenden kannst“.
2. Klicke auf An Kunden senden [Peppol].
3. Wähle die PDF-Vorlage, die deine Kunden erhalten sollen.
4. Hast du nur eine Rechnung markiert, kannst du zusätzlich eine Datei mitsenden.

Du kannst eine Rechnung auch mehrmals über Peppol versenden. Vorher bestätigst du in einem Pop-up, dass du sie wirklich erneut senden möchtest.

Zusätzliche Dateien mitsenden

Einen festen Anhang mitsenden

Oft gehören deine AGB zur Rechnung. Du kannst sie automatisch an jede Rechnung anhängen, egal ob du per E-Mail oder über Peppol versendest.

• Gehe zu Einstellungen > Rechnungen > PDF und wähle die PDF-Vorlage.
• Aktiviere „Vorderseite“ (zum Beispiel für ein Deckblatt) oder „Rückseite“ (zum Beispiel für deine AGB).
• Lade deinen Anhang hoch.
• Aktiviere die Einstellungen.

Eine zusätzliche Datei mitsenden

Du kannst weitere Dateien an deinen Kunden mitsenden, zum Beispiel die Arbeitsberichte zur Rechnung. Das machst du im Pop-up, das erscheint, wenn du aus der Rechnung oder aus der Übersicht (bei einer markierten Rechnung) versendest.
Aktivierst du dort den Schalter Anhänge zusammenführen, werden die Rechnung und alle PDF-Anhänge zu einer PDF-Datei zusammengefasst. Andere Dateitypen, etwa Excel- oder Bilddateien, gehen als separater Anhang mit.
Dafür gelten zwei Bedingungen:

• Die UBL-Datei darf insgesamt höchstens 100 MB groß sein.
• Erlaubt sind PDF, CSV, PNG, JPEG, XLSX und ODS. Das legt der Standard Peppol BIS Billing fest.

Das Peppol-Postfach deines Kunden muss zusätzliche Dateien auch verarbeiten können. Das kann nicht jedes Programm.

Welche Dateien habe ich über Peppol mitgesendet?

Nach dem Versand findest du die UBL-Datei bei den Dateien der Rechnung. Das ist die strukturierte Version, die über Peppol verschickt wurde: deine Rechnung plus alle Anhänge. Suche in der UBL nach AdditionalDocumentReference. Darunter stehen die mitgesendeten Dateien.

Status der Rechnung nach dem Versand

Du kannst einen eigenen Status festlegen, den eine Rechnung automatisch erhält, sobald sie über Peppol versendet wurde.

• Gehe zu Einstellungen > Rechnungen > Status und füge einen neuen Status hinzu, zum Beispiel „Über Peppol versendet“.
• Trage genau diesen Status im Feld „Status nach Senden mit Peppol“ ein. Achte auf die exakte Schreibweise.
• Füge ihn auch im Feld „Status, in denen eine Rechnung fällig werden kann“ hinzu.

Auch für Rechnungen, die du per Self-Billing empfängst, legst du so einen eigenen Status fest. Mehr zu Status liest du in Status in Robaws: erstellen, nutzen, automatisieren.

Rückmeldungen über Peppol nach dem Versand

Robaws verarbeitet die Rückmeldungen über Peppol, sofern dein Kunde sie sendet. Sie stehen in der Spalte „Peppol-Antwort“, die du in der Rechnungsübersicht einblenden kannst.

Mögliche Werte sind: Nachricht angenommen, Nachricht empfangen, Nachricht abgelehnt, Rechnung angenommen, Rechnung empfangen, Rechnung unter Vorbehalt angenommen, Rechnung in Bearbeitung, Rechnung bezahlt, Rechnung abgelehnt und Rechnung in Prüfung.

Wie du diese Rückmeldungen in der Übersicht verfolgst, liest du in „Wie sehe ich den Peppol-Status meiner Rechnungen in der Übersicht?“.

Fehlermeldungen beim Versand

Beim Versand über Peppol kann eine Fehlermeldung erscheinen. Klickst du auf den Link, siehst du die Details.

Praktische Möglichkeiten und Automationen

• Ansicht mit allen Rechnungen, die du über Peppol versenden kannst
• Wie sehe ich den Peppol-Status meiner Rechnungen in der Übersicht?
• Rechnung automatisch über Peppol versenden, sobald sie an den Buchhalter geht
• Rechnung nach dem Versand an den Kunden automatisch an den Buchhalter weiterleiten

Aktualisiert am: 26/10/2026