E-Rechnung - Kunden / Lieferanten automatisch hinterlegen
Wenn eine Rechnung per E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) oder Peppol gesendet oder empfangen wird, kann Robaws in bestimmten Fällen automatisch Kunden und/oder Lieferanten anlegen.
Du entscheidest selbst, ob du diese Funktion verwenden möchtest.
- Lieferanten automatisch anlegen: Gilt beim Empfang einer Rechnung über ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol.
- Kunden automatisch anlegen: Gilt beim Empfang einer Rechnung über Self-Billing.
Lieferanten automatisch anlegen
Damit Robaws einen Lieferanten automatisch anlegen kann, musst du diese Einstellung aktivieren:
Einstellungen > Eingangsrechnungen > Einstellungen > Lieferant automatisch anlegen
Ein Lieferant wird automatisch angelegt, wenn du eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten erhältst, der in Robaws noch nicht besteht oder nicht gefunden wird.
Die Daten, die für das Anlegen des Lieferanten benötigt werden, werden aus der Rechnung übernommen.
Ist die Einstellung Lieferant automatisch anlegen deaktiviert, wird kein neuer Lieferant erstellt, wenn kein passender Lieferant gefunden wird. In diesem Fall bleibt der Lieferant leer und du kannst später selbst noch einen Lieferanten verknüpfen.
Wie bestimmt Robaws, ob ein Lieferant bereits besteht?
Um einen Lieferanten zu verknüpfen, durchläuft Robaws die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge. Sobald bei einem Schritt ein Treffer gefunden wird, werden die nächsten Schritte nicht mehr ausgeführt.
- Robaws prüft zuerst, ob der Lieferant auf der Rechnung nicht dein eigenes Unternehmen ist.
Wenn die USt-IdNr. oder die Handelsregisternummer des „Lieferanten“ auf der Rechnung mit den Daten deines eigenen Unternehmens übereinstimmt, wird kein Lieferant verknüpft.
- Robaws sucht nach Identifikationsmerkmalen, in Reihenfolge der Zuverlässigkeit.
Robaws durchsucht die Lieferantenliste anhand der folgenden Felder, in genau dieser Reihenfolge: USt-IdNr., Handelsregisternummer, GLN, Name, IBAN + BIN.
Sobald auf einem dieser Felder ein Treffer gefunden wird, stoppt Robaws die weitere Suche und verknüpft direkt diesen Lieferanten.
- Zusätzliche Sicherheitsprüfung, um falsche Treffer zu vermeiden.
Beispiel: Robaws findet keinen Treffer über die USt-IdNr., aber einen Treffer über den Namen. Bevor dieser Namens-Treffer akzeptiert wird, führt Robaws noch eine zusätzliche Kontrolle durch. Wenn sowohl der gefundene Lieferant als auch die Rechnung eine USt-IdNr. haben, dann hätte in Schritt 2 bereits eine Übereinstimmung über die USt-IdNr. gefunden werden müssen. Ist das nicht der Fall, wird dieser Treffer verworfen.
⚠️ Wichtig: Self-Billing ist nur für Peppol-Benutzer verfügbar. Wenn Peppol in deiner Robaws-Umgebung noch nicht aktiviert ist, funktioniert die Einstellung „Kunde automatisch anlegen (Peppol)” nicht.
Kunden automatisch anlegen
Damit Robaws einen Kunden automatisch anlegen kann, musst du diese Einstellung aktivieren:
Einstellungen > Rechnungen > Einstellungen > Kunde automatisch anlegen
Diese Funktion gilt nur, wenn Self-Billing in deinem Peppol-Konto aktiviert ist.
Ein Kunde wird automatisch angelegt, wenn du eine Self-Billing-Rechnung über Peppol von einem Kunden erhältst, der in Robaws noch nicht existiert oder nicht gefunden wird.
Die Daten, die für das Anlegen des Kunden benötigt werden, werden aus der Rechnung übernommen.
Ist die Einstellung Kunde automatisch anlegen deaktiviert, wird kein neuer Kunde erstellt, wenn kein passender Kunde gefunden wird. In diesem Fall bleibt der Kunde leer und du kannst später selbst noch einen Kunden verknüpfen.
Wie bestimmt Robaws, ob ein Kunde bereits existiert?
Um einen Kunden zu verknüpfen, durchläuft Robaws die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge. Sobald bei einem Schritt ein Treffer gefunden wird, werden die nächsten Schritte nicht mehr ausgeführt.
- Robaws prüft zuerst, ob genügend Kundendaten vorhanden sind.
Wenn in der Nachricht überhaupt keine Kundendaten enthalten sind, wird kein Kunde verknüpft.
- Robaws sucht nach Identifikationsmerkmalen, in Reihenfolge der Zuverlässigkeit.
Robaws durchsucht die Kundenliste anhand der folgenden Felder, in genau dieser Reihenfolge: USt-IdNr., Handelsregisternummer, GLN, Name.
Sobald auf einem dieser Felder ein Treffer gefunden wird, stoppt Robaws die weitere Suche und verknüpft direkt diesen Kunden.
- Zusätzliche Sicherheitsprüfung, um falsche Treffer zu vermeiden.
Beispiel: Robaws findet keinen Treffer über die USt-IdNr., aber einen Treffer über den Namen. Bevor dieser Namens-Treffer akzeptiert wird, führt Robaws noch eine zusätzliche Kontrolle durch. Wenn sowohl der gefundene Kunde als auch die Rechnung eine USt-IdNr. haben, dann hätte in Schritt 2 bereits eine Übereinstimmung über die USt-IdNr. gefunden werden müssen. Ist das nicht der Fall, wird dieser Treffer verworfen.
Aktualisiert am: 15/05/2026
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