Self-billing via Peppol

In Robaws is het mogelijk om self-billing facturen via Peppol te ontvangen. Het is niet mogelijk om self-billing facturen op te stellen en te versturen.

Navigeer snel naar:

• wat is self-billing?
• voorwaarden
• self-billing activeren
• hoe verloopt self-billing?
• hoe herken ik een self-billing factuur?
• vragen

Wat is self-billing?

Self-billing (juridische benaming: "factuur uitgereikt door afnemer") is een omgekeerde vorm van facturatie: de afnemer factureert wat hij aangekocht heeft, en stuurt de factuur op naar de leverancier.

Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij energieleveranciers: als je via zonnepanelen stroom opwekt, en het overschot van de geproduceerde stroom aan een energiebedrijf verkoopt, dan is het voor dat energiebedrijf makkelijker om hiervoor een factuur op te stellen dan voor jou. Het energiebedrijf stuurt jou dan via Peppol een self-billing factuur, die jij gewoon kan inboeken in je boekhouding. Het energiebedrijf zal deze factuur betalen.

Voorwaarden

1. Self-billing kan niet zonder jouw expliciete toestemming gebeuren: er moet altijd een akkoord zijn tussen beide betrokken partijen.
2. Daarnaast moet je self-billing activeren in Robaws. Dit staat standaard uit.

Eens beide voorwaarden vervuld zijn, kan jouw afnemer een self-billing factuur via Peppol versturen, deze zal dan in Robaws binnenkomen als verkoopfactuur.

Hoe activeer ik self-billing in Robaws?

• ga naar instellingen > algemeen > stamgegevens > bedrijf
• klik in het deel 'Peppol' op de knop 'self-billing instellen'. Je ziet deze enkel als je Peppol inbox actief staat.
• vink in het pop-up scherm self-billing aan > opslaan
• vul het dagboek voor de self-billing facturen en creditnota's in > opslaan
• onder Peppol verschijnt een extra lijntje 'self-billing actief'

Hoe verloopt self-billing?

1. De afnemer stuurt je een self-billing factuur via Peppol.
2. Deze komt binnen in je verkoopfacturen en zal volgens het ingestelde dagboek genummerd worden.
3. Je krijgt een melding dat er een self-billing factuur is binnengekomen.
4. Je kan deze factuur nakijken, de betaling opvolgen, en samen met je andere facturen doorsturen naar de boekhouder.

Stuur deze factuur niet (terug) naar de afnemer / klant! Dit is niet toegestaan.

Hoe herken ik een self-billing factuur?

• je krijgt een melding dat er een nieuwe self-billing factuur is ontvangen
• je kan een aparte status instellen voor self-billing facturen: instellingen > facturen > statussen > Status na ontvangen self-billing factuur
• in het overzicht van de facturen kan je een kolom 'self-billing' toevoegen: zal op 'Ja' staan bij deze facturen
• als je de pdf opent van een self-billing factuur, staat rechts boven de tekst 'Factuur uitgereikt door afnemer - (BTW nr van de afnemer)'
• bij een self-billing factuur zie je bovenaan het knopje 'Peppol' niet staan (aangezien je deze factuur niet meer moet versturen via Peppol)

Vragen

Kunnen er bestanden meekomen met de factuur?

Ja, Robaws kan bestanden ontvangen via Peppol die met de factuur meegestuurd worden. Je vindt deze in de factuur onder het tabblad 'bestanden'.

Daar vind je ook de originele ubl-factuur (.xml bestand)

Afwijkend factuurbedrag

Door afrondingsverschillen kan het uitzonderlijk voorkomen dat het factuurtotaal in Robaws een paar cent verschilt van het factuurtotaal op de ubl. Dan staat het totaalbedrag rechts onderaan op de factuur in het rood. Je kan het manueel aanpassen zodat het bedrag overeenkomt met de ubl.

Kan ik mijn dagboek voor self-billing achteraf wijzigen?

Ja, dit kan via instellingen > algemeen > stamgegevens > bedrijf. Klik op 'self-billing instellen' om het dagboek te wijzigen

Kan ik self-billing zelf weer uitschakelen in Robaws?

Ja, dit kan, volg volgende stappen:

1. ga naar instellingen > > algemeen > stamgegevens > bedrijf.
2. klik op de knop 'self-billing instellen'
3. vink in het pop-up scherm 'self-billing actief' uit > opslaan
4. opgelet: je moet daarna ook even de Peppol inbox uitschakelen en terug inschakelen, anders is self-billing niet uit de database verwijderd
5. klik hiervoor op 'instellingen wijzigen' > Peppol inbox deactiveren.
6. klik daarna op Peppol-inbox activeren > vul de dagboeken in > activeren

Bijgewerkt op: 11/05/2026