Robaws Automation
Robaws Automation is een functie die je in staat stelt om bepaalde handelingen te automatiseren.
Voorbeeld:
Als een factuur de vervaldatum voorbij is, wordt de status aangepast naar vervallen. 5 dagen later wordt een eerste betalingsherinnering gestuurd. Indien de factuur 10 dagen later nog steeds de status 'vervallen' heeft, dan wordt een tweede betalingsherinnering gestuurd.
Deze flow kan je in een Automation gieten.
Afhankelijk van de licentie die je hebt, zijn er enkele gratis Automation flows inbegrepen ( STARTER = 1, GO = 3, PRO = 5). Om ongelimiteerd gebruik te maken van Automation betaal je een kostprijs van 70€/maand.
Om een workflow aan te maken, ga je naar het Automation overzicht (naam rechtsboven > automation).
In het overzicht krijg je alle Automation flows (actief of niet actief) die in jullie omgeving gemaakt werden.
Om een nieuwe flow aan te maken doorloop je volgende stappen:
Je stelt een trigger in, m.a.w. de voorwaarde waarop deze workflow betrekking heeft en vervolgens zal uitgevoerd worden.
De functie "opnieuw uitvoeren toestaan" activeer je, indien je wenst dat de workflow meerdere keren uitgevoerd mag worden voor eenzelfde handeling. Indien je deze functie niet activeert, dan zal de workflow slechts eenmaal uitgevoerd worden per handeling.
Eenmaal de "trigger" gekend is, kan er een "actie" ingesteld worden. Dit is de handeling die zal uitgevoerd worden, eenmaal er aan de voorwaarden van de trigger voldaan werd. Een workflow kan uit één of meerdere acties bestaan. De beschikbare acties zijn afhankelijk van de module waarvoor de Automation flow aangemaakt werd.
Is jouw workflow volledig ingesteld en gebruiksklaar, dan dien je deze workflow te activeren (via de activeren knop bovenaan in de Automation flow). De workflow is vervolgens operationeel en zal uitgevoerd worden, van zodra er aan de voorwaarden voldaan is. Standaard zal de workflow enkel geactiveerd worden voor nieuwe handelingen. Wens je echter de workflow toe te passen op alle voorgaande handelingen, dan dien je de functie "workflow uitvoeren voor alle reeds bestaande records" te activeren. Op basis van deze functie zal de workflow met terugwerkende kracht uitgevoerd worden.
Eens een workflow geactiveerd is, kan je alle uitgevoerde handelingen van deze workflow raadplegen, de workflow pauzeren of verwijderen indien deze niet meer relevant is.
Het gebeurt wel eens, klanten die laattijdig betalen. Om de administratieve rompslomp van het opvolgen te vermijden, kan er een workflow aangemaakt worden. Zo kan er een workflow gecreëerd worden, waarbij er automatisch een betalingsherinnering verstuurd wordt, van zodra de vervaldatum van de factuur verstreken is en er geen betaling geregistreerd werd.
Wij doen in ons voorbeeld beroep op een reeds bestaande E-mailtemplate.
Heb je een prospect aangemaakt en hem/haar een offerte bezorgd, dan wordt de klantstatus niet automatisch gewijzigd van zodra de offerte goedgekeurd wordt en omgezet wordt naar een project. Dit kan uiteraard wel voorzien worden a.d.h.v. een worklow. De trigger hierbij is dat de status van de offerte = online ondertekend. In dit geval zal er automatisch een project aangemaakt worden en wordt de klantstatus gewijzigd naar 'Customer' (klant).
Verstuur je een offerte naar een prospect of klant, dan mag er in principe niets meer gewijzigd worden aan de oorspronkelijke offerte. Dit is op vandaag echter wel mogelijk, tenzij je de offerte manueel vergrendelt. Dit kan ook automatisch uitgevoerd worden. De trigger stellen we in op de 'status' van de offerte. Is deze status gelijk aan 'verzonden', dan wordt de offerte automatisch vergrendeld. De offerte kan steeds ontgrendeld worden.
Verstuur je een factuur naar een klant, dan mag er in principe niets meer gewijzigd worden aan de factuur. Dit zou boekhoudkundig niet correct zijn. Zo kan een workflow aangemaakt worden, waarbij de factuur automatisch vergrendeld wordt. De trigger stellen we in op de 'status' van de factuur. Is deze status gelijk aan 'verzonden', dan wordt de factuur automatisch vergrendeld.
Naast het vergrendelen van de factuur kan je een 'vertraging' toevoegen aan de workflow. Zo kan de factuur na een vertraging van een aantal dagen ook automatisch verstuurd worden naar de boekhouder of boekhoudprogramma. Dit is een handeling die zo ook niet meer manueel hoeft uitgevoerd te worden.
Voorbeeld:
Als een factuur de vervaldatum voorbij is, wordt de status aangepast naar vervallen. 5 dagen later wordt een eerste betalingsherinnering gestuurd. Indien de factuur 10 dagen later nog steeds de status 'vervallen' heeft, dan wordt een tweede betalingsherinnering gestuurd.
Deze flow kan je in een Automation gieten.
Afhankelijk van de licentie die je hebt, zijn er enkele gratis Automation flows inbegrepen ( STARTER = 1, GO = 3, PRO = 5). Om ongelimiteerd gebruik te maken van Automation betaal je een kostprijs van 70€/maand.
Automation flow aanmaken
Om een workflow aan te maken, ga je naar het Automation overzicht (naam rechtsboven > automation).
In het overzicht krijg je alle Automation flows (actief of niet actief) die in jullie omgeving gemaakt werden.
Om een nieuwe flow aan te maken doorloop je volgende stappen:
Je stelt een trigger in, m.a.w. de voorwaarde waarop deze workflow betrekking heeft en vervolgens zal uitgevoerd worden.
De functie "opnieuw uitvoeren toestaan" activeer je, indien je wenst dat de workflow meerdere keren uitgevoerd mag worden voor eenzelfde handeling. Indien je deze functie niet activeert, dan zal de workflow slechts eenmaal uitgevoerd worden per handeling.
Eenmaal de "trigger" gekend is, kan er een "actie" ingesteld worden. Dit is de handeling die zal uitgevoerd worden, eenmaal er aan de voorwaarden van de trigger voldaan werd. Een workflow kan uit één of meerdere acties bestaan. De beschikbare acties zijn afhankelijk van de module waarvoor de Automation flow aangemaakt werd.
Is jouw workflow volledig ingesteld en gebruiksklaar, dan dien je deze workflow te activeren (via de activeren knop bovenaan in de Automation flow). De workflow is vervolgens operationeel en zal uitgevoerd worden, van zodra er aan de voorwaarden voldaan is. Standaard zal de workflow enkel geactiveerd worden voor nieuwe handelingen. Wens je echter de workflow toe te passen op alle voorgaande handelingen, dan dien je de functie "workflow uitvoeren voor alle reeds bestaande records" te activeren. Op basis van deze functie zal de workflow met terugwerkende kracht uitgevoerd worden.
Eens een workflow geactiveerd is, kan je alle uitgevoerde handelingen van deze workflow raadplegen, de workflow pauzeren of verwijderen indien deze niet meer relevant is.
Voorbeelden
Versturen van een automatische betalingsherinnering
Het gebeurt wel eens, klanten die laattijdig betalen. Om de administratieve rompslomp van het opvolgen te vermijden, kan er een workflow aangemaakt worden. Zo kan er een workflow gecreëerd worden, waarbij er automatisch een betalingsherinnering verstuurd wordt, van zodra de vervaldatum van de factuur verstreken is en er geen betaling geregistreerd werd.
Wij doen in ons voorbeeld beroep op een reeds bestaande E-mailtemplate.
Klantstatus wijzigen bij creatie van een project
Heb je een prospect aangemaakt en hem/haar een offerte bezorgd, dan wordt de klantstatus niet automatisch gewijzigd van zodra de offerte goedgekeurd wordt en omgezet wordt naar een project. Dit kan uiteraard wel voorzien worden a.d.h.v. een worklow. De trigger hierbij is dat de status van de offerte = online ondertekend. In dit geval zal er automatisch een project aangemaakt worden en wordt de klantstatus gewijzigd naar 'Customer' (klant).
Offerte automatisch vergrendelen
Verstuur je een offerte naar een prospect of klant, dan mag er in principe niets meer gewijzigd worden aan de oorspronkelijke offerte. Dit is op vandaag echter wel mogelijk, tenzij je de offerte manueel vergrendelt. Dit kan ook automatisch uitgevoerd worden. De trigger stellen we in op de 'status' van de offerte. Is deze status gelijk aan 'verzonden', dan wordt de offerte automatisch vergrendeld. De offerte kan steeds ontgrendeld worden.
Factuur automatisch vergrendelen
Verstuur je een factuur naar een klant, dan mag er in principe niets meer gewijzigd worden aan de factuur. Dit zou boekhoudkundig niet correct zijn. Zo kan een workflow aangemaakt worden, waarbij de factuur automatisch vergrendeld wordt. De trigger stellen we in op de 'status' van de factuur. Is deze status gelijk aan 'verzonden', dan wordt de factuur automatisch vergrendeld.
Naast het vergrendelen van de factuur kan je een 'vertraging' toevoegen aan de workflow. Zo kan de factuur na een vertraging van een aantal dagen ook automatisch verstuurd worden naar de boekhouder of boekhoudprogramma. Dit is een handeling die zo ook niet meer manueel hoeft uitgevoerd te worden.
Bijgewerkt op: 15/03/2025
Dankuwel!