Robaws Automation

Robaws Automation is een functie die je in staat stelt om bepaalde handelingen te automatiseren.

Onze "automation" werkt volgens het principe van de "als dit", "dan dat" regel.
Er dient m.a.w. aan een bepaalde regel te voldoen, vooraleer er een actie kan uitgevoerd worden.

Gebruik

Om een workflow aan te maken, ga je naar het automation overzicht.

In dit overzicht worden alle gecreëerde workflows (actief of niet-actief) weergegeven.
Maak je een nieuwe workflow aan, dan krijg je een overzicht te zien van alle mogelijke modules waarvoor een workflow kan aangemaakt worden.



Gelieve rekening te houden met een aantal voorwaarden om de workflow optimaal te laten werken.

We dienen allereerst een "trigger" in te stellen, m.a.w. de voorwaarde waarop deze workflow betrekking heeft en vervolgens zal uitgevoerd worden.



De functie "opnieuw uitvoeren toestaan" activeer je, indien je wenst dat de workflow meerdere keren uitgevoerd mag worden voor eenzelfde handeling. Indien je deze functie niet activeert, dan zal de workflow slechts eenmaal uitgevoerd worden per handeling.



Eenmaal de "trigger" gekend is, kan er een "actie" ingesteld worden. Dit is de handeling die zal uitgevoerd worden, eenmaal er aan de voorwaarden van de trigger voldaan werd. Een workflow kan uit één of meerdere acties bestaan.



Is jouw workflow volledig ingesteld en gebruiksklaar, dan dien je deze workflow te activeren. De workflow is vervolgens operationeel en zal uitgevoerd worden, van zodra er aan de voorwaarden voldaan is.

Standaard zal de workflow enkel geactiveerd worden voor nieuwe handelingen. Wens je echter de workflow toe te passen op alle voorgaande handelingen, dan dien je de functie "workflow uitvoeren voor alle reeds bestaande records" te activeren. Op basis van deze functie zal de workflow met terugwerkende kracht uitgevoerd worden.



Eens een workflow geactiveerd is, kan je alle uitgevoerde handelingen van deze workflow raadplegen, de workflow pauzeren of verwijderen indien deze niet meer relevant is.

Voorbeelden

Versturen van een automatische betalingsherinnering

Het gebeurt wel eens, klanten die laattijdig betalen. Om de administratieve rompslomp van het opvolgen te vermijden, kan er een workflow aangemaakt worden. Zo kan er een workflow gecreëerd worden, waarbij er automatisch een betalingsherinnering verstuurd wordt, van zodra de vervaldatum van de factuur verstreken is en er geen betaling geregistreerd werd.

Wij doen in ons voorbeeld beroep op een reeds bestaande E-mailtemplate.

Klantstatus wijzigen bij creatie van een project

Heb je een prospect aangemaakt en hem/haar een offerte bezorgd, dan wordt de klantstatus niet automatisch gewijzigd van zodra de offerte goedgekeurd wordt en omgezet wordt naar een project. Dit kan uiteraard wel voorzien worden a.d.h.v. een worklow. De trigger hierbij is dat de status van de offerte = online ondertekend. In dit geval zal er automatisch een project aangemaakt worden en wordt de klantstatus gewijzigd naar 'Customer' (klant).

Offerte automatisch vergrendelen

Verstuur je een offerte naar een prospect of klant, dan mag er in principe niets meer gewijzigd worden aan de oorspronkelijke offerte. Dit is op vandaag echter wel mogelijk, tenzij je de offerte manueel vergrendelt. Dit kan ook automatisch uitgevoerd worden. De trigger stellen we in op de 'status' van de offerte. Is deze status gelijk aan 'verzonden', dan wordt de offerte automatisch vergrendeld. De offerte kan steeds ontgrendeld worden.

Factuur automatisch vergrendelen

Verstuur je een factuur naar een klant, dan mag er in principe niets meer gewijzigd worden aan de factuur. Dit zou boekhoudkundig niet correct zijn. Zo kan een workflow aangemaakt worden, waarbij de factuur automatisch vergrendeld wordt. De trigger stellen we in op de 'status' van de factuur. Is deze status gelijk aan 'verzonden', dan wordt de factuur automatisch vergrendeld.

Naast het vergrendelen van de factuur kan je een 'vertraging' toevoegen aan de workflow. Zo kan de factuur na een vertraging van een aantal dagen ook automatisch verstuurd worden naar de boekhouder of boekhoudprogramma. Dit is een handeling die zo ook niet meer manueel hoeft uitgevoerd te worden.

Bijgewerkt op: 16/05/2024