Artikelen
Hoe wijzig ik de opmaak van mijn artikellijnen?
Werken met hoofdstukken, titels, teksten en lijnen Bij het toevoegen van een lijn aan een verkoopdocument (offerte, order, factuur, ...) kan je telkens een andere functie geven aan de lijn. Om het lijntype te wijzigen klik je op een veld onder de kolom 'lijn'. Een drop-down menu zal weergegeven worden. Hoofdstuk Een hoofdstuk geeft het totaalbedrag weer van alle onderliggenEnkele lezersHet kopiëren en plakken van artikellijnen.
Bij opmaak van artikellijnen kan je lijnen kopiëren naar een andere plaats (bijvoorbeeld van beneden naar boven of van offerte naar order) . Dit doe je door met jouw muis op de lijn te staan en de rechtermuisknop in te drukken. Op die manier selecteer je de lijn. Als je alle lijntjes wil kopiëren, dan kan je het eerste vakje aanklikken, Shift-toets ingedrukt houden en het laatste vakje aanklikken. Zo woEnkele lezers
Algemeen gebruik
Hoe gebruik je vervangingscodes
E-mailberichten, standaard- en pdf-documenten kunnen gepersonaliseerd worden a.d.h.v. vervangingscodes. Deze vervangingscodes bestaan uit enkele symbolen en een verwijzing naar de naam van een standaard- of extra veld van een bepaald document in Robaws. De vervangingscode wordt vervolgens omgezet naar de waarde van dit veld en wordt zo weergegeven in het E-mailbericht, standaard- en/of pdf-document. Symbolen: Voorbeeld vervangingscode: Let op!PopulairInloggen in Robaws
Problemen bij het inloggen Het kan gebeuren dat jij of jouw collega niet kan inloggen in Robaws/Wappy. Onderstaand kan u de meest voorkomen oorzaken terugvinden waarom het niet lukt om in te loggen. Hoofdletters Het programma is hoofdlettergevoelig, gelieve hiermee rekening te houden als je inlogt. Het kan zijn dat je gsm/computer automatisch een hoofdletter plaatst aan het begin van een e-mailadres terwijl het e-mailadres waarmee je moet inloggen allemaal kleine letters bevat. E-mailadEnkele lezersWat zijn de mogelijkheden van een overzicht scherm?
Bij elke module heb je een overzicht scherm. voorbeeld van het klanten overzichtscherm Zoekfunctie In de zoekbalk kan je geavanceerde zoekopdrachten mee lanceren. Elk woord dat je bijkomend intypt zal de gevonden resultaten verder verfijnen. Enkele voorbeelden: Klant module: Alle prospecten van Michaël in GentEnkele lezersHet opmaken van taken.
Naast het plaatsen van opmerkingen, is het toewijzen van taken ook in elke module beschikbaar. Door het toevoegen van taken wordt het eenvoudiger om zaken die nog moeten gebeuren te onthouden en te plannen. Het aanmaken van taken Bij het 'tabblad' taken klik je op toevoegen. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-17-omWeinig lezersSneltoetsen
In Robaws kan je gebruik maken van verschillende sneltoetsen: SHIFT-toets (Mac & Windows) Je kan de SHIFT-toets gebruiken om verschillende lijnen onder elkaar te selecteren in het overzicht van volgende modules: Klanten Offerten Orders Werkbons Tijdsregistratie Transport Facturen Inkomende facturen Leveranciers Artikels CTRL-toets (Windows - CMD-toets werkt nog niet in Mac) Je kan de CTRL-toets gebruiken om verschillende willekeurige lijnen te selecteren in het overziWeinig lezersHoe voeg ik mijn algemene voorwaarden toe?
Bij het versturen van jouw facturen, jouw offerte of gelijk welk ander document vanuit ROBAWS, kan je steeds de algemene voorwaarden mee versturen. Hoe ga je te werk? Uploaden van algemene voorwaarden. Om algemene voorwaarden toe te voegen navigeer je naar instellingen algemeen en upload de voorwaarden bij bestanden Druk op de groene knop bovenaan om de instelling op teWeinig lezersHoe werken met statussen?
Aan alle klanten, offerten, werkbons, bestellingen, facturen, ... kan er een status toegekend worden. Een status wordt gebruikt om bijvoorbeeld een offerte op te volgen van opmaak tot goedgekeurd of afgekeurd. Je kan de verschillende statussen instellen via de instellingen van een module. Het toekennen van statussen kan een ideale communicatietool zijn. Dit toetsen we even met een voorbeeld: Verantwoordelijke Frank wil op het einde van de werkdag alle opgemaakte offertes van die dag controlerWeinig lezersWanneer worden aanpassingen bewaard in Robaws?
Wanneer worden er aanpassingen opgeslagen: Wanneer je op het pijltje terug drukt Wanneer je op de browser pijltje terug drukt Wanneer je een actie onderneemt waarvoor opslaan nodig is (bv. opvragen van PDF) Bij offerten wanneer er ingesteld dat er om de X aantal minuten moet worden opgeslagen Je loopt kans om gegevens te verliezen indien: Je een pagina laat openstaan die je bewerkt hebt Je de browser of computer afsluit terwijl de pagina nog openstaat Wat gebeurt er als je met 2Weinig lezersHoe kan u andere eenheden toevoegen in ROBAWS?
Om extra eenheden toe te voegen of te verwijderen navigeer je naar instellingen algemeen. Deze aanpassing wordt toegepast op alle modules waar je met artikellijnen werkt en in jouw artikelfiches.Weinig lezersHelp, Chrome zegt dat ik ben gehackt?
Wat deze melding wel wil zeggen is dat de inloggegevens die je voor Robaws gebruikt gekend zijn op internationale gelekte lijsten. Zo zijn er verschillende grote platforms in het verleden "gehacked" geweest en als je nog steeds dezelfde paswoorden gebruikt loop je risico. Enkele voorbeelden van sites die gehacked zijn: canvWeinig lezersHoe maak ik een formulier aan?
Is er een mogelijkheid om in Robaws verschillende attesten, zoals een reinigingsattest CV-ketels, reinigings- en verbrandingsattest, verbrandingsattest, digitaal op te maken? Het antwoord op deze vraag is duidelijk JA! Met de functie "formulieren" heb je de mogelijkheid om verschillende attesten op te maken, te koppelen aan een planningsopdracht en deze digitaal te laten invullen door jouw medewerkers in Wappy. Gebruik Voorbereiding Om formulieren op te maken, dien je deze funcWeinig lezersOpmerkingen & bestanden
Opmerkingen Het tabblad opmerkingen komt doorheen Robaws steeds terug en kan je in elke module en fiche gebruiken. De informatie die je daar noteert zijn enkel intern raadpleegbaar en worden op geen enkel moment gedeeld met de klant. Bestanden Net zoals het tabblad opmerkingen wordt ook het tabblad bestanden in elke fiche weergegeven. In dit tabblad kan je op basis van de module enkele toepasselijke bestanden bewaren. Deze zijn ook enkel intern raadpleegbaar door de Robaws-gebruiWeinig lezersRobaws BI
BI? BI staat voor "Business Intelligence". Dit zijn visualisatie dashboards op basis van jouw bedrijfsdata. Hiervoor kunnen verschillende tools gebruikt worden, zoals Microsoft Power BI, Qlik, Tableau & Looker studio De data die in Robaws verwerkt zit, kan op 2 manieren beschikbaar gemaakt worden voor deze tools. Via een rechtstreeks API-koppeling of de Google Sheets export integratie. Wens je gebruik te maken van de Google Sheets export integratie in combinatie met LoWeinig lezersRobaws Automation
Robaws Automation Robaws Automation is een functie die je in staat stelt om bepaalde handelingen te automatiseren. Onze "automation" werkt volgens het principe van de "als dit", "dan dat" regel. Er dient m.a.w. aan een bepaalde regel te voldoen, vooraleer er een actie kan uitgevoerd worden. Gebruik Om een workflow aan te maken, ga je naar het automation overzicht. In dit overzicht worden alle gecreëerde workflows (actief of nWeinig lezersArchiveren en verwijderen
Om het overzicht van een bepaalde module overzichtelijk te houden, kunnen we bepaalde items verbergen. We bieden hiervoor 2 mogelijkheden aan: Archiveren Verwijderen Archiveren Hoe een item archiveren? Om één of meerdere items te archiveren, klik je bovenaan in de actiebalk op onderstaande knop. Hoe een item dat gearchiveerd is terugvinden? Er zijn 2 mogelijkhedeWeinig lezersVergrendelperiodes
Vergrendelperiodes Bij het afsluiten van een periode worden alle werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen vergrendeld die binnen de respectievelijke periode liggen. Een nieuwe periode start steeds vanaf de vorige periode. Eenmaal een periode aangemaakt is, kunnen nieuwe documenten niet meer aangemaakt worden binnen de opgegeven 'VAN DATUM' en 'TOT DATUM'. Zij krijgen automatisch de eerstvolgende datum die buiten de laatste periode valt. De periodes zijn per bedrijf insWeinig lezers
Hoe stel ik mijn e-mail in?
E-mail instellen per gebruiker Bij profiel kan je jouw persoonlijk e-mailaccount instellen. Om de instellingen van jouw e-mailaccount te wijzigen, klik je bovenaan op jouw gebruikersnaam en klik je door naar 'profiel'. Mocht er voor een specifieke gebruiker geen persoonlijk e-mailaccount geactiveerd zijn, dan zal Robaws terugvallen op het algemene e-mailaccount. E-mail instellen per module en/of bedrijf Je kPopulairHoe maak ik een e-mail template aan en verstuur ik deze?
Per module kan je één of meerdere e-mail templates toevoegen aan de instelling. Zo kan je bijvoorbeeld bij de factuur instellingen een e-mail template aanmaken om een factuur of een herinnering te versturen.Enkele lezersE-mail problemen
Emails komen toe in Spam Je gaat naar mail-tester.com Daar zie je een test e-mailadres waarnaar je een mailtje vanuit Robaws kunt sturen. Daarna kan je klikken op "Check vervolgens je score" en krijg je jouw testresultaten te zien. Indien je hierop minstens een 8/10 scoort wil dit zeggen dat je emailaccount goed is ingesteld. In het andere geval kan je in jouw verslag zien welke punten er verbeterd kunnen worden. Je kan deze resultaten doornemen met de pWeinig lezers
Documenten
Wat is een standaard document?
Op sommige modules vind je de mogelijkheid in de instelling terug om standaard documenten op te maken. Vb.: 6% BTW-attest, betalingsherinnering, projectfiche, werfuitvoering, ... Een standaard document maak je aan via de instellingen van een bepaalde module. Je kent deze een naam toe en stelt de tekst op.Weinig lezersHet instellen van document nummers
Het is mogelijk om offertenummer, projectnummer, ordernummer, abonnementnummer, (inkomende) factuurnummer handmatig aan te passen. Voor het factuurnummer aan te passen verwijzen we graag door naar een aparte handleiding via deze link. Voor de overige modules helpen wij jou graag verder op weg via de volgende onderstaande video:Weinig lezersVergrendelen
Documenten, zoals een offerte, factuur, werkbon, ... kunnen vergrendeld worden. Eenmaal een document vergrendeld is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden. Hoe een document vergrendelen? Om een document of meerdere documenten te vergrendelen, klik je bovenaan in de actiebalk op onderstaande knop. Het document wordt vervolgens vergrendeld. Dit kan je steeds vaststelleWeinig lezers
Offerten en Facturen
Hoe kan ik korting geven?
Je kan binnen Robaws korting geven op 3 verschillende manieren: Je activeert de functie 'korting' en kan kortingen gaan toekennen op de lijnen binnen offerten en facturen. Je werkt aan de hand van prijsgroepen. Je werkt aan de hand van de tabbladen 'tarieven' op offerte- en projectniveau. Functie 'korting' op offerten en facturen Om deze optie open te zetten ga je naar instellingen algemeen korting. Activeer de schuifbalk. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadfWeinig lezersHoe een standaard inleiding & slottekst gebruiken
tekstverwerker & standaard inleiding & slot tekstWeinig lezersAbonnementen
Abonnementen Bij de module Abonnementen kan je automatisch facturen en orders laten genereren. Je kan dit aanmaken vanuit de klantenfiche of via het + bovenaan de module abonnementen. Eens je een abonnement hebt opgemaakt kan je bij de abonnement gegevens aanvullen wanneer de facturen opgemaakt moeten worden. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec0Weinig lezers
Gebruikers
Hoe voeg ik gebruikers toe?
Gebruikers toevoegen Hoe ga je te werk: Ga naar het pijltje in de rechter bovenhoek en klik op gebruikers. Hierna kan je kiezen om een nieuwe gebruiker toe te voegen via het plusje bovenaan. Geef het e-mail adres op van de persoon die je wenst toe te voegen. Hierna kan je alle info ingeven van deze gebruiker. (https://storage.crisp.chat/usersEnkele lezersGebruikersrollen
Gebruikersrollen beheren Gebruikersrollen geven een gebruiker rechten binnen Robaws en Wappy. De gebruikersrollen kunnen dan ook worden gewijzigd via het gebruikersoverzicht. Hoe ga je te werk: Ga naar het overzicht van de gebruikers (zie hierboven). Klik bovenaan op de knop gebruikersrollen. Nu kan je de gebruikersrol aanklikken die je wenst aan te passen of je kan een nieuwe gebruikWeinig lezers
Briefpapier
Briefpapier
Briefpapier toevoegen Om briefpapier toe te voegen ga je naar de algemene instellingen -bedrijf. Hier klik je het juiste bedrijf (indien je meerdere bedrijven in de omgeving mocht hebben) aan. In de pagina die vervolgens geopend wordt, kan je jouw briefpapier opladen. Briefpapier (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2023-12-05Weinig lezersBrief aanmaken
Brieven aanmaken vanuit Robaws Als je een klantenfiche openklikt dan zal je bovenaan kunnen klikken op 'brieven' Als je hier op klikt dan krijg je een nieuw scherm en kan je klikken bovenaan op het + om een nieuwe brief aan te maken.Weinig lezers