Algemeen
Hoe beheer ik mijn factuurnummers?
Voor je begint met factureren in ROBAWS is het belangrijk te zorgen dat jouw factuurnummers correct doorlopen op elkaar. Daarvoor dien je in de instellingen je dagboek aan te passen. Factuurnummers kunnen nadien handmatig worden aangepast. Dagboek aanpassen Je kan via de instelling 'dagboeken' de factuurnummers instellen. Zo kan je deze nummering handmatig instellen of laten doorlopen op huidige nummering. Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nPopulairBetaalvoorwaarden en financiële korting
Betaalvoorwaarden kunnen toegevoegd worden bij instellingen 'algemeen'. Een handig voordeel bij het aanmaken van betaalvoorwaarden is de mogelijkheid om te koppelen met de betaalvoorwaarde in Exact Online. Inkomende facturen Je kan betaalvoorwaarden koppelen aan een inkomende factuur en/of leverancier. Resultaten van de OCR hePopulairHoe krijg ik mijn Robaws factuur naar mijn boekhouder of boekhoudpakket?
In Robaws kan je aankoop- en verkoopfacturen op verschillende manieren digitaal bezorgen aan de boekhouder of boekhoudprogramma. Hierbij een overzicht: UBL-mail Bij de instellingen facturen kan je de functie "UBL e-mail" activeren. De UBL factuur zal via e-mail verzonden worden naar het opgegeven e-mailadres. Dit is het e-mailadres van de boekhouder of het e-mailadres (postbus) van het boekhoudprogramma. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermaPopulairBTW-tarieven
Het overzicht met BTW-tarieven kan geraadpleegd worden via instellingen algemeen BTW-tarieven. Je klikt het BTW-tarief aan dat je wenst te wijzigen. Bij extra vermelding PDF kan je een tekst ingeven die vervolgens op de PDF van de factuur weergegeven wordt. ZWeinig lezersToevoegen van kostendrager, -plaats en grootboekrekening.
Kostendrager- & plaats Kostendrager- & plaats hebben binnen ROBAWS een andere naam gekregen. Je projecten worden gebruikt als kostenplaats. Je activiteiten worden gebruikt als kostendrager. Wanneer je aan het werken bent aan de items van jouw factuur kan je deze op de artikellijnen toevoegen. Aanmaken van activiteiten: je gaat naar instellingen algemeen >Weinig lezersZoekfunctie
Zoekfunctie In de zoekbalk kan je a.d.h.v. één of meerdere trefwoorden het overzicht verfijnen. Elke zoekopdracht krijgt een unieke link die je kan opvragen in de adresbalk. Deze link kan gebruikt worden om een bookmark (bladwijzer) van deze pagina aan te maken en te bewaren. Bewaar je deze bladwijzer in de bookmarkbalk, dan krijg je na het aanklikken meteen de opgeslagen pagina te zien. De zoekopdracht werd bewaard, waardoor je meteen alle zoekresultaten te zien krijgt, zonder de zoWeinig lezersValuta
Wat? Wens je verkoopfacturen en/of aankoopfacturen in een andere valuta dan Euro te verwerken, dan dien je hiervoor de functie "multi currency" in te stellen. Dit doe je via instellingen algemene instellingen multi currency. Via de knop "valuta" kan je naast Euro, nog tal van andere valuta toevoegen en voorzien van de actuele wisselkoers. (https://storage.crWeinig lezers
Verkoopfacturen
Hoe werk ik met voorschotfacturen?
Automatische manier Vanuit een offerte kan je facturen opmaken aan de hand van voorschot schijven en een slotfactuur. Je kan dit terugvinden binnen een offerte onder de tab project planning. Wanneer je klikt op het euro teken zal automatisch de factuur worden opgesteld. Op de slotfactuur wordt er automatisch rekening gehouden met de reeds betaalde voorschotten (https://storage.crisp.chat/users/hEnkele lezersHoe kan ik facturen versturen met peppol?
Peppol is een alternatieve manier om uw facturen te bezorgen bij jouw klant. Bij voorkeur stuur je facturen via deze weg wanneer de ontvanger dit toelaat. Beveiligingsmaatregelen Peppol (Na update 26/08/2021) De veiligheidsmaatregelen bij Peppol zijn gewijzigd. Om vanuit Robaws facturen te versturen via Peppol zal voortaan ook bij ons aan de zelfde veiligheidsmaatregelen moeten voldaan worden. Wij zullen deze aanpassingen voor jou doorvoeren maar wij hebben daarvoor de volgende informatieEnkele lezersHoe maak ik een creditnota aan?
Verkoopsfacturen Om een bestaande factuur te crediteren ga je naar het facturatie overzicht. Daar klik je op de factuurlijn en drukt vervolgens bovenaan op 'crediteren'. Start je niet vanuit een bestaande facturen, navigeer dan naar de tweede tab en druk op de 'plus' bovenaan. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-Enkele lezersHoe maak ik een pro forma op?
In Robaws wordt er aan een factuur steeds een factuurnummer toegekend en wordt deze onmiddellijk ingeboekt in het geselecteerde dagboek. Wens je dit liever niet, dan kan je ervoor kiezen om voorafgaand steeds een proforma factuur op te maken. Instellen van het dagboek Je kan via de instellingen facturen dagboeken per dagboek instellen of facturen en/of creditnota's automatisch ingeboekt mogen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Indien deze functie uitgeschakeld is, dan woWeinig lezersHoe voeg ik een gestructureerde mededeling toe op mijn facturen?
Om een gestructureerde mededeling op jouw facturen te zetten moet de functie geactiveerd zijn in de instellingen. Instellingen Om de gestructureerde mededeling te activeren ga je naar instellingen facturen gestructureerde mededeling. Het automatisch afvinken van betalingen door de gestructureerde mededeling Wanneer je gebruik maakt van de Codabox (/nl/article/hoe-werWeinig lezersHoe kan ik een aanmaning sturen naar mijn klanten?
Om aanmaningen te sturen is het belangrijk om enkele basisinstelling goed te zetten. het opmaken van aanmaningsstatussen Om gemakkelijk in het overzicht te kunnen zoeken op facturen waarop de status op vervallen, aanmaning, betaald, ... staat voeg je de statussen toe in de factuurinstellingen. Wij raden aan om alvast deze statussen toe te voegen verzonden vervallen aanmaning (evt 1, 2, 3, ...) betaald (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafWeinig lezersPercentuele factuur opmaken op meerdere partijen
Percentuele factuur opmaken op meerdere partijen. Stappen Maak een offerte aan op een vennootschap met een 2de partij als eindklant Ga naar projectplanning in de offerte. Voeg 2 projectplanningsitems toe. 1 voor de vennootschap & een 2de voor de andere partij. Geef het percentage in dat die partij wenst te betalen en bij de andere het overtollige procent dat over is. Hierna kan jeWeinig lezersUBL factuur versturen
Verkoopfacturen via UBL versturen Bij het e-mailen van een verkoopfactuur, kan je naast de PDF ook een UBL-bestand van deze factuur als bijlage versturen naar de klant. Dit kan je standaard instellen in de E-mailtemplate van de factuur of je duidt in het E-mailbericht aan om dit UBL-bestand ook als bijlage te versturen naar de klant.Weinig lezersKortingen en toeslagen
In een verkoopfactuur kan je een korting en/of toeslag (transportkosten, waarborg, ...) in rekening brengen op het factuurbedrag. Je hoeft hiervoor geen artikel aan te maken, maar kan hiervoor een korting- en/of toeslagregel aanmaken. Gebruik In de verkoopfactuur kan je een korting- en/of toeslagregel toevoegen. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760Weinig lezers
Aankoopfacturen
Robawsbox en OCR herkenning aankoopfacturen
Hoe kan ik OCR gebruiken? Je dient in de aankoopfacturen-instellingen de knop van OCR te activeren. Vanaf dan kan je PDF en UBL facturen e-mailen naar jouw Robawsbox. Je kan het e-mailadres van jouw Robawsbox vinden onder Instellingen AankoopfacturPopulairHoe werkt de goedkeuringsflow op aankoopfacturen en bestellingen in ROBAWS?
De goedkeuringsflow laat toe dat er verschillende betrokkenen een inkomende factuur kunnen goedkeuren voor de betaling gebeurt. Activeren van de goedkeuringsflow Om de goedkeuringsflow te activeren gaat u naar instellingen inkomende facturen 'activeer goedkeuringsflow'. Daarin vul je de volgende de statussen aan in de vEnkele lezersHoe verwerk ik een aankoopfactuur?
Algemeen Een aankoopfactuur bewaren in ROBAWS kan je a.d.h.v. twee mogelijkheden: Handmatige verwerking Automatische verwerking via OCR. Wens je meer informatie over de OCR-functie, raadpleeg dan even de OCR-handleiding. De aankoopfactuur Facturatie gegevens Factuurnummer: Hier noteer je het nummer van de factuur die je ontvangen hebt. Status: Op basis van een status kan je de verschillende facturen eenEnkele lezersWat is het verschil tussen snelle en premium OCR?
We bieden twee soorten OCR herkenningen aan: Snel Geen garantie op correctheid Resultaat onmiddellijk beschikbaar Kost 0,15 EUR per herkende factuur Niveau van detail: leverancier (naam, btw nummer, KVK nummer, adres), factuurnummer, datum, btw tarieven en totaalbedrag Premium 99% van alle facturen wordt voor 100% boekhoudkundig correct herkend. Boekhoudkundig correct betekent dat het totaalbedrag en de BTW correct zijn. Resultaat beschikbaar de volgende werkdag Kost 0,50Weinig lezersHoe betaal ik mijn facturen via een betalingsbestand?
Algemene info Eerst en vooral moet je het IBAN-nummer van je bankrekening invullen bij de algemene instellingen. Rechtsboven bij de gebruiker klik je op algemene instellingen en ga je naar bedrijf helemaal onderaan. Het correct toevoegen van inkomende facturen Wanneer je betalingen in ROBAWS uitvoert via het betalingsbestand is het steeds belangrijk ervoor te zorgen dat alleWeinig lezersOCR & go2UBL
OCR & go2UBL Stel je vast dat onze OCR-functie wel eens een steekje laat vallen in het correct verwerken van jouw aankoopfacturen? Dit is mogelijk. De partner waar wij namelijk mee samenwerken om jouw aankoopfacturen te verwerken, hanteert een foutenpercentage van 1%. Er kan dus zo wel al eens een foutje glippen in de verwerking van een aankoopfactuur. Er is een speler op de markt die een foutenpercentage hanteert van 0%: go2UBL. Zij bieden een eigen platform aan waar je jouw aankoopfacWeinig lezers