Hoe werkt de koppeling met Peppol?

Peppol is een manier om op een elektronische manier facturen te versturen en ontvangen. Robaws is erkend Access Point voor zowel uitgaande als inkomende facturen.

In Robaws heb je volgende mogelijkheden met Peppol:

• Facturen versturen naar de klant via Peppol
• Aankoopfacturen ontvangen van de leverancier via Peppol

Peppol activeren

Om met Peppol te kunnen werken, moet je je bedrijf aanmelden via ons Access Point.

Om je bedrijf te koppelen aan ons Access Point doorloop je volgende stappen:

1. Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf die je wenst aan te melden.
2. In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'activeer'.
3. In het dialoog venster vul je alle informatie in die nodig is om de aanmelding te voltooien.
4. Klik op 'aanvraag versturen'.

Van zodra wij de aanmelding goedkeuren, zal je in het kader 'Peppol' op het bedrijf in het groen staan 'bedrijf is geverifieerd voor Peppol'.

Vanaf dat moment ben je geregistreerd om facturen te versturen via Peppol.

Om ook via Peppol te kunnen ontvangen, zal je ook de Peppol-inbox moeten activeren. Dit doe je door te klikken op 'Peppol-inbox activeren' en de bijpassende dagboeken in te geven waarop de aankoopfacturen voor dat bedrijf moeten toekomen.

Factuur versturen via Peppol

Om een factuur te versturen via Peppol, is het belangrijk dat de klant gevonden kan worden via Peppol.

In de klantenfiche heb je een veld 'Bereikbaar via Peppol' die aangeeft als er een mogelijkheid is om de factuur via Peppol te versturen.

Wij zoeken dit automatisch op op basis van volgende velden. Als één van deze velden gevonden kan worden, dan zal het mogelijk zijn om via Peppol te versturen.

• BTW-nummer
• KVK-nummer
• KBO-nummer
• Global Location Number (GLN)

Factuur versturen vanuit overzicht van facturen

Om vanuit het overzicht van de facturen een factuur te versturen via Peppol doorloop je volgende stappen:

1. Selecteer in het overzicht de facturen die je wenst te versturen.
2. Klik op het 'wereldbol' icoontje om de facturen te versturen.
3. Er opent een dialoog waar je per factuur kan zien welke acties gedaan werden.

Factuur versturen vanuit de factuur

Bij het aanmaken van een factuur voor een klant, zal het 'wereldbol' icoontje bovenaan groen kleuren indien deze klant via Peppol kan ontvangen.

Om de factuur te versturen via Peppol, zal je op dit icoontje moeten klikken.

Er komt rechts bovenaan een pop-up venster met de melding 'In wachtrij geplaatst voor verzending via Peppol.'

Feedback op verzonden factuur

Robaws verwerkt de Peppol feedback berichten, op voorwaarde dat de ontvanger die verzendt.

De feedback wordt opgeslagen in een kolom 'Peppol antwoord'. Deze kolom kan je toevoegen aan het overzichtsscherm van de module 'facturen'.

De mogelijke waarden zijn: Bericht geaccepteerd, Bericht ontvangen, Bericht geweigerd, Factuur geaccepteerd, Factuur ontvangen, Factuur voorwaardelijk geaccepteerd, Factuur in behandeling, Factuur betaald, Factuur geweigerd, Factuur in onderzoek.

Factuur opnieuw versturen via Peppol

Het is mogelijk om de factuur opnieuw te versturen via Peppol na bijvoorbeeld een aanpassing. Er zal eerst een waarschuwing verschijnen in een pop-up scherm, waarna je ervoor kan kiezen om de factuur al dan niet opnieuw te versturen.

Aankoopfacturen ontvangen via Peppol

Om facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet de Peppol-inbox actief staan.

Van zodra deze actief staat, zal je facturen kunnen ontvangen via Peppol.

Bij het inlezen van een aankoopfactuur via Peppol worden alle lijnen overgenomen in de aankoopfactuur. Het totaal bedrag die we binnengekregen hebben via Peppol, zal toegevoegd worden in het veld 'Totaal Incl. BTW'.

Fout in het totaal bedrag van de factuur

Het veld 'Totaal Incl. BTW' zal voor aankoopfacturen die binnenkomen via Peppol aanpasbaar zijn.

Indien het bedrag die binnenkomt via Peppol niet overeenkomt met het bedrag die wij calculeren achterliggend, zal er een rood venster rond het bedrag zichtbaar zijn.

Het zal in dat geval niet mogelijk zijn om de factuur te versturen naar de boekhouder.

Om dit recht te zetten zijn er 2 mogelijkheden:

1. Je past de prijzen op de lijnen aan of voegt extra lijnen toe zodat het totaal van Peppol correct is.
2. Je past het totaal van Peppol aan naar het totaal die wij calculeren. (Dit kan je door doen gebruik te maken van de 2 pijltjes)

Interessante mogelijkheden - automatiseringen

• Overzicht maken met enkel aankoopfacturen die je ontvangen hebt via Peppol
• Overzicht maken met facturen die via Peppol verstuurd kunnen worden
• Overzicht met de status van een verzonden factuur via Peppol raadplegen
• Notificatie ontvangen bij het ontvangen van een factuur via Peppol
• Automatisch de factuur via Peppol versturen bij het versturen van de factuur naar boekhouder

Bijgewerkt op: 05/06/2025