Hoe beheer ik mijn factuurnummers?
Voor je begint met factureren in ROBAWS is het belangrijk te zorgen dat jouw factuurnummers correct doorlopen op elkaar.
Daarvoor dien je in de instellingen je dagboek aan te passen. Factuurnummers kunnen nadien handmatig worden aangepast.
Je kan via de instelling 'dagboeken' de factuurnummers instellen. Zo kan je deze nummering handmatig instellen of laten doorlopen op huidige nummering.
Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan.
De prefix wordt meestal opgebouwd uit het jaartal (Y):
Fyy = De prefix voor 2021 zal hier vertaald worden als F21
Fyyyy = De prefix voor 2021 zal hier vertaald worden als F2021
Het aantal nummers na de prefix zal automatisch starten vanaf 1. Bijvoorbeeld prefix Fyy met 4 nummers: F190001.
Indien je niet in het begin van het jaar start met ROBAWS, dan kan je bij 'wijzig volgend nummer' het vervolgnummer noteren.
Bv.: jouw laatste factuurnummer in vorig softwarepakket is F20190023. Hier vul je nu 24 in.
Mocht je met meerdere bedrijven werken, dan kan je hier extra dagboeken toevoegen. Bij opmaak van een factuur zal je telkens de vraag krijgen welke dagboekcode je wenst te gebruiken. Zo zullen de factuurnummers per bedrijf opeenvolgend zijn.
Extra functies:
Bedrijf: Maak je gebruik van meerdere dagboeken en meerdere bedrijven in éénzelfde omgeving, dan kan je een specifiek bedrijf toewijzen aan een dagboek. Maak je vervolgens een factuur in een bepaald dagboek aan, dan kan het toegewezen bedrijf niet meer gewijzigd worden.
Automatisch inboeken: Per dagboek kan je instellen dat facturen en/of creditnota's automatisch ingeboekt mogen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Indien deze functie uitgeschakeld is, dan wordt elke factuur/creditnota van dat dagboek opgemaakt als een proforma factuur/creditnota. Hoe maak ik een proforma factuur op en boek ik deze in?
Gebruik factuurnummers voor creditnota's : indien deze optie geactiveerd is, zal er geen aparte nummering worden opgemaakt voor creditnota's.
Denk goed na voor je factuurnummers aanpast!
Factuurnummers moeten mooi doorlopen. Daarom is het aangewezen enkel de factuurnummer aan te passen met de hoogste nummer. Anders wordt er een "gat" gemaakt in de factuur opvolging welke je moet dichten met een nieuwe factuur & de nummer aan te passen om dit "gat" te vullen.
Een betere oplossing is vaak een creditnota of de originele factuur gegevens aan te passen.
Factuur nummer aanpassen
Bij het wijzigen van een factuurnummer krijg je een melding wanneer dit factuurnummer reeds in gebruik is.
Als je in een factuur zit, druk op de actie "Wijzig nummer"
In dit scherm vul correct de gegevens aan:
Nummer
Hier vul je de factuurnummer in zoals je die wil doorsturen naar jouw klant.
Om een factuur aan te passen naar bv. de derde factuur van 2021
Nummer: 2021-003
Druk vervolgens op de Pas aan!
Bij opmaak van een nieuwe factuur zal Robaws automatisch doortellen op de hoogste beschikbare jaarnummer. Maar wanneer deze handmatig werd aangepast dan blijft het systeem verder voort bouwen op het laatste factuurnummer die automatisch werd gegenereerd. Daarom is het belangrijk om de dagboek in de instellingen aan te passen en daar het 'wijzig volgende nummer' aan te vullen.
Bv. Je hebt een factuur F210095 die je handmatig hebt aangepast, de factuur daarvoor is F210094 en werd automatisch gegenereerd. Als ik nu een factuur aanmaak is het factuurnummer F210095. Om dit probleem te verhelpen ga je naar de factuurinstelling en vul bij 'wijzig volgende nummer' 96 aan. Wanneer je vanaf nu facturen aanmaakt zal het volgnummer weer automatisch volgens de juiste structuur volgen.
Bij het gebruik van meerdere bedrijven(dagboeken) binnen één Robaws omgeving is het mogelijk om factuurnummers te hergebruiken onder een ander dagboek. M.a.w. een factuurnummer kan in jouw omgeving meermaals voorkomen dit telkens onder een ander bedrijf(dagboek).
De dagboeken kan je terugvinden in de factuur instellingen:
Daarvoor dien je in de instellingen je dagboek aan te passen. Factuurnummers kunnen nadien handmatig worden aangepast.
Dagboek aanpassen
Je kan via de instelling 'dagboeken' de factuurnummers instellen. Zo kan je deze nummering handmatig instellen of laten doorlopen op huidige nummering.
Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan.
De prefix wordt meestal opgebouwd uit het jaartal (Y):
Fyy = De prefix voor 2021 zal hier vertaald worden als F21
Fyyyy = De prefix voor 2021 zal hier vertaald worden als F2021
Het aantal nummers na de prefix zal automatisch starten vanaf 1. Bijvoorbeeld prefix Fyy met 4 nummers: F190001.
Indien je niet in het begin van het jaar start met ROBAWS, dan kan je bij 'wijzig volgend nummer' het vervolgnummer noteren.
Bv.: jouw laatste factuurnummer in vorig softwarepakket is F20190023. Hier vul je nu 24 in.
Mocht je met meerdere bedrijven werken, dan kan je hier extra dagboeken toevoegen. Bij opmaak van een factuur zal je telkens de vraag krijgen welke dagboekcode je wenst te gebruiken. Zo zullen de factuurnummers per bedrijf opeenvolgend zijn.
Extra functies:
Bedrijf: Maak je gebruik van meerdere dagboeken en meerdere bedrijven in éénzelfde omgeving, dan kan je een specifiek bedrijf toewijzen aan een dagboek. Maak je vervolgens een factuur in een bepaald dagboek aan, dan kan het toegewezen bedrijf niet meer gewijzigd worden.
Automatisch inboeken: Per dagboek kan je instellen dat facturen en/of creditnota's automatisch ingeboekt mogen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Indien deze functie uitgeschakeld is, dan wordt elke factuur/creditnota van dat dagboek opgemaakt als een proforma factuur/creditnota. Hoe maak ik een proforma factuur op en boek ik deze in?
Gebruik factuurnummers voor creditnota's : indien deze optie geactiveerd is, zal er geen aparte nummering worden opgemaakt voor creditnota's.
Factuurnummers handmatig aanpassen
Denk goed na voor je factuurnummers aanpast!
Factuurnummers moeten mooi doorlopen. Daarom is het aangewezen enkel de factuurnummer aan te passen met de hoogste nummer. Anders wordt er een "gat" gemaakt in de factuur opvolging welke je moet dichten met een nieuwe factuur & de nummer aan te passen om dit "gat" te vullen.
Een betere oplossing is vaak een creditnota of de originele factuur gegevens aan te passen.
Factuur nummer aanpassen
Bij het wijzigen van een factuurnummer krijg je een melding wanneer dit factuurnummer reeds in gebruik is.
Als je in een factuur zit, druk op de actie "Wijzig nummer"
In dit scherm vul correct de gegevens aan:
Nummer
Hier vul je de factuurnummer in zoals je die wil doorsturen naar jouw klant.
Voorbeeld
Om een factuur aan te passen naar bv. de derde factuur van 2021
Nummer: 2021-003
Druk vervolgens op de Pas aan!
Hoe komt het dat bij de aanmaak van een nieuwe factuur de nummering verkeerd loopt wanneer ik die handmatig heb aangepast?
Bij opmaak van een nieuwe factuur zal Robaws automatisch doortellen op de hoogste beschikbare jaarnummer. Maar wanneer deze handmatig werd aangepast dan blijft het systeem verder voort bouwen op het laatste factuurnummer die automatisch werd gegenereerd. Daarom is het belangrijk om de dagboek in de instellingen aan te passen en daar het 'wijzig volgende nummer' aan te vullen.
Bv. Je hebt een factuur F210095 die je handmatig hebt aangepast, de factuur daarvoor is F210094 en werd automatisch gegenereerd. Als ik nu een factuur aanmaak is het factuurnummer F210095. Om dit probleem te verhelpen ga je naar de factuurinstelling en vul bij 'wijzig volgende nummer' 96 aan. Wanneer je vanaf nu facturen aanmaakt zal het volgnummer weer automatisch volgens de juiste structuur volgen.
Factuurnummers hergebruiken
Bij het gebruik van meerdere bedrijven(dagboeken) binnen één Robaws omgeving is het mogelijk om factuurnummers te hergebruiken onder een ander dagboek. M.a.w. een factuurnummer kan in jouw omgeving meermaals voorkomen dit telkens onder een ander bedrijf(dagboek).
De dagboeken kan je terugvinden in de factuur instellingen:
Bijgewerkt op: 09/08/2023
Dankuwel!