Robawsbox en OCR herkenning aankoopfacturen
Om automatische herkenning van de gegevens van inkomende facturen te bekomen, moet de OCR functie ingeschakeld zijn bij uw Aankoopfacturen-instellingen. Sinds de nieuwe verbeterde OCR functionaliteit live is kan je deze nu zelf inschakelen.
Hoe kan ik OCR gebruiken?
Je moet in de aankoopfacturen-instellingen de knop van OCR activeren. Vanaf dan kan je PDF en UBL facturen e-mailen naar jouw robawsbox. Je kan het e-mailadres van jouw Robawsbox vinden onder Instellingen > Aankoopfacturen > Robawsbox.
Aankoopfactuur versturen via de Robaws app naar de robawsbox
Je kan ook via de Robaws app de aankoopfactuur versturen naar jouw robawsbox. Dit kan je doen door volgende stappen:
- in de Robaws app ga je naar 'Upload aankoop'
- Hier kan je kiezen tussen een 'uit galerij' (foto staat al op gsm/tablet) of door te kiezen voor 'van camera', dan kan je onmiddellijk een foto nemen van jouw aankoopfactuur.
Dan wordt de aankoopfactuur verstuurd naar jouw robawsbox en komt deze bij de module aankoopfacturen.
Let op! Het is belangrijk dat jouw BTW nummer correct is ingevuld in de Algemene instellingen. Ook als je met meerdere bedrijven werkt en je wenst ook voor deze de OCR functie dan moeten alle BTW nummers goed ingevuld worden.
Kan ik robawsbox gebruiken zonder OCR?
Ja, je kan in de instellingen deze functie deactiveren en je factuur versturen naar je Robawsbox. In dat geval zal de factuur aangemaakt worden met enkel de PDF eraan gekoppeld. Er zullen geen gegevens of factuurlijnen ingevuld zijn.
Waarom zou ik OCR gebruiken?
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van OCR.
- Je kan jouw factuurlijnen te koppelen aan jouw projecten en zo een beter financieel overzicht te krijgen van je projecten.
- Het bespaart je accountant werk en dat levert dus voor jou ook een besparing op.
- Om een verzamelbetaling te genereren om alle inkomende facturen in één keer te betalen.
Hoeveel kost het om OCR te gebruiken?
Het gebruik van OCR kost 0,50 EUR per inkomende factuur voor een Premium herkenning en 0,15 EUR per factuur voor een Snelle herkenning. Zie deze link voor meer info. Je kan het type OCR herkenning instellen per mailbox in de instellingen van Aankoopfacturen -> Robawsbox -> Mailboxen.
Herkent Robaws ook UBL facturen?
Ja, wanneer in een e-mail naar je robawsbox er een UBL bijgesloten zit, zal Robaws voorkeur geven aan het UBL bestand en de OCR herkenning overslaan. In dat geval is de herkenning dus gratis. Deze functie kan je ook activeren via de instellingen > aankoopfacturen > Robawsbox.
Let op! Enkel UBL-facturen (XML-bestandsextensie) volgens standaard OpenPeppol UBL Invoice (2023.5) (aka BIS Billing 3.0.15) kunnen verwerkt worden in Robaws. Stuur je een UBL-factuur door met een andere standaard, dan krijg je wellicht een foutmelding die aangeeft dat het document niet verwerkt kan worden.
Wil je even nagaan of jouw UBL-factuur wel voldoet aan de juiste standaard, raadpleeg dan even de website van Ecosio. Daar kan je snel en eenvoudig jouw document uploaden en raadplegen in welke standaard dit document opgemaakt is.
Hoe lang duurt het tot de resultaten binnen zijn?
De resultaten mag je verwachten op de werkdag volgend op de werkdag van aanlevering. Dus als je op vrijdag een factuur naar jouw robawsbox stuurt verschijnen de resultaten maandag in Robaws onder ‘Inkomende facturen’. Als OCR niet actief is of er gebeurt herkenning op basis van het UBL bestand, dan zijn de resultaten binnen de minuut zichtbaar.
Welke gegevens worden herkend?
Leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, betalingsmededeling, factuurlijnen en totaalbedragen.
Bij OCR herkenning probeert Robaws de artikelen, projecten en bestellingen meteen te koppelen aan de aankoopfactuur. Indien je dit echter niet wenst kan je via de aankoopfactuur instellingen deze opties gaan afleggen zodat de koppeling niet automatisch gebeurt.
Je kan ook jouw hoeveelheden en eenheidsprijzen laten detecteren, je kan deze functie activeren bij de aankoopfactuur instellingen - doorklikken op jouw robawsbox:
Hoe accuraat is de herkenning?
De partner die de OCR herkenning voor Robaws doet garandeert een juistheidspercentage van 99%.
De foutmarge van 1% slaat op het feit of de factuur blind ingeboekt kan worden of niet, kortom, is het artikel en de leverancier juist.
Kan ik de status van de OCR herkenningen opvolgen?
Je kan dit opvolgen in het overzicht van je aankoopfacturen via de knop links bovenaan: Scans in behandeling.
Als je een factuur nog wenst tegen te houden dan kan dit maximum 15 minuten na het versturen van je factuur naar de Robawsbox.
Eens het document de status heeft 'In behandeling' dan kan dit niet meer worden gewijzigd.
Wat met dubbele facturen?
In de instellingen van inkomende facturen kan je tegenhouden dat facturen met zelfde leverancier en nummer niet tweemaal worden ingelezen via OCR of XML. Je zal ook een e-mailtje krijgen die je op de hoogte brengt van deze blokkering.
Ga naar instellingen > inkomende factuur > activeer 'Dubbele inkomende facturen via robawsbox blokkeren en melden'
Tip: gebruik de robaws app om papieren facturen in te scannen
Het kan nogal omslachtig zijn om telkens bij het openen van facturen documenten te laten inscannen met het apparaat en achteraf te e-mailen naar de Robawsbox.
Om dat gemakkelijker te maken kan je gebruik maken van de Robaws App. Daarin kan je foto's nemen van de facturen, uploaden en vervolgens gebeurt het nodige via OCR.
Foutjes in de OCR?
Stel je vast dat er toch enkele fouten sluipen in de OCR-verwerking van jouw aankoopfacturen? Dit is helaas mogelijk, daar onze partner die instaat voor de verwerking van jouw aankoopfacturen een foutenmarge hanteert van 1%. Een andere partner, go2UBL, hanteert een foutenpercentage van 0% en is ook iets goedkoper dan de OCR-verwerking die wij op vandaag aanbieden. Wens je gebruik te maken van go2UBL, raadpleeg dan zeker even het artikel: OCR & go2UBL
Hoe kan ik OCR gebruiken?
Je moet in de aankoopfacturen-instellingen de knop van OCR activeren. Vanaf dan kan je PDF en UBL facturen e-mailen naar jouw robawsbox. Je kan het e-mailadres van jouw Robawsbox vinden onder Instellingen > Aankoopfacturen > Robawsbox.
Aankoopfactuur versturen via de Robaws app naar de robawsbox
Je kan ook via de Robaws app de aankoopfactuur versturen naar jouw robawsbox. Dit kan je doen door volgende stappen:
- in de Robaws app ga je naar 'Upload aankoop'
- Hier kan je kiezen tussen een 'uit galerij' (foto staat al op gsm/tablet) of door te kiezen voor 'van camera', dan kan je onmiddellijk een foto nemen van jouw aankoopfactuur.
Dan wordt de aankoopfactuur verstuurd naar jouw robawsbox en komt deze bij de module aankoopfacturen.
Let op! Het is belangrijk dat jouw BTW nummer correct is ingevuld in de Algemene instellingen. Ook als je met meerdere bedrijven werkt en je wenst ook voor deze de OCR functie dan moeten alle BTW nummers goed ingevuld worden.
Kan ik robawsbox gebruiken zonder OCR?
Ja, je kan in de instellingen deze functie deactiveren en je factuur versturen naar je Robawsbox. In dat geval zal de factuur aangemaakt worden met enkel de PDF eraan gekoppeld. Er zullen geen gegevens of factuurlijnen ingevuld zijn.
Waarom zou ik OCR gebruiken?
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van OCR.
- Je kan jouw factuurlijnen te koppelen aan jouw projecten en zo een beter financieel overzicht te krijgen van je projecten.
- Het bespaart je accountant werk en dat levert dus voor jou ook een besparing op.
- Om een verzamelbetaling te genereren om alle inkomende facturen in één keer te betalen.
Hoeveel kost het om OCR te gebruiken?
Het gebruik van OCR kost 0,50 EUR per inkomende factuur voor een Premium herkenning en 0,15 EUR per factuur voor een Snelle herkenning. Zie deze link voor meer info. Je kan het type OCR herkenning instellen per mailbox in de instellingen van Aankoopfacturen -> Robawsbox -> Mailboxen.
Herkent Robaws ook UBL facturen?
Ja, wanneer in een e-mail naar je robawsbox er een UBL bijgesloten zit, zal Robaws voorkeur geven aan het UBL bestand en de OCR herkenning overslaan. In dat geval is de herkenning dus gratis. Deze functie kan je ook activeren via de instellingen > aankoopfacturen > Robawsbox.
Let op! Enkel UBL-facturen (XML-bestandsextensie) volgens standaard OpenPeppol UBL Invoice (2023.5) (aka BIS Billing 3.0.15) kunnen verwerkt worden in Robaws. Stuur je een UBL-factuur door met een andere standaard, dan krijg je wellicht een foutmelding die aangeeft dat het document niet verwerkt kan worden.
Wil je even nagaan of jouw UBL-factuur wel voldoet aan de juiste standaard, raadpleeg dan even de website van Ecosio. Daar kan je snel en eenvoudig jouw document uploaden en raadplegen in welke standaard dit document opgemaakt is.
Hoe lang duurt het tot de resultaten binnen zijn?
De resultaten mag je verwachten op de werkdag volgend op de werkdag van aanlevering. Dus als je op vrijdag een factuur naar jouw robawsbox stuurt verschijnen de resultaten maandag in Robaws onder ‘Inkomende facturen’. Als OCR niet actief is of er gebeurt herkenning op basis van het UBL bestand, dan zijn de resultaten binnen de minuut zichtbaar.
Welke gegevens worden herkend?
Leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, betalingsmededeling, factuurlijnen en totaalbedragen.
Bij OCR herkenning probeert Robaws de artikelen, projecten en bestellingen meteen te koppelen aan de aankoopfactuur. Indien je dit echter niet wenst kan je via de aankoopfactuur instellingen deze opties gaan afleggen zodat de koppeling niet automatisch gebeurt.
Je kan ook jouw hoeveelheden en eenheidsprijzen laten detecteren, je kan deze functie activeren bij de aankoopfactuur instellingen - doorklikken op jouw robawsbox:
Hoe accuraat is de herkenning?
De partner die de OCR herkenning voor Robaws doet garandeert een juistheidspercentage van 99%.
De foutmarge van 1% slaat op het feit of de factuur blind ingeboekt kan worden of niet, kortom, is het artikel en de leverancier juist.
Kan ik de status van de OCR herkenningen opvolgen?
Je kan dit opvolgen in het overzicht van je aankoopfacturen via de knop links bovenaan: Scans in behandeling.
Als je een factuur nog wenst tegen te houden dan kan dit maximum 15 minuten na het versturen van je factuur naar de Robawsbox.
Eens het document de status heeft 'In behandeling' dan kan dit niet meer worden gewijzigd.
Wat met dubbele facturen?
In de instellingen van inkomende facturen kan je tegenhouden dat facturen met zelfde leverancier en nummer niet tweemaal worden ingelezen via OCR of XML. Je zal ook een e-mailtje krijgen die je op de hoogte brengt van deze blokkering.
Ga naar instellingen > inkomende factuur > activeer 'Dubbele inkomende facturen via robawsbox blokkeren en melden'
Tip: gebruik de robaws app om papieren facturen in te scannen
Het kan nogal omslachtig zijn om telkens bij het openen van facturen documenten te laten inscannen met het apparaat en achteraf te e-mailen naar de Robawsbox.
Om dat gemakkelijker te maken kan je gebruik maken van de Robaws App. Daarin kan je foto's nemen van de facturen, uploaden en vervolgens gebeurt het nodige via OCR.
Foutjes in de OCR?
Stel je vast dat er toch enkele fouten sluipen in de OCR-verwerking van jouw aankoopfacturen? Dit is helaas mogelijk, daar onze partner die instaat voor de verwerking van jouw aankoopfacturen een foutenmarge hanteert van 1%. Een andere partner, go2UBL, hanteert een foutenpercentage van 0% en is ook iets goedkoper dan de OCR-verwerking die wij op vandaag aanbieden. Wens je gebruik te maken van go2UBL, raadpleeg dan zeker even het artikel: OCR & go2UBL
Bijgewerkt op: 22/09/2023
Dankuwel!