Hoe verwerk ik een aankoopfactuur?
Om een inkomende factuur op te slaan in ROBAWS heb je twee opties: je doet dit handmatig of je kan een factuur laten aanmaken door de pdf te laten inscannen via OCR. Voor meer informatie hierover raadpleeg je de handleiding OCR.
Factuurnummer: Dit is de factuurnummer die op het document zelf terug te vinden is.
Status: Om te kunnen filteren op status in het overzicht. Of betaalstatus beter te kunnen opvolgen is het handig om hier goed na te denken over statussen.
Mededeling: dit is de betalingsmededeling. Het is belangrijk dat deze correct wordt ingevuld wanneer je werkt met betaalbestanden.
Bankaccount: Wanneer je een leverancier selecteert wordt het bankaccount van deze leverancier automatisch ingevuld. Controleer zeker of deze gegevens correct zijn! Wanneer je graag het bankaccount wenst toe te voegen of te wijzigen dan kan dit alleen vanuit de leveranciersfiche worden gedaan.
Bij document kan je een scan of digitale versie van de inkomende factuur toevoegen. Het is dit document die zal worden overgenomen tijdens het doorsturen naar jouw boekhoudpakket. Het toevoegen van documenten bij 'bestanden' zal niet lukken.
Het bestand kan hier enkel toegevoegd worden in PDF of JPEG formaat. Een Excel of Word bestand wordt geweigerd.
De artikelen van jouw inkomende factuur worden genoteerd bij items.
Om op jouw bestelbonnen de bijhorende factuur terug te vinden kan je onder bestelling de bestelbon koppelen.
Om een correcte analyse van je projecten en gemaakte kosten te bekomen, koppel je de lijn met het bijhorende project.
Voor een correcte nacalculatie is het belangrijk om een post te koppelen met het artikel. Zo niet zal het artikel van de offerte als een ander artikel worden gezien op de nacalculatie.
Is de optie om te koppelen met een post niet zichtbaar, dan heb je deze functie wellicht niet geactiveerd. Je kan deze functie post inschakelen via de inkomende facturen instellingen.
Om inkomende facturen te laten inlezen door een boekhoudpakket moet er een UBL-bestand worden aangemaakt. Als je graag een UBL-bestand download op je eigen PC klik je op 'UBL' .
Wens je graag dit UBL-bestand te e-mailen naar de boekhouder, klik dan op 'verstuur naar boekhouder'. Dit e-mailadres kan ingevuld worden bij de inkomende factuur instellingen.
Het UBL-bestand bevat standaard alle facturen, indien de zoekfunctie niet gebruikt werd. Om te selecteren op een datum vul je in de zoekfunctie bv. ">01/01/2018 <01/02/2018" in. Het UBL-bestand bevat alle facturen van januari 2018.
Gegevens
Factuurnummer: Dit is de factuurnummer die op het document zelf terug te vinden is.
Status: Om te kunnen filteren op status in het overzicht. Of betaalstatus beter te kunnen opvolgen is het handig om hier goed na te denken over statussen.
Mededeling: dit is de betalingsmededeling. Het is belangrijk dat deze correct wordt ingevuld wanneer je werkt met betaalbestanden.
Facturatie
Bankaccount: Wanneer je een leverancier selecteert wordt het bankaccount van deze leverancier automatisch ingevuld. Controleer zeker of deze gegevens correct zijn! Wanneer je graag het bankaccount wenst toe te voegen of te wijzigen dan kan dit alleen vanuit de leveranciersfiche worden gedaan.
Document
Bij document kan je een scan of digitale versie van de inkomende factuur toevoegen. Het is dit document die zal worden overgenomen tijdens het doorsturen naar jouw boekhoudpakket. Het toevoegen van documenten bij 'bestanden' zal niet lukken.
Het bestand kan hier enkel toegevoegd worden in PDF of JPEG formaat. Een Excel of Word bestand wordt geweigerd.
Items
De artikelen van jouw inkomende factuur worden genoteerd bij items.
Om op jouw bestelbonnen de bijhorende factuur terug te vinden kan je onder bestelling de bestelbon koppelen.
Om een correcte analyse van je projecten en gemaakte kosten te bekomen, koppel je de lijn met het bijhorende project.
Voor een correcte nacalculatie is het belangrijk om een post te koppelen met het artikel. Zo niet zal het artikel van de offerte als een ander artikel worden gezien op de nacalculatie.
Is de optie om te koppelen met een post niet zichtbaar, dan heb je deze functie wellicht niet geactiveerd. Je kan deze functie post inschakelen via de inkomende facturen instellingen.
UBL/ versturen naar boekhouder
Om inkomende facturen te laten inlezen door een boekhoudpakket moet er een UBL-bestand worden aangemaakt. Als je graag een UBL-bestand download op je eigen PC klik je op 'UBL' .
Wens je graag dit UBL-bestand te e-mailen naar de boekhouder, klik dan op 'verstuur naar boekhouder'. Dit e-mailadres kan ingevuld worden bij de inkomende factuur instellingen.
Het UBL-bestand bevat standaard alle facturen, indien de zoekfunctie niet gebruikt werd. Om te selecteren op een datum vul je in de zoekfunctie bv. ">01/01/2018 <01/02/2018" in. Het UBL-bestand bevat alle facturen van januari 2018.
Werken met betalingen
Bijgewerkt op: 21/11/2022
Dankuwel!