Algemeen

Een aankoopfactuur bewaren in ROBAWS kan je a.d.h.v. twee mogelijkheden:

Handmatige verwerking
Automatische verwerking via OCR. Wens je meer informatie over de OCR-functie, raadpleeg dan even de OCR-handleiding.

De aankoopfactuur

Facturatie gegevens

Factuurnummer: Hier noteer je het nummer van de factuur die je ontvangen hebt.
Status: Op basis van een status kan je de verschillende facturen eenvoudig filteren in het overzicht. Om de betalingen van facturen goed te kunnen opvolgen, raden wij aan om steeds gebruik te maken van unieke statussen. Wens je meer informatie over het gebruik van statussen, raadpleeg dan zeker even het volgende artikel: Hoe werken de statussen?
Mededeling: Dit is de betalingsmededeling. Genereer je betaalbestanden vanuit Robaws om facturen via een bankapplicatie te betalen, zorg er dan zeker voor dat deze betalingsmededeling steeds correct ingevuld is.

Leverancier gegevens

Bankaccount: Het bankrekeningnummer van de toegewezen leverancier wordt automatisch ingevuld. Controleer steeds of deze gegevens correct zijn! Wens je het bankrekeningnummer te wijzigen of een ontbrekend toe te voegen, dan pas je dit steeds aan in de leveranciersfiche.

Document

Als document kan je een scan of digitale versie van de aankoopfactuur toevoegen. Het is dit document dat wordt verstuurd naar het boekhoudpakket.

De aankoopfactuur kan enkel in pdf of JPEG-formaat toegevoegd worden. Een Excel- of Word-document kan niet weergegeven worden.

Items

De artikelen van jouw aankoopfactuur worden genoteerd bij items.

Om op jouw bestelbon(nen) de bijhorende factuur terug te vinden, kan je onder de kolom "bestelling" de betreffende bestelbon(nen) toewijzen.

Om een correcte analyse van jouw projecten en gemaakte kosten te bekomen, wijs je het betreffende project toe via de kolom "project" aan de daarbijbehorende factuurlijn.

Heb je in een offerte reeds een voorcalculatie gemaakt op basis van een post? Houd er dan ook steeds rekening mee om de artikelen aan de betreffende posten toe te wijzen in jouw aankoopfactuur. Op deze manier zal je in een project een correcte nacalculatie bekomen op basis van de posten. Dit zowel voor de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten. Pas je dit niet toe, dan zal het artikel vanuit de offerte als een ander artikel beschouwd worden t.o.v. het artikel in de aankoopfactuur. Op deze manier krijg je een verschillende en tevens onvolledige nacalculatie.

Is de optie om te koppelen met een post niet zichtbaar, dan heb je deze functie wellicht niet geactiveerd. Je kan deze functie "post" activeren via de instellingen > aankoopfacturen.

UBL/ versturen naar boekhouder

Aankoopfacturen worden als een UBL-bestand verstuurd naar een boekhoudpakket. Dit document bevat de aankoopfactuur in pdf en alle gegevens (in code) van de aankoopfactuur.

Een UBL-factuur versturen kan a.d.h.v. 2 mogelijkheden:

UBL-bestand download: Een factuur of een selectie van facturen wordt als UBL-bestand gedownload op jouw computer. Jij kan vervolgens alle documenten uit dit UBL-bestand uitpakken en manueel inladen in het boekhoudprogramma.
UBL-mail: Een factuur of een selectie van facturen wordt als UBL-bestand rechtstreeks via e-mail naar het boekhoudprogramma of postbus van een boekhoudprogramma verstuurd. Om de facturen op deze manier naar het boekhoudprogramma te vesturen, klik je op de knop "verstuur naar boekhouder". Het e-mailadres waarnaar het bestand verstuurd dient te worden, kan je instellen via instellingen > aankoopfacturen > UBL-mail.

Wens je meer informatie over de verschillende manieren om facturen te versturen naar de boekhouder, raadpleeg dan zeker even het volgende artikel:
Hoe krijg ik mijn Robaws factuur naar mijn boekhouder of boekhoudpakket?

Je kan op twee manieren een aantal facturen exporteren naar een UBL-bestand. Facturen exporteren doe je op basis van een:

Selectie: In het factuuroverzicht kan je enkele facturen selecteren. Enkel de facturen die je geselecteerd hebt, zullen deel uitmaken van het UBL-bestand.
Zoekopdracht: Geef je geen zoekopdracht in, dan bevat het UBL-bestand standaard alle facturen. Wens je liever facturen van een beperkte periode te exporteren, dan maak je uiteraard best wel gebruik van de zoekfunctie. Zo kan je de facturen van januari 2018 exporteren op basis van volgende zoekopdracht: >01/01/2018 <01/02/2018. Het UBL-bestand bevat zo alle facturen van januari 2018.

Werken met betalingen

Bijgewerkt op: 23/08/2023