Hoe maak ik een offerte op

Offerte types

Je kan kiezen uit 2 type offertes:
Een eenvoudige offerte
Een gecalculeerde offerte (Rechts op onderstaande foto)

Je kan ook een prijsraming opmaken. In het kader van offerte gegevens kan je boven het projectadres een vinkje aanzetten bij prijsraming. In dat geval zal op de pdf een 'prijsraming' verschijnen i.p.v. een offerte. De prijsraming kan later opnieuw omgezet worden van een prijsraming naar een offerte. Dit doe je door het vinkje opnieuw af te zetten.

Een eenvoudige offerte

Zoals het woord zegt kan een eenvoudige offerte heel snel en eenvoudig opgemaakt worden. Dit type offerte is dan ook niet om berekeningen of analyses op uit te voeren. Op de foto kan je ook zien dat de artikel lijn instellingen zeer beperkt zijn. Dit zorgt er voor dat je geen post parameters kan opgeven in een eenvoudige offerte. Hierdoor word het moeilijker een gepersonaliseerde offerte te bezorgen voor specifieke werken. Maar de eenvoudige offerte is dan wel ideaal om artikelen te offeren.

Een gecalculeerde offerte

Ten opzichte van een eenvoudige offerte kan je heel wat meer info & parameters raadplegen en/of instellen. Zoals kosten, commissies & marges toevoegen aan je offerte. Je kan via het overzicht ook een mooi beeld krijgen van alle offerte parameters zoals totale marge en totale arbeidsuren of totale kostprijs.
Bij een gecalculeerde offerte kan artikelen toevoegen maar ook posten en daarvan de parameters ingeven(4).
Je kan per artikel lijn een artikel / samengestelde artikel of een post toevoegen. Het grote verschil ten opzichte van een eenvoudige offerte is dat je deze artikel lijn hierna nog een niveau lager kan bewerken. Met als gevolg dat je een nauwkeurigere offerte kan opstellen. Een overkoepelende artikel lijn heeft ook nog een uitgebreide financiële analyse.
Een overkoepelende lijn kan meerdere artikelen bevatten met telkens verschillende calculatietypes zoals arbeid of materiaal. Deze types worden dan ook anders benaderd in de analyse en het overzicht. Dus de calculatietypes zijn van een groot belang voor de nacalculatie en een duidelijk financieel beeld te hebben van jouw offerte.

Een gecalculeerde offerte opmaken

Om een gecalculeerde offerte op te maken klik je in het overzicht op het plusteken. Je kiest voor 'gecalculeerd'.


In een gecalculeerde offerte voeg je lijnen toe net alsof je dat zou doen voor een eenvoudige offerte zonder calculatie. Om een calculatie uit te voeren op deze lijnen ga je op een artikel lijn staan onder kolom 'lijn'. Links verschijnt een pijltje, waarmee je de calculatiefiche open klikt.

Lijndetail

Het artikel die op de 'lijn' staat kan opgebouwd worden uit samengestelde artikels. Deze artikelen kan je op voorhand samenstellen in de module 'artikels'. Hiervoor verwijzen we graag door naar de uitleg over aanmaken van artikels, of je maakt gebruik van posten.

Calculatietype

Er zijn 4 calculatietypes: materiaal, onderaanneming, arbeid en materieel.



Onder kolom 'calculatietype' zie je ook een vijfde optie 'indirecte kosten'. Dit zijn kosten die indirect gemaakt worden voor dit artikel.



Bij jouw offerte instellingen kan je het vakje 'indirecte kosten te verdelen afhankelijk van de prijs' activeren.


Dan is het mogelijk deze indirecte kost proportioneel volgens de prijs van die lijn te verdelen. Waardoor de kleine prijzen een kleiner aandeel krijgen in de verdeling van de indirecte kost. Deze functie kan ook pas gebruikt worden op nieuwe offertes nadat deze is geactiveerd in de instellingen m.a.w. deze functie kan niet gebruikt worden met terugwerkende kracht voor bestaande offertes.
Als je deze functie niet actief plaatst, dan wordt bij het toevoegen van een indirecte kost, de kost gelijk verdeeld over alle lijnen.

Activiteit

Een artikel kan deel uitmaken van een activiteit, bijvoorbeeld: 'voorbereiding'. Het koppelen van een artikel met een activiteit kan een meerwaarde zijn voor jouw nacalculatie. Voor het toevoegen van verschillende activiteiten ga je naar de algemene instellingen.

Totaliteit

Het begrip 'totaliteit' leggen we graag uit aan de hand van een voorbeeld. Stel je hebt een artikel 'grondwerken'. Dit artikel bestaat uit 3 artikels: arbeid grondwerken, betonpaneel en een extra kraan. Het gebruik van een extra kraan kost standaard € 200/dag ongeacht het aantal m³ grondwerken. Door totaliteit in te schakelen wordt de extra kraan niet vermenigvuldigd met het aantal op de artikellijn, maar slechts 1x aangerekend.

Marges

Per artikellijn kan je een marge toekennen, uitgedrukt in procenten, of door het invullen van de 'eindprijs'.

Opmaak

Hoe wijzig ik de opmaak van mijn artikellijnen?

Calculatie over alle lijnen heen

Parameters

Deze formules zijn beschikbaar op alle lijnen van de offerte en zijn niet toegepast op 1 specifiek artikel. Om een formule in te voeren werk kejep dezelfde manier als op lijndetail.

Wij verwijzen je graag door naar parameters voor een gedetailleerde uitleg.

Kosten

Dit zijn indirecte kosten die gekoppeld worden aan een offerte, daar zij niet onmiddellijk gekoppeld kunnen worden aan een artikel. Dit gaat voornamelijk over achterliggende administratieve of andere taken die uitgevoerd worden op kantoor zoals het opmaken van planningen.

Indirecte kosten worden niet verdeeld over lijnen waar een 'aparte prijs' van toepassing is.

Marges

Indirecte kosten marge: Hiermee kan je een procentuele marge voor indirecte kosten toevoegen over de gehele offerte die variabel is voor materieel, materiaal, OA en arbeid. Dit is een ideale mogelijkheid om investeringen door te rekenen of wanneer je een deel afstaat als onderaannemer. Aanpassingen worden steeds automatisch verrekend.

Standaard marge: Je kan een standaard marge toekennen per soort calculatietype over heel de offerte. Dit pas je toe door op de knop 'marge aanpassen voor alle lijnen' te klikken.

Totaal en relatief:

Totaal:

Met de knop 'totaal' kan je de marges van alle artikels met een bepaald calculatietype in één beweging op dezelfde marge plaatsten.
Hierbij is het wel belangrijk om de overige waarden uit de andere velden te verwijderen, anders zal dit ook een effect hebben op de marges van artikels met andere calculatietypes.

Wens je enkel de marges op ‘materiaal’ te wijzigen naar 60%, dan dien je het volgende in te geven:
Je verwijdert dus als het ware de andere 0-waarden.



Relatief:

Met de knop ‘relatief’ worden alle marges verhoogd met de waarde die aan een bepaald calculatietype toegekend wordt. Mocht je bovenstaand voorbeeld nemen, dan zouden alle marges van de artikels met calculatietype ‘materiaal’ verhoogd worden met 60%.

Posten toewijzen op offerte

Wanneer je een meetstaat ontvangt en inleest in ROBAWS, komen alle lijndetails op je offerte. Om de posten te koppelen met de vooropgemaakte posten in jouw systeem klik je op 'posten toewijzen' of vul je het postnummer in bij het artikelnummer, en drukt op enter. De posten worden aan elkaar gelinkt d.m.v. het postnummer.
Belangrijk: enkel als de post op het lijntje leeg is wordt de informatie ingevuld.

Posten toevoegen op uw offerte

Als je posten wenst toe te voegen op jouw offerte kan je dit gemakkelijk doen via de F2 toets. Als je hierop geklikt heeft dan krijg je een scherm met een overzicht van jouw artikels en jouw posten.



Hier kan je dan jouw artikels/posten selecteren die je wenst toe te voegen en dan klik je op 'naar klembord kopiëren.


Dan ga je terug naar jouw offerte en kan je hier dan je artikels/posten plakken in de offertelijnen.

Bijgewerkt op: 25/01/2024