Instellingen | Offertes
In dit artikel helpen we je stap voor stap door de offerte instellingen van Robaws. Deze zijn specifiek van toepassing voor de offertes en de verrekeningen. Neem ook een kijkje bij de algemene instellingen, daar staan heel wat instellingen die een impact hebben op verschillende modules, dus ook op de offertes en verrekeningen.
Je gaat naar instellingen > offertes om de pagina met de offerte instellingen te zien.
Nadat je wijzigingen aangepast hebt in de instellingen, is het belangrijk om rechts onderaan op 'activeer instellingen' te klikken om deze effectief toe te passen binnen jouw Robaws omgeving.
Bepaal hier hoe het eerste tabblad in het overzicht van de offertes / verrekeningen eruit ziet.
Wat je aanpast via de instellingen wijzig je voor elke gebruiker. Daarnaast kan elke gebruiker er ook voor kiezen om zijn eigen overzichten aan te maken en naar wens in te stellen.
Snelle filters
Wijzig hier het nummer van de volgende offerte of verrekening.
Kies zelf de opbouw van de nummering: kies een prefix, suffix, en het aantal cijfers. Standaard is dit ingesteld voor de offerte als prefix Oyy + 4 cijfers + geen suffix
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de offerte extra velden naar keuze aanmaken.
Tip: als je dezelfde extra velden aanmaakt bij klant en offerte, of bij offerte en project, dan kan de inhoud van de velden automatisch worden overgenomen.
Stel hier de standaard teksten op die je wenst te gebruiken als inleiding of als slot in je offerte. In je offerte kan je dan voor één van deze ingestelde teksten kiezen.
Tip: gebruik vervangingscodes om de standaard teksten te personaliseren.
Pdf
De statussen van de offerte kan je zelf bepalen. Standaard staan er een aantal ingesteld (opmaak, verzonden, gelezen, feedback, ondertekend,...) maar je kan deze aanpassen, verwijderen of aanvullen. Let erop dat de naam hoofdlettergevoelig is.
Je kan instellen dat de status automatisch wijzigt bij een bepaalde handeling:
Als je vanuit de offerte een abonnement aanmaakt (via de actieknop bovenaan), wijzigt de offerte naar deze status
|
... inladen in vordering | Als deze offerte wordt ingeladen in een vordering, wijzigt de offerte naar deze status
|
| | |
Opvolgstatus | Bij het bereiken van de opvolgdatum (én als de offerte op dat moment in één van de statussen hieronder staat), wijzigt de offerte naar deze status |
Status waarin de offerte kan opgevolgd worden | Vul in welke statussen mogen wijzigen naar de opvolgstatus (standaardinstelling = verzonden & gelezen) |
Als je een status openklikt, kan je een naam, kleur en succes % bepalen.
De kleur wordt weergegeven in het overzicht van de offertes. Wil je niet met kleuren werken, wijzig dan de kleur van alle statussen naar wit.
In het vakje " succes %" kan je aangeven hoeveel procent succeskans je inschat voor de offerte per status. Dit wordt dan weergegeven in de analyse van je offerte overzicht.
Je kan in Robaws je eigen templates maken voor offertes. Dit betekent dat je éénmalig een offerte goed opstelt, en deze later als basis kan gebruiken om nieuwe offertes op te stellen.
Je kan achteraf de template nog bewerken indien nodig, dit wijzigt niets aan je lopende offertes.
Om een offerte template op te stellen klik je op Toevoegen , vul je een naam voor je template in, en dan kan je op 2 manieren van start gaan:
ofwel start je vanuit een bestaande offerte (klik op kies bestaande*)
ofwel start je vanuit een lege offerte (klik op maak blanco template*). Hierbij zal je dan de keuze moeten maken tussen een eenvoudige of een gecalculeerde offerte.
Stel hier je standaard documenten op die je wenst te gebruiken in de offerte module. Deze verschijnen dan in de offertefiche onder de actieknop Standaard document. Je kan ze daar nog bewerken vooraleer je ze doorstuurt naar de klant.
Hier kan je de e-mailtemplates opstellen die je wenst te gebruiken in je offertes. Dit betekent dat je verschillende e-mails kan klaarzetten met een bepaalde tekst (al dan niet met vervangingscodes), en met bepaalde bijlagen (vb de offerte + je algemene voorwaarden).
Je gaat naar instellingen > offertes om de pagina met de offerte instellingen te zien.
Nadat je wijzigingen aangepast hebt in de instellingen, is het belangrijk om rechts onderaan op 'activeer instellingen' te klikken om deze effectief toe te passen binnen jouw Robaws omgeving.
Overzicht offertes / verrekeningen
Bepaal hier hoe het eerste tabblad in het overzicht van de offertes / verrekeningen eruit ziet.
Wat je aanpast via de instellingen wijzig je voor elke gebruiker. Daarnaast kan elke gebruiker er ook voor kiezen om zijn eigen overzichten aan te maken en naar wens in te stellen.
Snelle filters
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Snelle filters | Kies hier welke filters standaard al klaar staan in je overzicht. |
| Systeem overzicht | Bepaal welke kolommen je wenst in je overzicht, en in welke volgorde je deze wenst te zien. |
Instellingen
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Toon adres | Staat default aan, vink dit uit indien je het projectadres niet wenst te zien op de offertefiche. |
| Toon materieel | Voegt een kolom "materieel" toe aan de onderbouw van een gecalculeerde lijn. |
| Automatisch lijnen nummeren | Nummert elke offertelijn in de kolom Nr. (vink "toon lijn nrs" ook aan). De nummering houdt rekening met hoofdstukken (vb 1.1, 1.2,... staan onder hoofdstuk 1). De nummering van de hoofdstukken zelf is niet zichtbaar op de pdf. |
| Rechtstreeks order maken | Voegt bovenaan de offertefiche een actieknop toe om de offerte om te zetten naar een order. |
| Rechtstreeks bestelling maken | Voegt bovenaan de offertefiche een actieknop toe om het materiaal uit de offerte snel te bestellen (als bestelling, prijsaanvraag, interne bestelbon, ...) |
| Toon lijn nrs | Voegt de kolom "Nr" toe aan de offertelijnen. Je kan de offertelijnen manueel nummeren of automatisch via de instelling "automatisch lijnen nummeren". |
| Calculatie | Verwijdert de actieknop "Posten" uit het artikeloverzicht. |
| Verplaats bestanden naar project bij aanmaak | Vink dit aan indien je wenst dat alle bestanden uit de offerte verplaatst worden naar het project. Let wel, dit werkt enkel wanneer je vanuit de offerte bovenaan klikt op de actieknop "maak project". |
| Rechtstreeks abonnement maken | Voegt bovenaan de offertefiche een actieknop toe om de offerte om te zetten naar een abonnement. |
| Directe kosten verdelen afhankelijk van de prijs | Kies hiermee of de directe kosten in je offerte evenredig over de lijnen wilt verdelen of afhankelijk van de prijs. |
| Toon post nr. | Voegt een kolom "Post" toe aan de offertelijnen. |
| Gebruik samengestelde artikelen als extra lijnen | Vink dit aan indien je in een eenvoudige offerte de onderliggende artikelen uit een samengesteld artikel als extra lijnen wenst in te laden in de offerte. Let wel, er wordt geen rekening gehouden met de ingestelde aantallen. |
| Toon type (bv SOG) | Voegt een kolom "type" toe aan de offertelijnen. Hiermee kan je SOG, VH, TP, PM,... toevoegen aan de offertelijn. |
| Rechtstreeks factuur maken | Voegt bovenaan de offertefiche een actieknop toe om de offerte om te zetten naar een factuur. |
| Instelling | Uitleg |
| ---- | |
| Aantal dagen voor vervaldatum | Stel in na hoeveel dagen de offerte default vervalt (kan per offerte overschreven worden). Dit is de vervaldatum die in principe op de offerte vermeld staat. (standaardwaarde = 30) |
| Aantal dagen voor opvolgdatum | Stel in na hoeveel dagen de offerte op te volgen is (kan per offerte overschreven worden). Dit is in principe niet zichtbaar voor de klant, dient voor interne opvolging. Op die datum wijzigt de status van de offerte automatisch naar "op te volgen" (indien dit zo is ingesteld bij de statussen). (standaardwaarde = 15) |
| sync (m) | Stel in om de hoeveel minuten de offerte automatisch wordt opgeslagen. Dit gebeurt automatisch, zonder dat je de pagina moet verlaten. (standaardwaarde = 15) |
| Aantal dagen voor uiterste datum | Stel in na hoeveel dagen de uiterste datum bereikt is. Dit is in principe niet zichtbaar voor de klant, dient voor interne opvolging. (standaardwaarde = 2) |
| Factureer percentage van fase | Noteer hier de tekst die op de factuur zal verschijnen als je een schijf (procentueel) van deze offerte factureert. Gebruik hiervoor vervangingscodes. Bijvoorbeeld: Schijf van ${percentage}% volgens offerte ${logicId} |
| Factureer vaste prijs van fase | Noteer hier de tekst die op de factuur zal verschijnen als je een schijf (vast bedrag) van deze offerte factureert. Gebruik hiervoor vervangingscodes. Bijvoorbeeld: Voorschot offerte ${logicId} |
| Fase facturatie cumulatieve strategie | Kies voor de gewenste strategie als je een schijf van deze offerte factureert: simpel (1 lijn), cumulatief (optellen bij vorige gefactureerde schijven) of vragen (de vraag wordt gesteld telkens je een schijf wenst te factureren). |
Volgend nummer
Wijzig hier het nummer van de volgende offerte of verrekening.
Kies zelf de opbouw van de nummering: kies een prefix, suffix, en het aantal cijfers. Standaard is dit ingesteld voor de offerte als prefix Oyy + 4 cijfers + geen suffix
Extra velden
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de offerte extra velden naar keuze aanmaken.
Tip: als je dezelfde extra velden aanmaakt bij klant en offerte, of bij offerte en project, dan kan de inhoud van de velden automatisch worden overgenomen.
Standaard teksten
Stel hier de standaard teksten op die je wenst te gebruiken als inleiding of als slot in je offerte. In je offerte kan je dan voor één van deze ingestelde teksten kiezen.
Tip: gebruik vervangingscodes om de standaard teksten te personaliseren.
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Toon artikelnummers in bill of materials | Kies of de artikelnummers zichtbaar mogen zijn in de Bill of Materials |
| Templates | Stel één of meerdere pdf-templates op om de offerte in pdf-formaat weer te geven. Je kan hierbij zelf bepalen hoe de hoofding opgemaakt is, welke titel er op de pdf verschijnt (vb offerte, prijsraming,...), welke kolommen er bij de offertelijnen zichtbaar zijn, en een aantal andere instellingen. Hier geef je ook de vertalingen in van de pdf indien je offertes wenst te versturen in andere talen. |
Statussen
De statussen van de offerte kan je zelf bepalen. Standaard staan er een aantal ingesteld (opmaak, verzonden, gelezen, feedback, ondertekend,...) maar je kan deze aanpassen, verwijderen of aanvullen. Let erop dat de naam hoofdlettergevoelig is.
Je kan instellen dat de status automatisch wijzigt bij een bepaalde handeling:
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Status na ... | Vul telkens één van de bestaande statussen in indien je een automatische statuswijziging wilt (opgelet, schrijfwijze moet identiek zijn!) |
| ... maak project | Als je vanuit de offerte een project aanmaakt (via de actieknop bovenaan), wijzigt de offerte naar deze status |
| ... deelfactuur | Als je een fase van de offerte factureert vanuit de financiële planning (vb voorschotfactuur), wijzigt de offerte naar deze status |
| ... maak factuur | Als je de offerte factureert of de slotfactuur maakt, wijzigt de offerte naar deze status |
| ... maak order | Als je vanuit de offerte een order aanmaakt (via de actieknop bovenaan), wijzigt de offerte naar deze status |
| ... maak abonnent |
Als je vanuit de offerte een abonnement aanmaakt (via de actieknop bovenaan), wijzigt de offerte naar deze status
|
... inladen in vordering | Als deze offerte wordt ingeladen in een vordering, wijzigt de offerte naar deze status
|
| | |
Opvolgstatus | Bij het bereiken van de opvolgdatum (én als de offerte op dat moment in één van de statussen hieronder staat), wijzigt de offerte naar deze status |
Status waarin de offerte kan opgevolgd worden | Vul in welke statussen mogen wijzigen naar de opvolgstatus (standaardinstelling = verzonden & gelezen) |
Als je een status openklikt, kan je een naam, kleur en succes % bepalen.
De kleur wordt weergegeven in het overzicht van de offertes. Wil je niet met kleuren werken, wijzig dan de kleur van alle statussen naar wit.
In het vakje " succes %" kan je aangeven hoeveel procent succeskans je inschat voor de offerte per status. Dit wordt dan weergegeven in de analyse van je offerte overzicht.
| Succes % | Voorbeeld statussen | Uitleg |
|---|---|---|
| 0 | opmaak, afgekeurd | Een offerte in deze status maakt 0% kans om succesvol te zijn |
| 1 tot 99 | verzonden, gelezen, feedback, opvolgen | Vul per status een getal in tussen 1 en 99. Een offerte in status verzonden maakt vb 50% kans om succesvol te zijn. In status opvolgen misschien nog 30% kans. |
| 100 | ondertekend, goedgekeurd, gefactureerd | Een offerte in status ondertekend is 100% succesvol |
Templates
Je kan in Robaws je eigen templates maken voor offertes. Dit betekent dat je éénmalig een offerte goed opstelt, en deze later als basis kan gebruiken om nieuwe offertes op te stellen.
Je kan achteraf de template nog bewerken indien nodig, dit wijzigt niets aan je lopende offertes.
Om een offerte template op te stellen klik je op Toevoegen , vul je een naam voor je template in, en dan kan je op 2 manieren van start gaan:
ofwel start je vanuit een bestaande offerte (klik op kies bestaande*)
ofwel start je vanuit een lege offerte (klik op maak blanco template*). Hierbij zal je dan de keuze moeten maken tussen een eenvoudige of een gecalculeerde offerte.
Standaard documenten
Stel hier je standaard documenten op die je wenst te gebruiken in de offerte module. Deze verschijnen dan in de offertefiche onder de actieknop Standaard document. Je kan ze daar nog bewerken vooraleer je ze doorstuurt naar de klant.
E-mailtemplates
Hier kan je de e-mailtemplates opstellen die je wenst te gebruiken in je offertes. Dit betekent dat je verschillende e-mails kan klaarzetten met een bepaalde tekst (al dan niet met vervangingscodes), en met bepaalde bijlagen (vb de offerte + je algemene voorwaarden).
Bijgewerkt op: 25/04/2025
Dankuwel!