Aanmaak

Fiche

Klant gegevens

Tip: voeg je een zakelijke klant toe, dan kan je meteen het BTW-nummer invoeren. Hierna volgt een check van het BTW-nummer in de VIES- (Europese Commissie) databank en wordt de bedrijfsnaam en adres automatisch ingevuld in de betreffende velden van de klantenfiche. Wordt het BTW-nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over foutieve informatie of zijn de bedrijfsgegevens onvolledig. Gebruik je de landscode CH zal het BTW nummer niet afgevinkt worden door een groen vinkje aangezien Zwitserland net opgenomen is in de VIES-databank.
Tip: in instellingen kunnen er extra velden worden toegevoegd. Door het aanmaken van een extra veld 'datum laatste contact:' kan je efficiënter klanten opvolgen.
De BTW-code die je standaard toekent op de klantenfiche zal steeds gebruikt worden wanneer je een offerte of factuur maakt voor deze klant. Daarentegen wanneer je een artikel selecteert waaraan ook een standaard BTW code staat zal deze bovengeschikt zijn aan de standaard BTW-code vermeld in de klantenfiche.

Adres

Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt ROBAWS automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.

Overzicht

Hier kan je navigeren naar alle bestaande offerten, orders, werkbons, facturen en projecten van de klant. Hiervoor klik je op de blauwe tekst waarna je onmiddellijk doorgeleid wordt naar het overzicht van de gekozen module. Je zal zien dat je in het overzicht enkel alle documenten te zien krijgt m.b.t. de klant.

Bij gebruikers die geen toegang hebben tot de facturen module zullen de grafiek over facturen niet zichtbaar zijn en is er geen mogelijkheid om te navigeren naar facturen.

Tabbladen

Contactpersonen

Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan je de juiste contactpersoon selecteren. Je krijgt ook de mogelijkheid om bij iedere klant afzonderlijk opmerkingen te plaatsen. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.

Opmerkingen

Opmerkingen kunnen gebruikt worden om laatste contacten en informatie van de klant bij te houden. Een collega kan zo bijvoorbeeld opvolgen welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de klant.

Bestanden, foto's en PDF-bestanden

Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Dit kan nuttig zijn voor de interne communicatie alsook gebruikt worden als geheugensteun.

Financieel

Voor een vlottere facturatie kan je financiële gegevens over deze klant voorprogrammeren.

Taken

Voor informatie over het opmaken van taken kan je doorklikken naar volgende link: Het opmaken van taken.

Tarieven

Je kan speciale tarieven voor een artikel afspreken met een klant onder het tabblad 'Tarieven'. Hiervoor klik je op 'toevoegen' en selecteert een artikel uit de Artikels-module. De 'Artikelnaam' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op de offerte en factuur.

Actieknoppen

Mail versturen

Met deze actieknoppen kan je mails gaan versturen naar de klanten. Je kan hier kiezen voor de verschillende e-mailtemplates die je kan instellen bij de instellingen.

Klanten nabij

Je kan klanten in een een straal van 15km gemakkelijk terugvinden door op bovenaan te klikken. Als je dit open klikt krijg je een map van Google Maps waar je de klanten kan zien met hun bijhorende locatie. Op deze manier kan je een veel efficiëntere planning opmaken.

Inhoudingsplicht

Om de inhoudingsplicht te controleren druk je op onderstaand icoontje. Vergeet deze belangrijke stap niet bij aanmaak van de klant of bij het begin van een nieuw project. Zo ontloop je de kans op onbetaalde facturen.

Brieven

Via 'brieven' kan je de tekst opstellen op het briefpapier van jouw bedrijf. Je klikt op 'toevoegen'. Na de opmaak van de brief kan je een PDF exporteren die je afdrukt of mailt naar de klant.

Auditlog

Deze knop kan je gebruik om een zicht te krijgen op de historiek van het ophalen en opslaan van deze klantenfiche.

Bijgewerkt op: 30/10/2023