Gebruik van grootboekrekeningen
Grootboekrekeningen gebruik je in Robaws om verkoop- en aankoopfacturen volautomatisch in te boeken via één van onze boekhoudintegraties.
Gebruik
Op elke factuurlijn kan je een grootboekrekening kiezen. Heb je specifieke grootboekrekeningen voor bepaalde artikels, dan kan je die op voorhand instellen in de artikelfiche — apart voor verkoop en aankoop.
Bij het doorsturen van een factuur hanteert Robaws per lijn de volgende logica, tot er een grootboekrekening gevonden is:
- de grootboekrekening van de lijn;
- de grootboekrekening van de klant/leverancier;
- de standaard grootboekrekening verkoop/aankoop uit de instellingen van de boekhoudintegratie.
Heb je één grootboekrekening voor al je verkoopfacturen? Laat de lijnen dan blanco en vul enkel de verkoop-grootboekrekening in bij de boekhoudintegratie.
Wil je aan elke lijn een specifieke grootboekrekening toewijzen? Gebruik dan artikels om dit zoveel mogelijk te automatiseren. Overweeg om bij de standaard grootboekrekening van de boekhoudintegratie een ongeldige grootboekrekening in te vullen: zo voorkom je dat onvolledige informatie ingeboekt wordt en geeft Robaws je een foutmelding.
Grootboekrekeningen instellen en manueel toevoegen
Via instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel activeer je de functie 'grootboekrekeningen'. Klik je door op de functie, dan kan je meteen grootboekrekeningen toevoegen.
Bij het aanmaken van een grootboekrekening vul je een naam en een code in.
Beschikbaarheid per grootboekrekening
Per grootboekrekening bepaal je waar en wanneer ze in de keuzelijst mag verschijnen. Standaard staan alle onderstaande opties aan:
Optie | Betekenis |
|---|---|
Beschikbaar op aankoopfactuur | De grootboekrekening kan gekozen worden op aankoopfacturen. |
Beschikbaar op verkoopfactuur | De grootboekrekening kan gekozen worden op verkoopfacturen. |
Beschikbaar met project | De grootboekrekening verschijnt in de keuzelijst wanneer er op dezelfde lijn een project gekozen is. |
Beschikbaar zonder project | De grootboekrekening verschijnt in de keuzelijst wanneer er op dezelfde lijn geen project gekozen is. |
Daarnaast kan je een grootboekrekening beperken tot specifieke bedrijven via het veld 'Bedrijven'. Laat je dit veld leeg, dan is de grootboekrekening beschikbaar bij alle bedrijven; vul je er één of meer bedrijven in, dan is ze enkel bij die bedrijven bruikbaar.
Importeren
Heb je al een boekhoudintegratie geactiveerd, dan kan je de grootboekrekeningen van je boekhoudprogramma automatisch importeren:
- ga naar instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > grootboekrekeningen;
- klik bovenaan op de dubbele pijltjes;
- je grootboekrekeningen worden geïmporteerd (of opnieuw gesynchroniseerd als ze al in Robaws stonden).
Werk je met meerdere bedrijven, dan worden de geïmporteerde grootboekrekeningen (bijvoorbeeld via Exact Online, Yuki, SnelStart of QuickBooks) aan het juiste bedrijf gekoppeld. Een grootboekrekening die voor een specifiek bedrijf geïmporteerd wordt, is enkel bij dat bedrijf beschikbaar; grootboekrekeningen die niet aan een specifiek bedrijf gekoppeld zijn, blijven bij alle bedrijven beschikbaar. Bij een nieuwe synchronisatie worden bestaande grootboekrekeningen bijgewerkt en komen er geen dubbele grootboekrekeningen bij.
Heb je geen boekhoudintegratie, dan kan je de grootboekrekeningen manueel importeren via de importtemplate.
Bijgewerkt op: 28/08/2026
Dankuwel!