Kunden in Robaws hinzufügen
Das Anlegen eines neuen Kunden in Robaws ist schnell und einfach. Du kannst alle notwendigen Daten eingeben und profitieren von der automatischen Vervollständigung und den nützlichen Funktionen, die Robaws bietet.
Dieser Leitfaden erklärt, wie du Schritt für Schritt einen neuen Kunden anlegst und welche Felder besonders wichtig sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einen Kunden in Robaws hinzufügen
- Kundenkarte öffnen
Gehe in Robaws zum Modul Kunden und klicke auf den Pluszeichen ( Hinzufügen ), um eine neue Kundenkarte zu öffnen.
- Wichtige Felder ausfüllen
Um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Informationen erfasst werden, solltest du die folgenden Felder in der Kundenkarte ausfüllen:
- Name: Der Name des Kunden ohne Rechtsform.
- Rechtsform: Wähle die Rechtsform des Kunden (z.B. GmbH, Verein). Wenn es sich um einen Privatkunden handelt, wähle „Privat“.
- Sprache: Die bevorzugte Sprache des Kunden, in welcher ihr kommuniziert.
- USt-IdNr.: Gib die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Robaws überprüft diese automatisch in der VIES-Datenbank. Wenn sie gültig ist, wird ein grünes Häkchen angezeigt.
- Adresse: Robaws füllt automatisch die Adresse über Google Maps aus, sobald du mit dem Eintragen beginnst.
- Standard-USt.: Der Standard-Mehrwertsteuersatz für diesen Kunden.
- Status: Verfolge den aktuellen Status des Kunden, z.B. „Interessent“ oder „Aktiv“.
- Telefon, E-Mail: Die Kontaktdaten des Kunden.
- Zusätzliche Felder hinzufügen (OPTIONAL)
Du kannst zusätzliche Felder anlegen, um die Kundenverwaltung effizienter zu gestalten. Ein Beispiel wäre das Hinzufügen eines Feldes für das „Datum des letzten Kontakts“.
- Kundenstandort über Google Maps
Sobald die Adresse des Kunden eingetragen ist, wird der Standort automatisch auf einer Google Maps-Karte angezeigt. Dies erleichtert die geografische Verfolgung und Planung.
- Übersicht über Kundenaktivitäten
In der Übersicht siehst du alle wichtigen Informationen zu Angeboten, Projekten, Rechnungen und mehr. Diese Daten sind direkt mit dem Kunden verbunden, und du kannst per Klick auf die blau markierten Elemente auf die einzelnen Module zugreifen.
Detaillierte Felder und ihre Bedeutung
In der Tabelle unten findest du eine Übersicht der wichtigsten Felder in der Kundenkarte und deren Beschreibung:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name des Kunden (ohne Rechtsform). |
Rechtsform | Wähle die Rechtsform des Kunden. Bei Privatkunden wähle „Privat“. |
Anrede | z.B. Herr, Frau |
Sprache | Die Sprache, in welcher du mit dem Kunden kommunizierst. Artikel- oder Leistungsübersetzungen sind auf die Hauptsprache des Kundes basiert. |
USt-IdNr. | Gib die USt-IdNr. ein. Diese wird in der VIES-Datenbank überprüft. Bei einer gültigen Nummer wird ein grünes Häkchen angezeigt. |
Standard MwSt: | Der Standard-Mehrwertsteuersatz für diesen Kunden. |
Status | Verfolge den Status des Kunden (z.B. Interessent, Aktiv). |
Verantwortlich | Die Person, die den Kunden angelegt hat, wird automatisch als Verantwortlicher festgelegt, kann aber geändert werden. |
Tabs
Ansprechpartner
Wenn der Kunde mehrere Ansprechpartner hat, kannst du diese hier hinzufügen. Wenn du ein Angebot, Projekt, eine Rechnung oder eine E-Mail erstellst, kannst du den richtigen Ansprechpartner auswählen. Du hast auch die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Notizen zu hinterlegen. Dies dient der internen Kommunikation und als Gedächtnisstütze.
Bemerkungen
Notizen & Bemerkungen können verwendet werden, um letzte Kontakte und Informationen über den Kunden festzuhalten. Ein Kollege kann so zum Beispiel nachvollziehen, welche Informationen beim letzten Telefongespräch mit dem Kunden ausgetauscht wurden.
Dateien, Fotos und PDFs
Im Tab "Dateien" kannst du Dokumente, Fotos, PDFs und andere Dateien hinzufügen. Dies kann für die interne Kommunikation nützlich sein und dient gleichzeitig als Gedächtnisstütze.
Finanziell
Für eine reibungslosere Rechnungsstellung kannst du hier finanzielle Informationen über den Kunden vorab festlegen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Kunde seit | Datum, an dem die Zusammenarbeit begonnen hat. |
Zahlungsbedingung | Das standardmäßige Fälligkeitsdatum wird automatisch für Rechnungen dieses Kunden verwendet. |
Rechnung über | Die bevorzugte Art und Weise, wie die Rechnung versendet wird, z.B. Post oder E-Mail. |
E-Rechnung ok durch | Beim Versenden einer elektronischen Rechnung muss eine Genehmigung vom Kunden eingeholt werden. Gib hier an, von wem diese Genehmigung erteilt wurde. |
E-Rechnung ok am | Datum der Genehmigung |
Kreditstatus | Es ist wichtig, die Kreditwürdigkeit deiner Kunden zu überprüfen, um das Risiko unbezahlter Rechnungen zu verringern. |
Kreditlimit | Wenn der Betrag unbezahlter Rechnungen diesen Betrag überschreitet, wird beim Erstellen einer neuen Rechnung eine Warnung angezeigt. So wird verhindert, dass neue Projekte gestartet werden, ohne dass bezahlt wurde. |
Hinweise zur Abrechnung | Dies ist eine Gedächtnisstütze, die bei jedem Aufruf der "Rechnungs"-Karte dieses Kunden angezeigt wird. Zum Beispiel: „Der Kunde ist ein guter Zahler“, daher wird ihm ein finanzieller Rabatt gewährt. |
Separate Rechnungsadresse | Wenn die Rechnungsadresse des Kunden von der in den Stammdaten abweicht, wird ein zusätzliches Feld angezeigt, sobald dies ausgewählt wird. |
Aufgaben
Für Informationen zur Erstellung von Aufgaben kannst du auf folgenden Link klicken: Aufgaben erstellen.
Preise
Unter dem Tab "Preise" kannst du spezielle Preise für Artikel mit einem Kunden vereinbaren. Klicke dafür auf "Hinzufügen" und wähle einen Artikel aus dem Artikelstamm aus. Der "Artikelname" ist der Text, der im Angebot und auf der Rechnung sichtbar sein wird.
Aktionsschaltflächen
E-Mails versenden
Mit diese Aktionsschaltfläche kannst du E-Mails an Kunden senden. Du kannst hier aus verschiedenen E-Mail-Vorlagen wählen, die du in den Einstellungen festlegen kannst.
Kunden in der Nähe
Du kannst Kunden in einem Umkreis von 15 km leicht finden, indem du oben auf die entsprechende Schaltfläche klickst. Wenn du darauf klickst, erhältst du eine Google Maps-Karte, auf der die Kunden und ihre jeweiligen Standorte angezeigt werden. Dies ermöglicht eine effizientere Planung.
Haftungspflicht
Um die Haftungspflicht zu überprüfen, klickst du auf das untenstehende Symbol. Vergiß diesen wichtigen Schritt nicht beim Anlegen eines Kunden oder beim Start eines neuen Projekts. So vermeidest du das Risiko unbezahlter Rechnungen.
Briefe
Über "Briefe" kannst du Texte auf dem Briefpapier deines Unternehmens erstellen. Klicke auf "Hinzufügen". Nach der Erstellung des Briefes kannst du eine PDF-Datei exportieren, die du drucken oder an den Kunden senden kannst.
Auditlog
Mit dieser Schaltfläche kannst du die Historie des Abrufs und der Speicherung dieser Kundenkarte einsehen.
Tipps und nützliche Funktionen
- VIES-Datenbank-Check: Wenn du eine USt-IdNr. eingibst, wird diese automatisch mit der VIES-Datenbank abgeglichen. Bei einer gültigen Nummer werden der Firmenname und die Adresse des Kunden automatisch ausgefüllt.
- Zusätzliche Felder: In den Einstellungen kannst du zusätzliche Felder hinzufügen, wie z.B. "Datum des letzten Kontakts", um die Kundeninteraktion zu optimieren.
- Standard-Mehrwertsteuer: Die in der Kundenkarte angegebene Standard-USt. wird automatisch bei Angeboten und Rechnungen verwendet, es sei denn, ein Artikel hat einen abweichenden USt.-Code.
- Google Maps-Integration: Robaws verwendet Google Maps, um basierend auf der eingegebenen Adresse die Kundenstandorte anzuzeigen und ermöglicht so eine verbesserte geografische Übersicht.
Kundenübersicht: Projekte, Angebote und mehr
Im Überblick kannst du alle wichtigen Kundenaktivitäten wie Angebote, Projekte, Rechnungen, Aufträge, usw. einsehen. Du kannst direkt auf die jeweiligen Module zugreifen, indem du auf die blau hervorgehobenen Links klicken.
Zugriffseinschränkungen
Benutzer, die keinen Zugang zum Rechnungsmodul haben, werden keine Rechnungen in der Kundenübersicht sehen können. Diese Funktion ist nur für berechtigte Benutzer sichtbar.
Fazit
Das Hinzufügen eines Kunden in Robaws ist schnell und intuitiv. Nutze die Vorteile der automatischen USt.-Prüfung und der Google Maps-Integration, um den Prozess noch effizienter zu gestalten. Durch die Übersicht der Kundenkarte hast du alle relevanten Informationen sofort griffbereit und kannst die Kundenkommunikation und -verwaltung einfach organisieren.
Aktualisiert am: 23/04/2026
Danke!