Dit artikel is ook beschikbaar in:

Klanten | Algemeen

Een goede klantenfiche vormt de basis voor een offerte, project, factuur,... Daarnaast heb je vanuit de klantenfiche een overzicht van alle modules waaraan deze klant gelinkt is, en kan je ook snel meer info raadplegen over deze klant, vb de inhoudingsplicht opvragen.

Navigeer snel naar:

het overzicht van de klanten
een nieuwe klant aanmaken
de klantenfiche
de verschillende tabbladen
de actieknoppen
klant vs eindklant

Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de klanten-FAQ.

Overzichtsscherm

Het overzicht van de klanten kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere klanten ineens.

Een nieuwe klant aanmaken

Maak een nieuwe klant aan door op het overzicht bovenaan te klikken op de actieknop Toevoegen (+).
Een aantal velden worden automatisch al ingevuld (taal, betaalvoorwaarde, BTW tarief, kredietlimiet, verantwoordelijke, status). Via de instellingen kan je de standaard invulwaarde bepalen.

Heb je een hele lijst met klanten? Dan kan je deze importeren.

Eindklant

Ook een eindklant maak je aan in de module klanten. Lees hier alles over het gebruik van klant en/of eindklant.

De klantenfiche

Onder de algemene klant gegevens en de adres gegevens zijn er verschillende tabbladen voorzien: onder andere 'Contacten' om de verschillende contactpersonen van deze klant bij te houden en 'Financieel' om de financiële gegevens van de klant in te vullen.
Daarnaast is er ook een overzicht van alle modules waaraan deze klant gelinkt is.

Klant gegevens

Bij de klant gegevens kan je de algemene info van je klant invullen, onder andere naam, BTW nummer, e-mailadres, tel, BTW tarief.

Tip: voeg je een zakelijke klant toe, dan kan je meteen het BTW nummer invoeren. Hierna volgt een check van het BTW nummer in de VIES-databank en wordt de bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in de klantenfiche. Wordt het BTW nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over onvolledige informatie of zijn de bedrijfsgegevens incorrect. Dit is enkel geldig voor BTW nummers uit de EU landen.

Het BTW tarief dat je toekent op de klantenfiche zal gebruikt worden wanneer je een offerte of factuur maakt voor deze klant, tenzij je een artikel selecteert waaraan er een BTW tarief toegekend werd. Dan zal het BTW tarief van het artikel voorrang hebben op het BTW tarief van de klantenfiche.

Veld	Uitleg
Naam	Klantnaam (wordt automatisch ingevuld indien je het BTW nummer invult en op enter klikt)
Rechtsvorm	Selecteer de rechtsvorm. Niet nodig bij particulieren. Indien er een rechtsvorm ontbreekt, kan je deze toevoegen via de algemene instellingen.
Titel	Aanspreektitel van particulieren
Taal	Kies de taal. Dit bepaalt in welke taal de documenten (offerte, factuur, vorderingsstaat, ...) opgesteld zullen worden.
Valuta	(zichtbaar als je met meerdere valuta werkt) Kies de valuta voor deze klant.
BTW Nr	Vul het BTW nummer in en klik op enter, dan worden automatisch de naam en het adres ingevuld indien deze gekend zijn in de VIES database. Indien het BTW nummer klopt, volgt een groen vinkje. Indien er al een klant bestaat met dit BTW nummer, wordt een waarschuwing getoond.
KvK-nummer	(enkel bij Nederlandse bedrijven) Vul het KvK-nummer van de klant in.
Standaard BTW	Selecteer het BTW tarief voor deze klant. Via de klant instellingen bepaal je welk BTW tarief standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant. De BTW tarieven beheer je via de algemene instellingen.
Grootboekrekening	Kies de grootboekrekening voor de factuurlijnen van deze klant. Dit wordt overschreven door de grootboekrekening van het artikel en kan manueel aangepast worden op de factuurlijn. Werk je met de QuickBooks-koppeling, dan is dit veld niet zichtbaar.
Status	Selecteer de status van deze klant. Via de klant instellingen bepaal je welke status standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant, en kan je deze statussen beheren.
Prijsgroep	(zichtbaar als Gebruik prijsgroepen aanstaat in de algemene instellingen) Indien je meerdere prijsgroepen hebt ingesteld, selecteer je hier de prijsgroep waartoe deze klant behoort, dit zorgt ervoor dat hij andere prijzen krijgt.
Opvolgdatum	(zichtbaar indien aangevinkt in de klant instellingen) Vul in wanneer je deze klant wenst op te volgen. Is vooral handig als je dit veld gebruikt in je overzicht van de klanten.
Telefoon	Vul het telefoonnummer in van de klant
Gsm	Vul het gsm-nummer in van de klant. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen.
Website	Vul de website van de klant in
Algemene e-mail	Vul het algemeen e-mail van de klant in. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen. Dit e-mail adres wordt enkel gebruikt indien er geen contactpersoon wordt toegekend op een offerte, project, factuur enz.
Facturatie e-mail	Enkel in te vullen indien afwijkend van het algemeen e-mail adres: vul het e-mail adres in waar de factuur naartoe moet gestuurd worden.
External Id	(zichtbaar indien aangevinkt in de klant instellingen) Vul hier indien gewenst een klantnummer uit een ander pakket in (vb boekhoudprogramma, oud ERP,...)
Verantwoordelijke	(zichtbaar indien aangevinkt in de klant instellingen) Bepaal de verantwoordelijke van deze klant. Dit wordt standaard ingevuld met de gebruiker die deze klant heeft aangemaakt.
Bereikbaar via peppol	Indien je geregistreerd bent bij Peppol, checkt Robaws of deze klant ook geregistreerd is (check op basis van BTW nr van de klant).

Extra velden

Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de klantenfiche extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.
Voorbeeld: via een extra veld 'contact via:' kan je aanduiden hoe deze klant bij jullie bedrijf terechtgekomen is.

Tip: als je dezelfde extra velden aanmaakt bij klant en sommige andere modules, dan kan de inhoud van de velden automatisch worden overgenomen.

Adres

Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt Robaws automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.

Overzicht

Dit geeft een overzicht van alle bestaande offertes, werkbonnen, facturen,... van de klant.

Klik op de tekst om een gedetailleerd overzicht te krijgen van een bepaalde module. Voorbeeld: klik op Facturen om een overzicht te krijgen van alle facturen van deze klant.
Klik op het + teken naast een lijn om een nieuwe offerte, factuur, order,... aan te maken voor deze klant.

Gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde modules, zullen deze niet zien staan in het overzicht en de grafiek.

Tabbladen

Contacten

Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan je dan de juiste contactpersoon selecteren uit deze lijst, zodat meteen deze contactgegevens (e-mail adres, GSM,...) gebruikt worden bij verdere communicatie.

Per contactpersoon bepaal je of die zichtbaar is in Wappy. Ga met je muis over de lijn van de contactpersoon en klik op de actieknop met de W: groen betekent zichtbaar in Wappy, grijs betekent niet zichtbaar. Of een nieuwe contactpersoon standaard zichtbaar is, stel je in via Instellingen > Klanten > Instellingen > Wappy standaard ingeschakeld voor contactpersoon.

Opmerkingen

Opmerkingen kunnen gebruikt worden om contactmomenten en informatie van de klant bij te houden. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.
_Voorbeeld: je kan hier bijhouden welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de klant, welke problemen er geweest zijn met deze klant,... _

Bestanden

Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Bestanden die te maken hebben met een specifieke offerte of project, hou je niet bij op de klantenfiche maar op de offerte of het project.
Voorbeeld: je kan hier een raamovereenkomst bijhouden.

Taken

Zoals in alle modules is het mogelijk om ook vanuit de klantenfiche een taak aan te maken.
Voorbeeld: een klant belt en vraagt om langs te komen voor een eerste contact, dan kan je vanuit de klantfiche een taak aanmaken voor de offerte-verantwoordelijke om een afspraak in te plannen met de klant.

Financieel

Voor een vlottere facturatie kan je financiële gegevens over deze klant voorprogrammeren.
Je kan hier onder andere ingeven wat de standaard betaalvoorwaarde is voor deze klant, wat zijn kredietstatus is (indien niet kredietwaardig verschijnt in elke module een rode balk ter informatie), en eventuele informatie over de facturatie bijhouden.

Veld	Uitleg
Klant sinds	Datum waarop de klantenfiche werd aangemaakt (wordt automatisch ingevuld, kan manueel aangepast worden)
Betaalvoorwaarde	Bepaal de betaalvoorwaarde van deze klant. Via de klant instellingen bepaal je welke betaalvoorwaarde standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant. Op de factuur kan je hiervan afwijken.
Factuur via	De manier waarop de factuur bij voorkeur wordt verstuurd: Post, E-mail, Post en e-mail of Versturen via Peppol. Dit veld is informatief: het staat standaard op Post en heeft geen impact op het versturen van de factuur.
E-factuur ok door	Bij het verzenden van een elektronische factuur moet de klant hiervoor toestemming gegeven hebben. Hier kan ingevuld worden wie de goedkeuring gegeven heeft.
E-factuur ok op	Datum van goedkeuring
Kredietstatus	Kies de kredietstatus van de klant: 'Geen gegevens' en 'Kredietwaardig' zijn ter info (geen melding op de fiches). 'Niet kredietwaardig' en 'Boekhouding raadplegen' zorgen voor een rode balk in elke fiche die wordt geraadpleegd. Dit is niet zichtbaar voor de klant en blokkeert de werking in Robaws niet, maar is een indicatie die in het oog springt in elke module.
Kredietlimiet	Vul hier het bedrag in van de kredietlimiet van deze klant. Een nieuwe klant krijgt de standaard kredietlimiet uit de klanteninstellingen. Dit bedrag wordt overgenomen op de barometer 'Onbetaalde facturen': zodra de klant voor 80% van dit bedrag aan onbetaalde facturen heeft openstaan, komt hij in de gele zone. Zodra dit bedrag is overschreden, komt hij in de rode zone. Deze barometer is zichtbaar in de klantenfiche en in de factuurfiche.
Bankrekening en BIC	Bankgegevens van de klant
Opmerkingen voor facturatie	Interne info die zichtbaar is bij het opstellen van een factuur. Dit dient als geheugensteuntje bij het opstellen van de factuur en is niet zichtbaar voor de klant. Voorbeeld: gelieve altijd persoon X in cc te zetten bij het versturen van de factuur
Ten aanzien van	Naam die op de factuur vermeld wordt (naast de naam van de klant en de eventuele contactpersoon)
Apart factuuradres	Vink aan indien er een ander adres op de factuur moet staan -> dan verschijnt een extra adresveld
Global location number (GLN)	Indien met de DICO-integratie gewerkt wordt, kan hier de GLN code van de klant worden ingevuld.
Belgisch KBO-nummer	Enkel indien de klant geen BTW nr heeft maar wel een KBO-nummer (in kader van Peppol)
Voorkeurs-Peppol-ID	Is de klant via meer dan één Peppol-ID bereikbaar, dan kies je hier naar welk ID Robaws de factuur stuurt.
Regie toeslagen en kortingen	Selecteer hier een korting/toeslag regel die voor deze klant standaard toegepast zal worden op order en project.

Tarieven

Je kan speciale tarieven voor een artikel afspreken met een klant onder het tabblad 'Tarieven'. Voeg een tarief toe, selecteer het Artikel en vul de afwijkende Prijs (en eventueel een Korting %) in.

Deze mogelijkheid is vooral geschikt indien er een raamovereenkomst is met vastgelegde prijzen voor een beperkt aantal artikelen (dus enkel voor deze klant, en voor een bepaalde periode). Indien dit een bepaald type klant is waar je specifieke prijzen wilt aan toekennen, zijn prijsgroepen een betere optie.

Verhuurtarieven

Werk je met de verhuurmodule, dan leg je hier afwijkende verhuurtarieven voor deze klant vast. Hoe verhuurtarieven werken en welk tarief voorrang krijgt (verhuurbon, project, klant of artikel), lees je in Verhuurbonnen.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuwe klant aan, zie Een nieuwe klant aanmaken.
Excel	Exporteer de klanten uit het overzicht naar Excel.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Vink links de klant(en) aan en voer de actie in één keer uit. Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de klantenfiche

Actieknop	Uitleg
E-mail	Verstuur een e-mail naar de klant met een van de e-mailtemplates die je in de klanteninstellingen opmaakt.
Klanten nabij	Bekijk op een kaart welke klanten in de buurt liggen (ruwweg binnen 15 à 20 km), handig voor een efficiënte planning. Klanten zonder ingevuld adres verschijnen niet op de kaart.
Info	(enkel in Belgische Robaws-omgevingen) Klik op basis van het BTW-nummer door naar KBO, Companyweb, Publicaties staatsblad, Jaarrekeningen en Check inhoudingsplicht.
Brieven	Stel een brief met vrije tekst op, op het briefpapier van je bedrijf, en exporteer die als PDF.
Verwijderen	De klant verdwijnt uit de overzichten en telt niet meer mee in analyses. Gebruik dit voor een foutief aangemaakte klant. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	De klant verdwijnt uit de overzichten, maar blijft gekoppeld aan bestaande offertes, facturen, ... en telt mee in analyses. Gebruik dit voor klanten met wie je niet meer werkt.
Vergrendelen	De gegevens van de klantenfiche kunnen niet meer gewijzigd worden. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	De historiek van het ophalen en opslaan van de klantenfiche.

'Check inhoudingsplicht' opent checkinhoudingsplicht.be met het ondernemingsnummer al ingevuld. Onderaan verschijnt altijd een rode melding: vul de tekst uit de afbeelding in en klik op Controleren om het resultaat te zien.

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om klanten aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde klanten vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 14/10/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!