Dit artikel is ook beschikbaar in:

Verhuurbonnen | Algemeen

Verhuurt je bedrijf materiaal of machines, zoals een graafmachine, een container of werfhekken? Met een verhuurbon registreer je wat er naar een project vertrekt en wat er terugkomt. Op het einde van een periode boek je alle verhuur in één keer: Robaws rekent per project uit hoelang elk artikel in huur was en zet dat op een factuur of een werkbon. De module verhuurbonnen zit in de licentie Pro. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op verhuurbonnen in zijn gebruikersrol.

Liever kijken dan lezen? Bekijk de opname over verhuurbonnen. Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de verhuurbonnen-FAQ.

Navigeer snel naar:

het overzicht van de verhuurbonnen
een nieuwe verhuurbon aanmaken
de verhuurbonfiche en haar velden
de verschillende tabbladen
de verhuurtarieven en welk tarief voorrang krijgt
de verhuur factureren met een boekingsperiode
de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de verhuurbonnen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere verhuurbonnen ineens.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het overzicht van de verhuurbonnen nog twee weergaven:

Kanban: je verhuurbonnen als kaartjes, in een kolom per status. Bovenaan elke kolom staat het totaal exclusief btw.
Analyse: per huurartikel hoeveel stuks er op dit moment in huur zijn (# in huur), voor de verhuurbonnen in je overzicht. Je ziet deze weergave enkel als je gebruikersrol financiële info en analyses mag zien.

Een nieuwe verhuurbon aanmaken

Je verhuurt enkel artikels van het type Huurartikel. Zo'n artikel maak je aan bij de artikels: kies als artikeltype Huurartikel en vul de kaart Verhuurtarief in (zie Verhuurtarieven). Meer over de artikeltypes lees je in Welk artikeltype kies ik voor mijn materiaal, uren en machines?

Een nieuwe verhuurbon start je op verschillende manieren:

vanuit een project, via het plusteken naast 'Verhuurbonnen' in het blok Overzicht. Kies een template, of kies Open verhuur afsluiten: Robaws maakt dan een verhuurbon met per artikel alles wat nog op het project in huur staat in de kolom # In. Zo registreer je in één keer dat alles teruggekomen is.
vanuit het overzicht van je verhuurbonnen, via de actieknop Toevoegen (+). Kies een template en vul daarna het project in.

Een verhuurbon maak je altijd aan vanuit een template. Elke omgeving heeft er al een, met de naam 'Default'. Een nieuwe verhuurbon krijgt een nieuw nummer en de status, de lijnen en de opmerking van de template. Jij wordt de verantwoordelijke en de datum is vandaag. Lijkt een nieuwe verhuurbon sterk op een vorige? Selecteer die dan in het overzicht en gebruik de actieknop Dupliceren.

De datum van de verhuurbon is de datum waarop de huur start of stopt. Maak daarom een verhuurbon voor wat er vertrekt en later een nieuwe verhuurbon voor wat er terugkomt.

De verhuurbonfiche

De verhuurbonfiche bestaat uit de blokken Verhuurbon en Overzicht, met daaronder de verhuurlijnen en de tabbladen.

Verhuurbon met 3 uitgaande graafmachines en 1 keer transport

Verhuurbon

Veld	Uitleg
Datum	De datum waarop de huur start (wat vertrekt) of stopt (wat terugkomt). Robaws rekent de huurperiode vanaf deze datum. Ligt de datum in een periode die al geboekt is, dan zet Robaws ze op de eerste dag na die periode.
Status	De status van de verhuurbon.
Opmerkingen	Vrije tekst bij de verhuurbon.
Verantwoordelijke	De gebruiker die de verhuurbon opvolgt.
Project	Het project waarvoor je verhuurt. Een verhuurbon hoort altijd bij een project: de verhuur wordt per project gefactureerd.
Klant	De klant van het project. Robaws vult dit zelf in.
Bedrijf	(zichtbaar als je meerdere bedrijven hebt) Het bedrijf van het project. Robaws vult dit zelf in. Je boekt de verhuur per bedrijf.

Werk je met extra velden, dan komen die onder dit blok.

Overzicht

Hier zie je de Facturen en Werkbonnen waarop de verhuur van deze verhuurbon gefactureerd werd. Je ziet dit blok pas als er een factuur of werkbon gekoppeld is. Klik erop om ze te bekijken.

Verhuurlijnen

Hier registreer je de beweging. Klik op Lijn toevoegen en kies een huurartikel.

Kolom	Uitleg
Artikel	Het huurartikel. Je kan hier enkel artikels van het type Huurartikel kiezen.
# Uit	Het aantal stuks dat vertrekt naar het project. Hier begint de huur.
# In	Het aantal stuks dat terugkomt van het project. Hier stopt de huur.
Een kolom per extra dienst	Het aantal keer dat je deze extra dienst aanrekent, bijvoorbeeld transport of reinigen. Je extra diensten maak je aan in de instellingen. Is het type van de extra dienst In of Uit, dan telt het aantal ook als stuks die terugkomen of vertrekken. Vul dan niet ook nog # In of # Uit in.

Je vult enkel aantallen stuks in, geen dagen. Robaws rekent de huurperiode zelf uit op basis van de datums van je verhuurbonnen.

Komen er voor een artikel meer stuks terug dan er op dat project vertrokken zijn, dan krijg je een melding. Zolang dat zo is, kan je geen boekingsperiode boeken.

Tabbladen

Items

Hier zet je wat je naast de huur nog aanrekent, bijvoorbeeld verbruiksgoederen die je meegeeft of een schoonmaak na de huur. De vaste kolommen zijn Lijn, Artikel, Omschrijving, Aantal, Eenheid, Kostprijs, Marge, Prijs, BTW en Totaal. Met de kolom Lijn kies je het lijntype. Deze lijnen komen op de factuur of werkbon van de periode waarin de verhuurbon valt.

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over deze verhuurbon en als geheugensteun.

Bestanden

Hier voeg je bestanden toe die bij deze verhuurbon horen, bijvoorbeeld een foto van de machine bij het vertrek.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit de verhuurbon een taak aanmaken.

Verhuurtarieven

Een afwijkend verhuurtarief dat enkel voor deze verhuurbon geldt. Zie Verhuurtarieven.

Verhuurtarieven

Wat je aanrekent voor de huur, leg je vast in de kaart Verhuurtarief op het huurartikel:

Veld	Uitleg
Periodiciteit	Rekent Robaws per Dag of per Week aan? Bij Week rekent Robaws elke begonnen week aan, geteld vanaf de dag dat het artikel vertrok.
Verhuurprijs	De prijs per dag of per week.
Kostprijs	Je kostprijs per dag of per week. Die komt op de factuur of werkbon.
Minimum verhuur	Het minimum aantal dagen of weken dat je aanrekent. Komt een artikel sneller terug, dan rekent Robaws toch het minimum aan. Je ziet dat pas op de factuur of werkbon, niet op de verhuurbon.
Tarief uitzonderingen	Een andere prijs voor de eerste dagen of weken. Per Tot periode vul je een verkoopprijs in, bijvoorbeeld een hogere dagprijs tot en met dag 5. Vanaf de periode erna geldt de Verhuurprijs. Een uitzondering met verkoopprijs 0 telt niet mee.
Extra diensten	Per extra dienst de kostprijs, de verkoopprijs en eventueel een eigen grootboekrekening voor dit artikel.

Wil je voor een bepaalde klant, een bepaald project of één verhuurbon een andere prijs rekenen? Voeg dan op die fiche in het tabblad Verhuurtarieven een Tariefaanpassing toe. Kies het huurartikel en vul de verhuurprijs, het minimum, de uitzonderingen en de afwijkende prijzen van de extra diensten in. De periodiciteit en de kostprijs blijven die van het artikel.

Robaws kijkt in deze volgorde welk tarief het gebruikt:

de tariefaanpassing op de verhuurbon
de tariefaanpassing op het project
de tariefaanpassing op de klant van het project
het verhuurtarief van het artikel. Vul dat dus altijd in.

Wat Robaws daarna op de factuur of werkbon zet, kan je daar nog manueel aanpassen.

Factureren met een boekingsperiode

Je factureert verhuurbonnen niet een voor een, maar per boekingsperiode: een periode die je zelf kiest, bijvoorbeeld een maand. Of Robaws daarbij facturen of werkbonnen maakt, kies je in de instellingen bij Facturatiestrategie.

Klik in het overzicht van je verhuurbonnen op de actieknop Boekingsperiodes.
Klik op Lijn toevoegen en vul de Van- en Tot-datum in. Heb je meerdere bedrijven, kies dan ook het Bedrijf: je boekt de verhuur per bedrijf.
Klik op Boeken en bevestig. Werk je met facturen en heb je meerdere verkoopdagboeken, dan kies je eerst het dagboek.

Robaws controleert eerst of er op geen enkel project meer stuks teruggekomen zijn dan er vertrokken zijn. Is dat wel zo, dan krijg je een lijst met de verhuurbonnen en artikels die je moet nakijken en wordt er niets geboekt.

Is alles in orde, dan maakt Robaws per project één factuur of werkbon met:

per huurartikel een lijn met het aantal stuks en de huurperiode, bijvoorbeeld 'Graafmachine (3x): 01/06/2026 - 30/06/2026'. Is een artikel nog in huur, dan rekent Robaws het deel binnen de boekingsperiode aan. De rest komt in de volgende periode.
de extra diensten en de lijnen uit het tabblad Items van de verhuurbonnen met een datum in de periode.

Valt er voor een project niets te factureren, dan maakt Robaws er ook geen factuur of werkbon voor. Is alle verhuur op dat project afgelopen, dan archiveert Robaws het project.

Na het boeken zijn de boekingsperiode en alle verhuurbonnen van die projecten tot en met de einddatum vergrendeld. Via Bekijk facturen of Bekijk werkbonnen op de lijn van de periode open je wat er aangemaakt werd. Een nieuwe boekingsperiode kan niet beginnen vóór of in een periode die al geboekt is.

Klopt er iets niet? Klik dan op de lijn van de periode op Terugdraaien. Robaws verwijdert dan de facturen of werkbonnen van die periode, en je kan de periode opnieuw boeken. De verhuurbonnen blijven vergrendeld: ontgrendel ze zelf als je er nog iets aan wil aanpassen.

Je ziet de actieknop Boekingsperiodes niet op een klein scherm, en enkel als je gebruikersrol verhuurbonnen mag aanpassen.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de verhuurbon(nen) aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuwe verhuurbon aan vanuit een template, zie Een nieuwe verhuurbon aanmaken.
Dupliceren	Maak een nieuwe verhuurbon op basis van de geselecteerde verhuurbon, met hetzelfde project, dezelfde lijnen en dezelfde tariefaanpassingen. De datum wordt vandaag. Selecteer daarvoor precies één verhuurbon.
Boekingsperiodes	Boek een periode en maak de facturen of werkbonnen aan, zie Factureren met een boekingsperiode.
Excel	Exporteer de verhuurbonnen uit het overzicht naar Excel.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de verhuurbonfiche

Bovenaan de verhuurbonfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Actieknop	Uitleg
Pdf	Bekijk de pdf van de verhuurbon. Via het uitklaplijstje kies je een van de pdf-templates die je in de instellingen aanmaakte.
Standaard documenten	Maak een standaard document op vanuit de verhuurbon, bijvoorbeeld een huurcontract.
Wijzig nummer	Geef deze verhuurbon een ander nummer. Zie Hoe wijzig ik een document nummer?
E-mail	Stuur een mail vanuit de verhuurbon met een e-mailtemplate, bijvoorbeeld om ze digitaal te laten ondertekenen. Via Verzonden e-mails zie je welke mails al verstuurd zijn.
Verwijderen	De verhuurbon verdwijnt uit de overzichten. Gebruik dit voor een foutief aangemaakte verhuurbon. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	De verhuurbon verdwijnt uit de overzichten, maar blijft gekoppeld aan het project en de facturen of werkbonnen. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Vergrendelen	De verhuurbon kan niet meer gewijzigd worden. Na het boeken van een periode doet Robaws dit zelf. Ontgrendel je een verhuurbon uit een geboekte periode, dan verschuift de datum naar de eerste dag na die periode. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	(zichtbaar voor beheerders) De historiek van het ophalen en opslaan van de verhuurbon.

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om verhuurbonnen aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde verhuurbonnen vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 21/10/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!