Bons de location

Votre entreprise loue-t-elle certains articles ou du matériel ? Cela est possible dans Robaws au sein du module 'location'.

Exemple de module de location
J'ai dans mon entreprise une pelleteuse qui est louée à des clients qui l'utilisent pendant leurs travaux. Pour cette pelleteuse, le client paie un certain prix en fonction de la période louée. En outre, des services supplémentaires tels que le transport, le nettoyage,.. peuvent aussi être facturés lors de la location de cette pelleteuse.

L'exemple ci-dessus vous semble familier ? Alors le module de location de Robaws vous apportera certainement une valeur ajoutée dans votre fonctionnement.

Préparation

Avant de pouvoir nous mettre au travail avec le module de location, quelques éléments sont importants.
Premièrement, veillez à ce que les paramètres soient correctement configurés.
Deuxièmement, nous avons besoin d'un article de location. Suivez les étapes ci-dessous pour créer correctement les articles destinés à la location.

1. Créez un nouvel article via l'aperçu des articles.
2. Choisissez pour le champ 'type d'article' le type 'location'.
3. Dès que vous avez mis le type d'article sur 'location', vous obtenez un cadre supplémentaire 'tarif de location' sur la fiche article. Ces prix sont utilisés sur les bons de location + sur la facture que vous générez à partir du bon de location. Vous trouverez ci-dessous plus d'explications sur la manière de configurer cela précisément.

4. À droite sur la fiche article, vous retrouvez le prix de revient et le prix de vente. Ces prix sont utilisés sur le devis + sur la facture que vous générez à partir du devis.

Utilisation des bons de location

L'utilisation des bons de location se situe entièrement dans le module 'bons de location'. Vous devez d'abord activer ce module dans votre rôle d'utilisateur.
Vous souhaitez établir un devis avant que la location ne commence ? Vous pouvez le faire via le module devis. Vous pouvez ajouter l'article au devis.
Attention : Sur le devis apparaissent le prix de revient et le prix de vente de la fiche article, et non les prix des tarifs de location.

Indépendamment du fonctionnement spécifique des bons de location expliqué ci-dessous, vous pouvez, comme dans d'autres modules, aussi ajouter des fichiers, placer des remarques, créer des tâches et établir des champs supplémentaires.

Location sortante (= début de la location)

Pour enregistrer une location sortante, vous créez un nouveau bon de location. Vous faites cela via le signe + dans l'aperçu des bons de location.
Une location est rattachée à un projet, vous devrez donc toujours lier un projet au bon de location. Le client et l'entreprise sont automatiquement repris du projet.
L'entreprise a plus tard une influence importante lors de la clôture d'une période et de l'établissement de la facture/du bon de travail.

Pour enregistrer une location sortante, parcourez les étapes suivantes :

1. Saisissez la date correcte (début de la location). Cette date est utilisée pour enregistrer la période de location.
2. Liez un projet.
3. Ajoutez les articles de location souhaités.
4. Saisissez dans la colonne 'SORTIE' le nombre d'articles qui sont loués. Le nombre de jours n'est pas saisi ici.
5. Saisissez éventuellement le nombre de fois où vous exécutez des 'services supplémentaires' au début de la location (et que vous facturerez par la suite).
6. En bas du bon de location, vous pouvez encore ajouter, au niveau des 'items', des articles supplémentaires que vous fournissez au début de la location et qui seront facturés plus tard. Il s'agira le plus souvent de consommables : tampons abrasifs, filtres, ...

Exemple :
Je vais louer mes 3 pelleteuses pour l'utilisation sur le chantier P260051. En même temps que la location de ces pelleteuses, le transport est facturé car je dois livrer moi-même ces pelleteuses.

Location entrante (= fin de la location)

Pour enregistrer une location entrante, vous créez un nouveau bon de location. Vous faites cela via le signe + dans l'aperçu des bons de location.
Une location est rattachée à un projet, vous devrez donc toujours lier un projet au bon de location. Le client et l'entreprise sont automatiquement repris du projet.
L'entreprise a plus tard une influence importante lors de la clôture d'une période et de l'établissement de la facture/du bon de travail.

Pour enregistrer une location entrante, parcourez les étapes suivantes :

1. Saisissez la date correcte (fin de la location). Cette date est utilisée pour enregistrer la période de location.
2. Liez un projet.
3. Ajoutez les articles de location souhaités.
4. Saisissez dans la colonne 'ENTRÉE' le nombre d'articles qui sont reçus en retour. Le nombre de jours n'est pas saisi ici.
5. Saisissez éventuellement le nombre de fois où vous exécutez des 'services supplémentaires' à la fin de la location (et que vous facturerez par la suite).
6. En bas du bon de location, vous pouvez encore ajouter, au niveau des 'items', des articles supplémentaires que vous avez utilisés à la fin de la location et qui seront facturés plus tard. Il s'agira le plus souvent de consommables : tampons abrasifs, matériel de nettoyage,...

Important : Si le nombre entrant d'articles de location est supérieur au nombre sortant d'articles de location, vous obtiendrez un message d'erreur et vous ne pourrez par conséquent pas clôturer la période de comptabilisation.

Exemple :
De mes 3 pelleteuses louées, je vais toutes les trois les recevoir en retour après la période de location. Un nettoyage est également facturé par machine pour nettoyer entièrement les pelleteuses.

Clôturer la période de location - créer un bon de travail ou une facture

Vous déterminez une seule fois dans les paramètres si vous souhaitez régler les bons de location via un bon de travail ou via une facture. Tous les bons de location suivront la stratégie de facturation choisie.

Les bons de location ne sont pas réglés séparément, mais bien par période. Cette période de comptabilisation est une période de temps que vous déterminez vous-même. Lorsque vous clôturez cette période de comptabilisation, tous les bons de location qui tombent dans cette période seront réglés. Vous pouvez clôturer la période de comptabilisation par entreprise, de sorte que seuls les bons de location d'une de vos entreprises soient réglés.

Parcourez les étapes suivantes pour clôturer une période de comptabilisation :

1. Créez une période de comptabilisation via le bouton d'action en haut de l'aperçu des bons de location.
2. Saisissez une date de début et de fin pour la période de comptabilisation.
3. Sélectionnez l'entreprise pour laquelle cette période de comptabilisation est applicable.
4. Cliquez sur comptabiliser pour clôturer la période de comptabilisation et placer tous les articles de location ouverts sur une facture/un bon de travail.

Dès qu'une période est comptabilisée, tous les bons de location de l'entreprise liée dans cette période sont verrouillés et placés sur une facture ou un bon de travail.
S'il y a encore des périodes de location en cours, la partie qui tombe dans la période est déjà placée sur la facture/le bon de travail.

Possibilités supplémentaires et points d'attention

Configurer des services supplémentaires

Vous pouvez créer des services supplémentaires qui peuvent être facturés en lien avec une location.

Propriétés

• Les services supplémentaires sont affichés sur chaque bon de location et sont applicables à tous les articles. Vous ne pouvez pas les activer ou désactiver par article.
• Vous pouvez toutefois définir le prix du service supplémentaire par article.

Exemple*:** service supplémentaire 'nettoyage' - si vous louez une pelleteuse, un service supplémentaire 'nettoyage' est automatiquement facturé après la location. *

Création
Vous créez vous-même ces services supplémentaires dans les paramètres.
Un service supplémentaire a un 'type' : cela détermine si ce service supplémentaire entraîne déjà immédiatement un mouvement ENTRÉE/SORTIE. Lisez impérativement bien l'explication au niveau des paramètres et ci-dessous pour configurer cela correctement, afin d'éviter que des mouvements ENTRÉE/SORTIE doubles ne soient enregistrés !

Type de service supplémentaire
N/A :

• sur le bon de location, vous remplirez d'abord le nombre ENTRÉE ou SORTIE et vous pouvez, si vous le souhaitez, sélectionner en plus ce service.
• de cette manière, le nombre ENTRÉE ou SORTIE peut différer du nombre du service supplémentaire
• Exemple : je loue 3 pompes et je les livre moi-même chez le client : SORTIE = 3 pièces, service supplémentaire 'transport' = 1 pièce

ENTRÉE ou SORTIE

• sur le bon de location, vous remplirez uniquement ce service, et cela entraîne immédiatement aussi un enregistrement ENTRÉE/SORTIE du même nombre.
• le nombre ENTRÉE/SORTIE ne peut donc pas différer de ce service.
• Exemple : je loue 3 pompes, et je facture à chaque fois un entretien à la fin de la période de location : ENTRÉE = ne rien remplir, service supplémentaire 'ENTRÉE entretien' = 3 pièces.

Tarifs de location dérogatoires

Vous pouvez, à différents niveaux, déroger au tarif de location que vous avez défini dans la fiche article. Ceux-ci suivent la hiérarchie suivante :

1. Bon de location : sur le bon de location, vous pouvez créer un tarif de location spécifiquement applicable à ce bon. Vous déterminez cela dans l'onglet 'tarifs de location'. Le tarif sur le bon de location SORTIE a priorité sur le tarif sur le bon de location ENTRÉE.
2. Projet : sur le projet, vous pouvez créer un tarif de location spécifiquement applicable à tous les bons de location du projet.
3. Client : sur la fiche client, vous pouvez créer un tarif de location spécifiquement applicable à tous les bons de location pour ce client.
4. Article : la hiérarchie la plus basse est sur la fiche article : si aucun tarif de location dérogatoire n'a été défini au niveau du client, du projet ou du bon de location, alors le tarif de location de l'article sera pris en compte. Celui-ci doit toujours être complété pour un bon fonctionnement.

Indépendamment de cela, il est bien entendu aussi possible d'adapter manuellement le tarif à la fin, sur la facture ou sur le bon de travail.

Mis à jour le : 08/07/2026