Puis-je faire signer des documents numériquement ?
Au sein de Robaws, nous offrons la possibilité de faire signer numériquement les documents envoyés aux clients.
La signature numérique offre plusieurs avantages par rapport à la signature papier traditionnelle.
Quelques avantages :
- Efficacité et gain de temps : les clients peuvent signer quasiment immédiatement sans devoir attendre des envois physiques par la poste.
- Réduction des coûts : il y a moins de travail administratif
- Transparence : vous pouvez vérifier quand un document a été envoyé, quand il a été ouvert et quand il a été signé. Vous pouvez suivre en temps réel si un client a consulté le document ou l'a déjà signé. C'est utile pour la gestion des échéances.
Exemple : Vous envoyez un e-mail au client contenant un devis. Dans l'e-mail, vous ajoutez un lien avec lequel le client peut approuver numériquement le devis avec ou sans remarque, ou le client peut refuser le devis.
Utilisation
Dans différents modules au sein de Robaws, vous avez la possibilité, via l'e-mail vers le client/fournisseur/employé, d'envoyer un lien pour signer numériquement le document.
Lorsqu'on clique sur ce lien, on est redirigé vers un nouvel onglet où l'on peut faire un choix entre 'accepter' ou 'demander une modification'. Lorsqu'on choisit 'accepter', il y a en plus une possibilité d'envoyer une remarque supplémentaire.
Après approbation du document, vous recevez un e-mail dans la boîte de réception indiquant que le document a été approuvé. Cette notification est envoyée à l'utilisateur qui a envoyé le document ; les destinataires de l'e-mail reçoivent une confirmation. En cas d'approbation, le fichier signé est ajouté dans Robaws et une remarque interne est ajoutée indiquant que le document a été approuvé. Cette remarque est éventuellement complétée par le feedback que le client a transmis lors de l'approbation.
Lors d'une demande de modification, vous recevez un e-mail dans la boîte de réception indiquant qu'un feedback a été donné sur le document. Cette notification est envoyée à l'utilisateur qui a envoyé le document. Ce feedback est aussi ajouté dans Robaws sous l'onglet **'remarque interne'. **
Pour pouvoir approuver numériquement, vous parcourez les étapes suivantes :
- Ajoutez le document que vous souhaitez faire signer au modèle d'e-mail.
- Cochez la case 'Signature' à côté de ce document.
- Ajoutez un lien au modèle d'e-mail sur lequel le client peut cliquer pour accéder à l'onglet de signature.
L'ajout du lien dans le modèle d'e-mail se fait via l'éditeur de texte. Vous cliquez pour cela sur 'insérer un lien'. Pour l'URL, vous utilisez le code de remplacement ${signLink} pour générer un lien dans l'e-mail. Pour le 'texte', vous pouvez saisir un texte derrière lequel se trouve l'URL.
Si vous sautez cette étape, nous ajouterons automatiquement un lien en bas de l'e-mail afin que le client puisse tout de même signer numériquement.
Mis à jour le : 05/07/2026
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