Modèle d'e-mail

Pour pouvoir envoyer un devis, une facture, une commande, ... par e-mail, vous avez besoin d'un modèle d'e-mail. Vous fixez la communication courante dans un modèle afin de pouvoir travailler à partir de celui-ci lors de l'envoi d'un e-mail.

Avantages :

Gagner du temps : vous n'avez pas besoin de saisir votre texte à chaque fois.
Cohérence : vous vous assurez ainsi que votre communication est envoyée de manière cohérente et professionnelle par plusieurs collègues.
Éviter les erreurs : dans le modèle, vous définissez déjà les bons textes et les bonnes pièces jointes. Vous vous assurez ainsi que des documents importants, comme les conditions générales, ne soient pas oubliés.

Utilisez des codes de remplacement pour personnaliser encore davantage vos modèles d'e-mail.
Vous pouvez ainsi reprendre automatiquement le client, le numéro de devis, le nom du projet, ... dans la communication.

Par exemple :

Cher/Chère ${clientName},

Vous trouverez en pièce jointe le devis ${logicId} comme convenu.
Cordialement

Création d'un modèle d'e-mail

Via Paramètres > module au choix > modèles d'e-mail, vous créez un modèle d'e-mail :

Champ	Description
Nom	Nom du modèle d'e-mail. Ce nom est affiché lorsque vous avez plusieurs modèles d'e-mail, afin que vous puissiez faire le bon choix.
CC	Saisissez ici une ou plusieurs adresses e-mail que vous souhaitez mettre en copie par défaut. Ces adresses sont chaque fois mises en copie lorsque vous envoyez un e-mail avec ce modèle.
CCI	Saisissez ici une ou plusieurs adresses e-mail que vous souhaitez mettre en copie cachée par défaut. Ces adresses sont chaque fois mises en copie cachée lorsque vous envoyez un e-mail avec ce modèle.
Objet	L'objet de l'e-mail. Vous pouvez utiliser des codes de remplacement pour automatiser l'objet.
Contenu de l'e-mail	Le contenu de l'e-mail. Vous mettez le texte en forme à l'aide de la barre de mise en forme et vous utilisez des codes de remplacement pour faire compléter automatiquement le nom du client, le numéro de devis, le nom du projet, ...
Statut lors de l'envoi email adapter à	Lorsque vous envoyez un e-mail, le statut peut être automatiquement modifié en par ex. envoyé.
Statut lors de réception email adapter à	Lorsque l'e-mail est ouvert, le statut peut être automatiquement modifié en par ex. lu. Ceci est enregistré à l'aide d'un pixel de suivi.
Statut après modification demandée	Signature numérique : si le destinataire demande une modification, le statut peut être automatiquement modifié en par ex. modification demandée.
Statut après la signature des documents	Signature numérique : si le destinataire approuve la pièce jointe numériquement, le statut peut être automatiquement modifié en par ex. approuvé en ligne.
Fusionner les pièces jointes	Ceci vous permet d'envoyer toutes les pièces jointes PDF sous la forme d'un seul document PDF fusionné. Les pièces jointes qui ne sont pas un PDF valide sont ignorées ; vous en recevez une notification.

Vous retrouvez les champs de statut dans tous les modules qui utilisent des statuts ; ils sont absents de la planification de jour et des postes de planification. Les champs « Statut après modification demandée » et « Statut après la signature des documents » n'apparaissent en outre que dans les modules où la signature numérique est possible.

Ne saisissez que des statuts existants dans les champs de statut. Ces champs sont sensibles aux majuscules et aux espaces : le statut que vous saisissez doit correspondre exactement à un statut qui existe déjà dans le module, sinon il n'est pas reconnu.

« Statut lors de réception email adapter à » fonctionne uniquement en combinaison avec « Statut lors de l'envoi email adapter à ». Robaws n'applique en effet le statut de lecture que si le document porte à ce moment-là encore exactement le statut d'envoi. Si vous laissez le champ d'envoi vide ou si le statut a entre-temps été modifié manuellement, le statut reste inchangé.

Ajouter des pièces jointes

Vous pouvez ajouter au modèle d'e-mail des fichiers qui accompagnent alors automatiquement chaque e-mail que vous envoyez avec ce modèle. Pensez à vos conditions générales ou à une brochure.

Vous avez le choix entre les types suivants :

Fichiers généraux
Documents standard
Modèles PDF : le PDF du document lui-même, par ex. le devis ou la facture
Fichiers système
Formulaires

Vous pouvez également charger directement un fichier depuis votre ordinateur. L'ordre dans lequel vous placez les pièces jointes est aussi l'ordre dans lequel votre client les reçoit : faites-les glisser pour adapter cet ordre.

Vous remettez ainsi à votre client un « dossier de devis » complet en une seule fois : une page de garde, le devis, les conditions générales et une page de clôture.

Si vous envoyez vos factures via Peppol, vous choisissez les pièces jointes au moment de l'envoi. Si vous souhaitez toujours joindre les conditions générales, définissez-les comme page arrière dans le modèle PDF.

Vous souhaitez qu'une pièce jointe soit également visible sur la plateforme de signature lors de la signature numérique ? Cochez alors l'option « Signature » pour cette pièce jointe. Si vous ne le faites pas, le fichier accompagne toujours l'e-mail en pièce jointe, mais votre client ne le voit pas lors de la signature.

Mis à jour le : 31/08/2026

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