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Verrouiller

Cette fonctionnalité permet de verrouiller des documents, tels qu'un devis, une facture, un bon de travail, ... Une fois qu'un document est verrouillé, les données ne peuvent plus être modifiées.

Par exemple : nous allons verrouiller une facture après qu'elle a été envoyée au comptable. Il n'est pas souhaitable que des modifications puissent encore être apportées à cette facture une fois qu'elle se trouve déjà dans le logiciel de comptabilité.

Le verrouillage est disponible sur les modules qui utilisent l'indicateur de verrouillage classique (entre autres factures, factures d'achat, tickets d'heures, bons de commande et demandes de prix).

Verrouiller un document

Un document peut être verrouillé de différentes manières :

Manuellement depuis l'aperçu via le bouton de verrouillage
Automatiquement via un flux d'automation
Pour les modules bons de travail, factures d'achat et commandes internes, via des périodes de verrouillage
Automatiquement lorsqu'une facture est utilisée comme facture d'acompte (voir ci-dessous)

Manuellement
Dans l'aperçu, vous sélectionnez les documents que vous souhaitez verrouiller à l'aide des cases de sélection au début de la ligne. En utilisant le bouton d'action « verrouiller », vous verrouillez les documents sélectionnés. Dès que cela est fait, vous ne pouvez plus apporter de modifications dans le document.

Automation
Le « verrouillage » d'un document peut aussi se faire automatiquement, en établissant un flux d'automation. Vous trouvez plus d'informations via l'article suivant : Robaws Automation

Périodes de verrouillage
Les bons de travail, factures d'achat et commandes internes qui tombent dans une période de verrouillage sont automatiquement verrouillés.

Facture d'acompte
Une facture qui est liée comme facture d'acompte à une autre facture est automatiquement verrouillée tant qu'une autre facture y fait référence. Vous évitez ainsi qu'une modification de cette facture rende caduque la déduction sur la facture principale. Plus d'explications dans Pourquoi ma facture partielle est-elle fermée ?

En ajoutant la colonne « verrouillé le » à l'aperçu, vous pouvez facilement voir quels documents sont verrouillés. Vous pouvez aussi le voir dans le document lui-même.

Consulter la raison du verrouillage

À côté du libellé « Fermé » dans la barre d'outils du document se trouve le lien « Afficher les infos » (ou « Afficher les infos/déverrouiller »). En cliquant dessus, une fenêtre s'ouvre avec toutes les raisons pour lesquelles le document est verrouillé :

un verrouillage manuel ;
une période de verrouillage clôturée ;
une utilisation comme facture d'acompte.

S'il y a plusieurs raisons en même temps, elles sont affichées séparément. Pour une facture d'acompte, vous voyez en plus un lien cliquable vers chaque facture principale, pour vous y rendre directement.

Le libellé « Fermé » avec le lien « Afficher les infos » et la fenêtre indiquant la raison du verrouillage

Déverrouiller un document

Les personnes ayant les droits admin (accès aux paramètres) peuvent annuler un verrouillage manuel, via le bouton « Annuler » dans la fenêtre, à côté de la raison qu'il annule. Ensuite, des modifications peuvent à nouveau être apportées.

L'annulation d'un verrouillage manuel est indépendante des autres raisons. Si un document est également verrouillé par une période de verrouillage ou parce qu'il est utilisé comme facture d'acompte, il reste verrouillé via cette raison jusqu'à ce qu'elle disparaisse aussi.

Les documents qui ont été verrouillés à la suite d'une période de verrouillage ne peuvent pas être déverrouillés manuellement. Pour cela, vous devez annuler la période de verrouillage. Une facture verrouillée comme facture d'acompte se déverrouille automatiquement dès qu'aucune facture n'y fait plus référence.

Mis à jour le : 14/07/2026

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