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Démarrer avec Robaws

Bienvenue chez Robaws !


Nous vous guidons volontiers à travers votre nouveau progiciel ERP grâce à ce guide concis.

Bonne chance et n'hésitez pas à nous contacter en cas de questions !


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Se connecter à Robaws


Robaws est un progiciel en ligne. Vous vous connectez via Google Chrome pour une expérience optimale.


  1. rendez-vous sur le site app.robaws.com
  2. connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
  3. ASTUCE : avec ces données, vous pouvez aussi vous connecter à l'app Robaws, que vous pouvez télécharger via l'Apple Store ou le Play Store.


  • Votre nom d'utilisateur est généralement votre adresse e-mail.
  • Vous n'avez pas de mot de passe ou vous l'avez oublié ? Configurez-le via « mot de passe oublié »


Vous souhaitez vous connecter à Wappy ? Suivez alors ces explications.


Première mise en service


Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Robaws, vous devrez effectuer une seule fois les étapes suivantes. Ne les ignorez pas, sinon vous ne pourrez pas utiliser Robaws correctement.


Facturation

  • cliquez en haut à droite sur votre nom > facturation et vérifiez ici vos données de facturation et de licence.
  • Complétez tout correctement avant l'expiration de la période d'essai, afin de ne pas perdre l'accès à Robaws.


Profil


Données de la société

  • cliquez en haut à droite sur votre nom > paramètres > société et complétez ici les données de votre société.
  • Complétez votre numéro de TVA, IBAN et BIC : ceux-ci sont nécessaires pour générer correctement vos factures
  • Complétez votre adresse : elle est nécessaire pour pouvoir calculer la distance jusqu'à une adresse de chantier
  • Ajoutez du papier à en-tête : il sert d'arrière-plan pour tous les documents que vous envoyez
  • activez Peppol, vous en aurez besoin pour envoyer et recevoir des factures


Taux de TVA et Conditions de paiement

  • restez encore un instant dans les paramètres > général
  • cliquez sur Taux de TVA : vérifiez que tous les taux de TVA que vous utilisez y figurent. Sinon, vous pouvez en ajouter
  • cliquez sur Conditions de paiement : supprimez les conditions de paiement que vous n'utilisez pas et ajoutez les conditions de paiement dont vous avez besoin.


Logiciel de comptabilité

  • restez encore un instant dans les paramètres > général
  • cliquez sur Journaux : configurez ici la manière dont vos factures de vente et d'achat sont regroupées et numérotées
  • Veillez à ce que vos factures et factures d'achat puissent être envoyées à votre comptable. Selon le logiciel de comptabilité avec lequel vous travaillez, cela peut se faire via une intégration, l'envoi au format UBL, ou le téléchargement de vos factures.


Les modifications que vous apportez dans les paramètres doivent être enregistrées en cliquant en bas à droite sur « Activer paramètres ».



Créer et gérer des utilisateurs


Vous pouvez vous-même ajouter vos collègues ou employés à Robaws en les créant comme utilisateur, en leur attribuant un rôle d'utilisateur afin que chacun ne voie que les modules dont il a besoin, et en leur donnant accès à Robaws ou à Wappy.
Liez ensuite leur adresse e-mail afin qu'ils puissent eux aussi envoyer des e-mails depuis Robaws.


Si vous activez une licence Robaws et/ou Wappy pour un nouvel utilisateur, vous recevrez le lendemain une facture pour cet utilisateur supplémentaire.



Démarrer avec les différents modules


Pour chaque module, il existe un court article du Helpcenter, qui vous donne une vue générale de toutes les possibilités de ce module, souvent avec un enregistrement qui vous propose une visite guidée.
En cliquant plus loin dans l'article, vous trouvez les explications détaillées par élément.
Nous avons créé une page distincte avec un aperçu de tous les modules afin que vous vous y retrouviez rapidement.


Vous souhaitez une première visite guidée dans Robaws ? Regardez alors ces enregistrements.



Astuces pour tirer rapidement le maximum de Robaws


Un certain nombre de facilités sont intégrées dans Robaws pour vous aider à adapter au mieux le progiciel à votre entreprise. Découvrez-les ci-dessous !


  • Champs supplémentaires > créez à votre convenance des champs supplémentaires dans chaque module pour conserver des données de manière structurée, les voir dans votre aperçu, les copier automatiquement vers un autre module ou les afficher sur un document via un code de remplacement.
  • Statuts** **> déterminez vous-même le statut de vos devis, projets, ... afin d'avoir rapidement un aperçu de l'état des choses dans votre entreprise
  • Activités > si vous souhaitez consulter un aperçu des coûts par phase en fonction du calcul et du post-calcul, l'utilisation des activités peut être intéressante à cet effet.
  • Mise en forme des documents > adaptez entièrement vos documents (devis, bons de travail, commandes, ...) à votre convenance afin de n'afficher que les données que vous voulez, où vous voulez, dans la mise en forme souhaitée
  • Modèles > créez des modèles de devis, commandes, projets, ... afin qu'une base soit déjà complétée.
  • Modèles d'e-mail > rédigez un texte d'e-mail standard et ajoutez-y automatiquement les documents souhaités, par ex. les conditions générales, la brochure d'information, ...
  • Aperçus personnels > dans tous les modules, vous pouvez configurer plusieurs aperçus personnels, avec des filtres, des colonnes adaptées, une analyse ...
  • Modifications en masse > sur l'écran d'aperçu, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes et modifier un champ en masse via le clic droit
  • Possibilités d'analyse > en un coup d'œil, vous retrouvez le post-calcul d'un ou plusieurs projets, vous voyez le montant en cours de devis avec un pourcentage de réussite, ...
  • Tâches** **> depuis n'importe quelle fiche, attribuez des tâches à vous-même ou à vos collègues et suivez-les dans votre aperçu des tâches
  • Remarques** **> conservez des remarques sur une fiche afin que chacun soit au courant de ce qui est important
  • Fichiers > conservez les fichiers utiles au bon endroit
  • Codes de remplacement** **> pratiquement tous les champs, y compris les champs supplémentaires que vous avez créés vous-même, peuvent être utilisés automatiquement via un code de remplacement sur des documents, dans des e-mails, etc.
  • Documents standard > si vous souhaitez générer un autre document depuis Robaws, c'est possible à l'aide d'un document standard avec des codes de remplacement et votre propre mise en page
  • Formulaires** **> établissez des checklists standard pour les collègues sur le chantier
  • Longlist / shortlist > la plupart des paramètres dans Robaws sont construits sous forme de liste que vous pouvez adapter à votre choix en ajoutant ou en supprimant des éléments
  • Automation > vous pouvez automatiser un certain nombre de processus dans Robaws via un workflow
  • Raccourcis clavier qui rendent l'utilisation de Robaws tellement plus pratique



Intégrations


Robaws se connecte à de nombreux autres logiciels. Il s'agit aussi bien de logiciels de comptabilité, de webshops, de plateformes de track & trace que d'autres systèmes.
Vous trouvez l'aperçu des intégrations existantes via les paramètres > intégrations (tout en bas).
Dans ce Helpcenter, il y a une page par intégration, sur laquelle nous expliquons comment vous pouvez la configurer et l'utiliser.


Y a-t-il un webshop avec lequel nous ne nous connectons pas encore ? Transmettez alors ces informations au grossiste / fournisseur afin qu'ils puissent construire une connexion webshop avec Robaws.




Import et mise à jour de données


Vous démarrez avec un environnement vide, mais vous disposez probablement d'un certain nombre de listes que vous souhaitez importer dans Robaws. C'est possible à l'aide de notre modèle d'import.
Vous retrouvez ici toutes les infos sur les possibilités d'import et les spécificités par module. Via ce modèle, il est aussi possible de mettre à jour ultérieurement des données existantes dans Robaws.


Astuce : vous n'êtes pas familiarisé avec l'import ? Demandez alors de l'aide à nos collaborateurs du support. Nous pouvons uniquement annuler le dernier import, pas les autres.


Vous souhaitez tout de même importer vous-même ? Nous vous recommandons alors d'abord d'essayer sur un environnement de test, afin de ne pas commettre d'erreurs dans votre propre environnement. Faites-le via staging.robaws.com.



Vous avez des questions ?


Vous avez une question, besoin d'une formation ou d'un accompagnement, besoin de mains supplémentaires pour rendre Robaws prêt à l'emploi ou cherchez-vous un spécialiste pour développer une intégration ?
Nous vous écoutons et vous mettons en contact avec la bonne personne.

Mis à jour le : 05/07/2026

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