Utilisation des journaux
Un journal attribue la numérotation à vos factures et notes de crédit. À chaque journal est liée au moins une entreprise. Vous pouvez ainsi utiliser plusieurs entreprises dans un seul environnement Robaws et garder la facturation séparée.
Exemple : votre environnement contient deux entreprises (Robaws BV et Eforge), chacune avec sa propre numérotation de facture. Vous créez alors deux journaux, un par entreprise.
Créer un journal
Allez dans paramètres > général > données de base > financier > journaux et cliquez sur + ajouter. Voici les champs que vous configurez :
Paramètre | Explication |
|---|---|
Nom | Donnez à votre journal un nom reconnaissable, afin de savoir immédiatement quel journal choisir lors de la facturation. |
Type | Vente ou achat. Détermine depuis quel module le journal est appelé : vente pour les factures de vente, achat pour les factures d'achat. |
Factures / Note de crédit | Ce à quoi vous destinez ce journal. Si vous souhaitez une autre numérotation pour les notes de crédit, vous créez un journal distinct à cet effet. |
Entreprises | Les entreprises pour lesquelles ce journal peut être utilisé. |
Code journal | Le code utilisé par votre logiciel de comptabilité. |
L'adresse e-mail du logiciel de comptabilité vers laquelle la facture est envoyée. | |
Enregistrement automatique | Si cette option est activée, la facture reçoit immédiatement un numéro de facture définitif. Si elle est désactivée, la facture reçoit d'abord le statut pro forma et le numéro ne suit qu'au moment de l'enregistrement. |
Préfixe | Le préfixe du numéro, par exemple Fyy pour commencer par l'année. |
Suffixe | Le suffixe du numéro. |
#Nombres | Le nombre de chiffres du numéro d'ordre. |
Si quelque chose ne fonctionne pas correctement avec la numérotation automatique, la cause se situe presque toujours dans un paramètre du journal. Vous en lisez plus dans Comment gérer mes numéros de facture ?
Comment Robaws choisit le journal
Vous utilisez les journaux dans les modules factures et factures d'achat. Le journal qu'une facture reçoit dépend de la manière dont elle est créée. Robaws examine dans cet ordre :
- la combinaison de journal et d'entreprise que vous avez choisie vous-même pour une facture ou note de crédit isolée depuis la vue générale — un choix explicite prime toujours
- l'entreprise du document depuis lequel vous facturez, pour une facture depuis un document existant
- le journal renseigné sur l'abonnement, pour une facture depuis un abonnement
- le journal et l'entreprise de la Robawsbox, pour une facture d'achat via la Robawsbox
Ci-dessous, vous lisez pour chaque manière ce que cela signifie concrètement.
1. Une facture ou note de crédit isolée depuis la vue générale
Si vous créez une facture ou une note de crédit via le signe + en haut de la vue générale, vous obtenez toutes les combinaisons possibles de journal et d'entreprise (l'entreprise se trouve entre parenthèses). Vous choisissez vous-même la combinaison correcte. Robaws applique la numérotation de ce journal et renseigne automatiquement l'entreprise comme champ fixe, que vous ne pouvez plus modifier.
2. Une facture depuis un document existant
Si vous facturez depuis un document existant, par exemple un devis, l'entreprise est déjà fixée. Robaws recherche alors les journaux liés à cette entreprise :
- s'il n'y a qu'un seul journal lié, Robaws l'utilise automatiquement
- s'il y en a plusieurs, vous choisissez dans cette sélection
3. Une facture depuis un abonnement
Si la facture est créée à la prochaine date d'exécution d'un abonnement, Robaws utilise le journal renseigné sur cet abonnement.
4. Une facture d'achat via la Robawsbox
Si vous envoyez une facture d'achat vers la Robawsbox, le journal et l'entreprise de cette Robawsbox déterminent la numérotation de la facture d'achat.
Mis à jour le : 28/08/2026
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