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Utilisation des journaux

Un journal s'utilise pour attribuer dans Robaws une numérotation à votre facture/note de crédit. Un journal est un instrument essentiel pour la facturation.
À votre journal est liée une société à laquelle le journal s'applique. De cette manière, il est possible d'utiliser plusieurs sociétés dans Robaws et de garder la facturation séparée.

Exemple :
Dans mon environnement Robaws, j'ai 2 sociétés (Robaws Bv et Eforge). Les deux sociétés suivent une numérotation de facturation différente. Je crée 2 journaux différents pour les 2 sociétés différentes.

Créer un journal

Via paramètres > général > données de base > financier > journaux, vous pouvez créer les journaux.
Lors de la création, il est important de définir les bons paramètres pour l'utilisation ultérieure des journaux. Les paramètres ci-dessous sont importants lors de la création des journaux.

Type : il s'agit du type pour lequel le journal est utilisé (vente = factures de vente, achat = factures d'achat)
Factures/notes de crédit : vous choisissez à quoi ce journal doit servir. Si vous utilisez une numérotation différente pour les notes de crédit, vous devrez créer un journal distinct.
Sociétés : vous choisissez pour quelles sociétés ce journal peut être utilisé.

Si quelque chose ne fonctionne pas correctement avec la numérotation automatique, cela est lié à un paramètre du journal. Vous trouverez plus d'informations sur la gestion de votre numérotation de facturation via l'article suivant : Comment gérer mes numéros de facture ?

Utilisation

L'utilisation d'un journal se situe dans les modules factures et factures d'achat.
Il existe 4 manières de créer une facture/facture d'achat dans Robaws qui suivent un flux différent lors de la détermination d'un journal.

Créer une facture/note de crédit isolée depuis l'aperçu des factures/factures d'achat
Créer une facture depuis un document existant (par ex. créer une facture depuis un devis)
Créer une facture depuis un abonnement
Créer une facture d'achat en l'envoyant vers la Robawsbox

1. Créer une facture/note de crédit isolée depuis l'aperçu

Si vous partez de l'aperçu des factures/notes de crédit, vous pouvez créer une facture ou une note de crédit isolée via le signe + en haut.
Dans ce cas, vous obtenez toutes les combinaisons possibles d'un journal en combinaison avec la société entre parenthèses.
Vous choisissez ici la combinaison correcte pour créer une facture. La numérotation correcte du journal est appliquée ET la société est automatiquement renseignée en tant que champ fixe, non modifiable.

2. Créer une facture depuis un document existant

Lors de la création d'une facture depuis un document existant (par ex. devis) auquel une société est déjà liée, on fera appel au journal auquel cette société est liée.
S'il n'y a qu'un seul journal auquel la société est liée, ce journal sera automatiquement utilisé.
S'il y a plusieurs journaux auxquels la société est liée, vous aurez le choix entre cette sélection de journaux liés à la société du document.

3. Créer une facture depuis un abonnement

Vous avez un abonnement depuis lequel une facture est créée à la prochaine date d'exécution ? Alors on utilise le journal qui est lié à cet abonnement pour créer la facture.

Si aucun journal valide n'est lié à l'abonnement, vous recevrez une notification à ce sujet. Dans ce cas, ajoutez un journal à votre abonnement.

4. Créer une facture d'achat via la Robawsbox

Une facture d'achat peut être créée en envoyant une facture vers la Robawsbox. Le journal qui est lié à cette Robawsbox sera utilisé pour déterminer la numérotation et la société de la facture d'achat.

Paramètres

Vous configurez un journal via paramètres > général > données de base > financier > journaux. Vous cliquez sur « + ajouter » pour créer un journal.
Paramètres que vous définissez pour le journal :

Paramètre	Explication
Nom	Donnez à votre journal un nom reconnaissable afin de savoir quel journal sélectionner lors de la création d'une facture.
Type	Choisissez entre vente ou achat. Selon le module depuis lequel la facture est créée, on y fera appel.
Factures/Note de crédit	À quoi mon journal s'applique-t-il ?
Code journal	Code utilisé dans le logiciel de comptabilité.
Adresse e-mail UBL	L'adresse e-mail du logiciel de comptabilité vers laquelle la facture est envoyée.
Enregistrement automatique	Lors de l'activation de cette fonction, un numéro de facture est automatiquement attribué, sinon une facture PROFORMA sera d'abord créée.
Sociétés	Sociétés qui s'appliquent à ce journal
Préfixe	Le préfixe du numéro (par ex. : Fyy -> si vous souhaitez démarrer la facture avec l'année en cours)
Suffixe	Le suffixe du numéro

Mis à jour le : 04/07/2026

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