Qu'est-ce que la reconnaissance OCR et comment fonctionne-t-elle ?

L'OCR est une technique intelligente qui lit le texte d'un document pdf, d'une photo ou d'un document scanné et le convertit en données utilisables. L'utilisation de l'OCR au sein de Robaws se situe dans le module factures d'achat. En utilisant la fonction OCR, vous gagnez du temps, car vous ne devez pas saisir manuellement toutes les données de la facture d'achat.

Au sein de Robaws, nous travaillons avec 2 types d'OCR : l'OCR rapide et l'OCR premium. La différence entre les deux réside notamment dans le prix, la vitesse d'importation et la manière de traitement.

Conditions

Avant de pouvoir utiliser l'OCR, quelques données doivent être configurées. Si elles ne sont pas remplies, la facture est bien créée, mais sans les données reconnues.

• Nr. TVA. Complétez-le via paramètres > général > entreprise. L'OCR utilise le numéro de TVA pour reconnaître correctement le fournisseur et la facture.
• Numéro KvK (Pays-Bas uniquement). Si vous travaillez avec un numéro de TVA néerlandais, le champ Numéro KvK doit également être complété via paramètres > général > entreprise. Pour les entreprises belges et allemandes, ce n'est pas nécessaire.
• Un mode de paiement configuré. L'OCR n'est pas disponible pendant la période d'essai et ne fonctionne pas non plus tant qu'aucun mode de paiement n'est configuré sous facturation.

Utilisation

Il existe 3 manières de faire importer une facture d'achat.

Transférer vers la Robawsbox

Vous pouvez transférer directement vers la Robawsbox une facture d'achat que vous recevez par e-mail d'un fournisseur. Le fichier en annexe est considéré comme le fichier qui doit être importé et créé en tant que facture d'achat dans Robaws. Aucune autre action n'est ensuite nécessaire.

Uploader dans Robaws

Via l'écran de vue générale des factures d'achat, vous utilisez en haut le bouton d'action Télécharger les factures d'achat. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous choisissez sous Envoyer à via quelle Robawsbox le document doit être importé, vous ajoutez les fichiers et vous cliquez sur Envoyer.

Via la fenêtre web, vous pouvez uploader des fichiers pdf et xml. Si vous souhaitez faire importer une photo d'un ticket de caisse ou d'une facture, utilisez alors l'app Robaws.

Uploader dans l'app Robaws

Via l'app Robaws, vous avez dans le menu un choix 'uploader un achat'. Ce choix n'est visible que si l'OCR est activé via paramètres > factures d'achat > OCR. De cette manière, vous pouvez uploader un fichier depuis la galerie de votre smartphone ou prendre immédiatement une photo avec votre appareil photo.
Ce fichier est envoyé vers la Robawsbox standard : la première Robawsbox active sans suffixe. Les paramètres de cette Robawsbox sont suivis lors de l'importation.

Paramètres

Via paramètres > factures d'achat > OCR, vous activez le commutateur Active pour utiliser l'OCR. Sur la même page, vous trouvez sous Robawsbox la configuration de votre (vos) Robawsbox(es).

C'est seulement lors du réglage de la Robawsbox que vous choisissez le Type d'OCR que vous souhaitez utiliser. Si vous choisissez Prime, deux options supplémentaires apparaissent :

• Détecter les lignes — les lignes de facture individuelles sont également importées, au lieu des seuls totaux.
• Détecter les quantités et les prix unitaires — en plus des lignes, la quantité et le prix unitaire par ligne sont aussi reconnus. Cette option n'apparaît que si 'Détecter les lignes' est activé.

Avec le type Rapidement, ces options ne sont pas disponibles.

Mis à jour le : 31/08/2026