UBL/Peppol : Création automatique du client et du fournisseur

Lorsqu'une facture est envoyée ou reçue via UBL ou Peppol, Robaws crée dans certains cas automatiquement des clients et/ou des fournisseurs.
Vous pouvez choisir vous-même si vous souhaitez utiliser cette fonction ou non.

• Création automatique du fournisseur - applicable lors de la réception d'une facture via UBL ou Peppol
• Création automatique du client - applicable lors de la réception d'une facture via self-billing

Création automatique du fournisseur

Pour créer automatiquement un fournisseur dans Robaws, vous devez activer le paramètre suivant : paramètres > factures d'achat > paramètres > 'Créer automatiquement le fournisseur'.

La création automatique d'un fournisseur dans Robaws se fait lors de la réception d'une facture d'achat d'un fournisseur qui n'existe pas encore ou qui n'est pas retrouvé dans Robaws.
Les données nécessaires à la création du fournisseur sont reprises de la facture.
Si le paramètre de création automatique d'un fournisseur est désactivé, aucun nouveau fournisseur n'est créé lorsqu'aucun n'est trouvé. Dans ce cas, le fournisseur restera vide et vous pourrez en lier un vous-même par la suite.

Comment Robaws détermine-t-il si un fournisseur existe déjà ?

Pour lier un fournisseur, Robaws parcourt les étapes ci-dessous (dans l'ordre de priorité indiqué). Dès qu'une correspondance est trouvée à une étape, les étapes suivantes ne sont plus parcourues.

1. Robaws vérifie si le fournisseur figurant sur la facture n'est pas votre propre entreprise. Si le numéro de TVA ou le numéro KVK du « fournisseur » sur la facture correspond à celui de votre propre entreprise, aucun fournisseur n'est lié.

2. Robaws recherche sur les identifiants, par ordre de fiabilité. Robaws recherche dans la liste des fournisseurs de Robaws une correspondance sur les champs suivants (dans cet ordre) : numéro de TVA, numéro KVK, GLN, Nom, IBAN + BIC. Dès qu'il y a une correspondance sur l'un de ces champs, Robaws arrête de rechercher sur les champs suivants et lie immédiatement ce fournisseur.

3. Contrôle de sécurité intelligent pour éviter les correspondances erronées. Supposons : Robaws ne trouve pas de correspondance sur le numéro de TVA, mais bien sur le nom. Avant que Robaws n'accepte cette correspondance sur le nom, nous effectuons encore un contrôle supplémentaire. Si celui-ci trouvé et la facture ont tous deux un numéro de TVA, alors ils auraient déjà dû correspondre sur le numéro de TVA à l'étape précédente, et nous rejetons donc tout de même cette correspondance.

Création automatique des clients

Pour créer automatiquement un client dans Robaws, vous devez activer le paramètre suivant : paramètres > factures > paramètres > 'Créer automatiquement le client'.
Cette fonction ne s'applique que si le 'Self-billing' est actif sur votre compte Peppol.

La création automatique d'un client se fait lors de la réception d'une facture de self-billing qui arrive via Peppol d'un client qui n'existe pas encore ou qui n'est pas retrouvé dans Robaws.
Les données nécessaires à la création du client sont reprises de la facture.
Si le paramètre de création automatique du client est désactivé, aucun nouveau client n'est créé lorsqu'aucun n'est trouvé. Dans ce cas, le client restera vide et vous pourrez en lier un vous-même par la suite.

Comment Robaws détermine-t-il si un client existe déjà ?

Pour lier un client, Robaws parcourt les étapes ci-dessous (dans l'ordre de priorité indiqué). Dès qu'une correspondance est trouvée à une étape donnée, les étapes suivantes ne sont plus parcourues.

1. Robaws vérifie s'il y a suffisamment de données client : S'il n'y a aucune donnée client dans le message, aucun client n'est lié.

2. Robaws recherche sur les identifiants, par ordre de fiabilité. Robaws recherche dans la liste des clients de Robaws une correspondance sur les champs suivants (dans cet ordre) : numéro de TVA, numéro KVK, GLN, Nom. Dès qu'il y a une correspondance sur l'un de ces champs, Robaws arrête de rechercher sur les champs suivants et lie ce client.

3. Contrôle de sécurité intelligent pour éviter les correspondances erronées. Supposons : Robaws ne trouve pas de correspondance sur le numéro de TVA, mais bien sur le nom. Avant que Robaws n'accepte cette correspondance sur le nom, nous effectuons encore un contrôle supplémentaire. Si celui-ci trouvé et la facture ont tous deux un numéro de TVA, alors ils auraient déjà dû correspondre sur le numéro de TVA à l'étape précédente, et nous rejetons donc tout de même cette correspondance.

Mis à jour le : 06/07/2026